Введение

Цель данной работы рассмотреть деятельность организации. В качестве подобной организации был взят магазин компьютерной техники «FORMOZA».

Нам необходимо выявить проблемы, существующие в данной организации и разработать информационную систему, которая решала бы проблемы данной организации и упрощала работу сотрудников.

1.Предпроектные исследования.

1.1.Характеристика объекта.

В качестве предметной области нами будет рассматриваться магазин компьютерной техники «FORMOZA».

Первоначально необходимо рассмотреть организационную структуру организации, которая представлена на рис. 1.

Рис. 1. Организационная структура магазина компьютерной техники “FORMOZA”

Для определения взаимодействия между отделами нам необходимо проследить поток документов и информации. Для этого представим данную организацию в виде ориентированного графа, где вершины – это отделы, а ориентированные дуги – это направление документов.

Обозначим:

S1 – Директор

S2 – Отдел продаж и поставок

S3 – Бухгалтерия

S4 – Отдел кадров

S5 – Отдел маркетинга

l1, l2, l3, l4 – документация, которая идет на проверку руководителю организации.

l1 – отчеты о закупках товаров, l2 – балансы и документация экономического характера, l4 – кадровая документация, l4 – отчеты по состоянию на рынке и о новых конкурентах.

l5, l6, l7, l8 – распоряжения и приказы директора организации.

l9, l10 – поток документации по продажам и договора на приобретение товара.

l11 – штатное расписание и другая документация, в которой обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера.

Представим примерную структурную схему отдела данной организации, из которого четко видно, что элементами данной системы являются непосредственно сотрудники данного структурного подразделения, которые приходятся друг другу коллегами. В каждом отделе есть начальник и его подчиненные, поэтому нет смысла рассматривать каждый отдел по отдельности, рассмотрим взаимосвязи внутри отдела на примере отдела кадров:

Таким образом, между компонентами системы существуют связи (ограничение свободы элементов в силу их взаимозависимости) - коллеги.

Множество связей и компонентов системы образуют ее структуру

Характер связей определяется отношениями. Множество отношений между элементами системы можно разделить на личные и деловые. Объясняя это тем, что внутри любой организации или структурного подразделения можно выделить формальные и неформальные отношения, и соответственно, формальную и неформальную структуру.

Формальная структура– совокупность стандартных безличных образцов поведения, которые проявляются в правовых, организационных и структурных формах. Формальная структура выступает в роли иерархии. Всем системам присуще свойствоиерархичности, заключающееся в том, что система (отдел кадров) состоит из подсистем более низкого уровня (сотрудники отдела), и в то же время сама является подсистемой еще более крупной системы (организации в целом). Этот принцип отражается в организационной структуре. Данное свойство системы позволяет координировать действия всех участников организации, отдела, и выступает как односторонняя личная зависимость одного индивида от другого.

Неформальная структура– система межличностных отношений, которые неизбежно возникают в ходе более или менее длительного общения.

Таким образом, отделу кадров как системе присуще свойство структурированности,определяющееся составом системы, включающим элементы, отношения и множество связей между компонентами системы.

Наличие определенного состава элементов и связей между ними обязательно преследует ту или иную цель,

и наоборот, достижение какой-либо цели возможно лишь при наличии определенного состава элементов и связей между ними.

Цель является системообразующим фактором, система же в свою очередь – средство достижения цели (свойство целенаправленности).

Целью работы любой организации является удовлетворение потребностей, поэтому необходимо произвести декомпозицию целей рассматриваемой нами организации:

Z0 – Удовлетворение потребностей покупателей

Z1- Правовое обеспечение

Z2- Удачная маркетинговая политика

Z3- Финансовая деятельность

Z4-Технология документационного обеспечения

Z5-Управление кадрами

Z6- Качественная и недорогая компьютерная техника

Таким образом, Z0={Z1,Z2,Z3,Z4,Z5,Z6}

В свою очередь каждая цель подразделяется и реализуется за счёт выполнения целей более низкого уровня:

Z1={Z11,Z12}

Z11- корректно составленные документы

Z12- интересы фирмы

Z2={Z21,Z22,Z23,Z24}

Z21- маркетинговые исследования(изучение рынка товаров и услуг, изучение потребителя и конкурентов)

Z22-медиа исследования(изучение рынка и аудитории СМИ, исследования рекламного рынка)

Z23- социально-политические исследования(исследования общественно-политических проблем, в области политической рекламы, изучение электората).

Z24-стратегический менеджмент

Z3={Z31,Z32,Z33}

Z31-процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации

Z32-бухгалтерский учёт

Z33-отчётность

Z4={Z41,Z42,Z43}

Z41-своевременная качественная информация

Z42-внедрение своевременных компьютерных технологий

Z43-организация хранения документов

Z5={Z51,Z52,Z53,Z54}

Z51-контоль взаимодействия менеджеров и работников

Z52-наём, обучение и продвижение кадров

Z53-оценка результатов труда и стимулирование

Z54-создание и поддержание отношений между работниками

Z6={Z61,Z62}

Z61-надежный поставщик

Z62-зарекомендовавшие себя компании компьютерной техники