Работа с базами данных ms access Упражнение 1. Создание базовых таблиц

Ниже рассматривается создание базы данных для малого предприятия, выполняющего сборку персональных компью­теров из готовых компонентов. К таким компонентам относятся: материнская плата, процессор, оперативная память, жесткий диск, корпус и др.

Следует иметь в виду, что основными объектами любой базы данных являются таблицы. Двумерная таблица образуется столбцами и строками, аналогами которых в структуре базы данных являются поля и записи.

Создаваемая база данных основана на двух таблицах.

• Таблица Комплектующие содержит данные, которые могут отображаться для клиентов, — в ней ука­заны розничные цены на компоненты.

• Таблица Поставщики содержит краткую информацию о поставщиках и оптовые цены на ком­поненты. Она предназначена для анализа деятельности предприятия, а клиенты предприятия к данным этой таблицы доступа не имеют.

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск > Все программы > Microsoft Access).

2. Выполните команду Файл > Создать. На панели Создание файла в Области задач (расположена в правой части главного окна Access) щелкните на ссылке Новая база данных.

3. В окне Файл новой базы данных выберите папку вашего рабочего каталога и дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы дан­ных Microsoft Access, и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы − Комплектующие: база данных.

4. Откройте панель Таблицы.

5. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора — откро­ется бланк структуры таблицы.

6. Для первой таблицы введите следующие поля.

Имя поля	Тип данных
Компонент	Текстовый
Модель	Текстовый
Основной параметр	Числовой
Цена	Числовой

Для задания типа данных следует перейти в поле Тип данных, щелкнуть мышью по появившейся стрелке выпадающего списка в площади этого поля и в раскрывшемся выпадающем списке выбрать нужный тип. По умолчанию принимается текстовый тип данных.

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют единицу измерения, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют условные единицы (у.е.). В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

7. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число деся­тичных знаков равным 2.

8. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. В качестве его обычно выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на «уникальность», исполь­зуем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка щелчком по крайнему левому столбцу таблицы при нажатой клавише SHIFT. Щелчком правой кнопкой мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле − напротив выделенных полей появятся изображения ключей.

9. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Комплек­тующие. Таким образом, первая таблица − Комплектующие − создана.

10. Повторив действия пунктов 5―9, создайте вторую таблицу − Поставщики, в которую вхо­дят следующие поля.

Имя поля	Тип данных
Компонент	Текстовый
Модель	Текстовый
Цена оптовая	Числовой
Поставщик	Текстовый
Телефон	Текстовый
Адрес	Текстовый
Примечание	Поле MEMO

11. Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмо­тря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания: номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т. д. Это типичное тексто­вое поле. Поле МЕМО служит для хранения больших объемов текста и может иметь длину до 65535 символов (в отличие от текстового, имеющего длину до 255 символов).

12. По окончании формирования полей, закройте таблицу, дав ей имя Поставщики. Ключевое поле можно не задавать — для текущей задачи оно не тре­буется.

13. В окне Комплектующие: база данных откройте по очереди созданные таблицы и наполните их содержанием из нескольких записей, например, для компонентов:

• Материнская плата,

• Процессор,

• Жесткий диск.

11. Закончив упражнение, закройте таблицы и завершите работу с программой.