Работайте эффективнее

Пятое: вам необходима привычка группировать од­нотипные дела и выполнять их одно за другим. Исполь­зуйте в своих интересах известную среди экономистов кривую приобретения квалификации. Согласно этому принципу, чем больше похожих заданий вы выполняете подряд, тем быстрее они у вас получаются, причем каче­ство выполнения только растет.

Например, диктуйте секретарю сразу все письма, ко­торые вам необходимо отправить. Записывайте сразу все свои деловые предложения и соображения. Очень хорошо прочитывать сразу всю свою корреспонденцию и подсчитывать сразу все расходы. Пишите за раз все необходимые отчеты. Если вы начальник, подписывайте сразу все бумаги, которые этого требуют. Кроме того, проводите все ранее запланированные телефонные раз­говоры с клиентами один за другим.

Эксперты по эффективности подсчитали, что если делать десять однотипных дел подряд, к десятому вы будете работать гораздо эффективнее. Вы будете дейст­вовать так эффективно, что выполнение последнего за­дания займет у вас только 20% времени, израсходован­ного на выполнение первого. Группирование однотип­ных дел является очень действенной привычкой для развития персональной продуктивности.

Работайте лучше

Шестое: вам будет очень полезна привычка посто­янно совершенствовать выполнение своей главной ра­боты. В этом заключается едва ли не самый эффектив­ный принцип управления временем. Чем лучше вы де­лаете свою работу, тем больше успеваете сделать за более короткий период времени. Иногда совершенст­вование одного важного умения может иметь множе­ственный эффект, который увеличит продуктивность во многих других сферах.

Например, если вы не знаете, как правильно и быст­ро набирать текст на клавиатуре компьютера, то исполь­зуете "метод тыка". Вы печатаете двумя пальцами, по­долгу отыскивая каждую букву. При этом неважно, как долго вы имеете дело с клавиатурой, – вы все равно можете набирать не более пяти-восьми слов в минуту.

Однако если вы решите освоить слепой десятипаль-цевый набор, то сможете воспользоваться для этого од­ной из популярных обучающих программ. Занимаясь по 20-30 минут в день, вы уже через 90 дней будете печа­тать от 50-ти до 80-ти слов в минуту. Тем самым вы уве­личите продуктивность, качество и результат вашей ра­боты до 1000%. К тому же, перед вами откроется целый мир интернета. Вот на что способно одно простое уме­ние, которому может научиться каждый!

Какое умение из тех, что вы можете освоить, могло бы помочь вам использовать другие умения более эффектив­но? Какое превосходно развитое умение могло бы опти­мально повлиять на ваши карьеру и доход? Что вы можете сделать, начиная прямо с сегодняшнего дня, для его разви­тия? Каким бы оно ни было, сделайте его своей целью, раз­работайте план его достижения и начинайте ежедневно работать над ним. В конце концов, вы должны овладеть этим умением в полной мере, сделав его частью своей личности.

Польза подготовки

Пару лет назад исполнительный вице-президент крупной ком­пании попросил меня провести для сотрудников тренинг по стратегическому планированию. Как выяснилось из разговора с этим человеком, компанией руководил весьма своевольный и властный президент. Этот человек вмешивался в любые дело­вые дискуссии и подавлял всех, практически не признавая мне­ния других сотрудников. Как результат, люди были деморализо­ваны, а у компании было нестабильное положение на рынке.

Для президента и команды старших менеджеров я должен был появиться на ежегодном деловом собрании в качестве "сюрприза". И если бы мое выступление оказалось неудач­ным, последствия для компании могли быть весьма и весьма серьезными. Поэтому я попросил прислать мне планы, пове­стки дня и отчеты предыдущих собраний, получив в ответ око­ло 200 страниц материалов. Объем информации, которую нужно было обработать, казался просто огромным.

Тем не менее, я решил, что выполню эту работу хорошо. Я взялся за дело и 12 часов подряд читал, изучал отчеты о про­шлых собраниях и делал пометки на полях. Я обратил внима­ние, что президент этой компании, настаивая на своей точке зрения, постоянно цитировал Питера Друкера и Тома Питерса. К счастью, я был очень хорошо знаком с работами этих экс­пертов по менеджменту.

И вот настал день собрания. Все сотрудники расположились вокруг стола в форме латинской буквы U. Исполнительный ви­це-президент (который пригласил меня) представил меня кол­лективу и сказал, что пригласил меня для помощи в решении проблем. Все сразу же переглянулись, посмотрели на президента, а затем с интересом повернулись ко мне. В комнате воцарилась напряженная тишина.

Момент истины

Я встал и поблагодарил за приглашение. Я сказал, что тща­тельно изучил их проблемы и ознакомился с протоколами предыдущих собраний. При этом к каждому сотруднику я об­ращался по имени, поскольку заранее специально запомнил их имена и должности. В конце концов, я прямо посмотрел на президента, который как раз вставал из-за стола, чтобы вме­шаться в мою речь и сказал ему: "Я всегда был большим по­клонником Питера Друкера и Тома Питерса".

Президент застыл с открытым ртом и посмотрел на меня с изумлением. Затем я быстро упомянул несколько книг каждого автора, которые заранее проштудировал. В комнате стало очень тихо, так как все ожидали реакции президента. Он сел на место и сказал: "Великолепно! Можете продолжать".

Итог этого собрания, как и всех последующих, был весьма продуктивным. Мы достигли огромных успехов в формулиров­ке нового стратегического плана компании. Напряжение и давление, которые разрушали коллектив, совершенно исчез­ли. Каждый сотрудник стал чувствовать себя уверенно и сво­бодно, а весь коллектив стал более сплоченным и продуктив­ным. Впоследствии несколько менеджеров признались мне: "Мы думаем, что вы тогда спасли нашу компанию".

Так вот, ключевым словом во всей этой истории является под­готовка. Всякий раз, когда я думаю о времени и усилиях, не­обходимых для подготовки к любому выступлению или семи­нару, я вспоминаю этот случай. Вспомнив же, я немедленно соглашаюсь с пользой как можно более тщательной подготов­ки к предстоящему мероприятию.