книги из ГПНТБ / Кравченко Р.Г. Основы кибернетики учеб. пособие

Роль информации в управлении производством. Научно-тех­ нический прогресс, интенсификация производства сопровож­ даются резким увеличением потоков информации, необходимой для эффективного управления производством. Без информации невозможно управлять производством. Возрастающий объем информации необходимо переработать и осмыслить. Между тем способность человека перерабатывать информацию увеличи­ вается незначительно (по мере накопления опыта и знаний), во всяком случае несравненно медленнее, чем потоки информации. Если не принимать это во внимание, то часть информации, не­ обходимой для принятия обоснованного решения по управле­ нию производством, останется непереработанной. Нужны новые методы совершенствования управления производством, а сле­ довательно, и новые методы переработки информации.

Радикальное решение этого возможно при создании автома­ тизированной системы планирования, учета и оперативного уп­ равления производством (ОАСУ-сельхоз), обеспечивающей пе­ реход к современным методам и технике управления. Новая технология переработки информации будет реализоваться в ос­ новном с помощью экономико-математических методов.

Каждое предприятие может добиться совершенствования уп­ равления путем упорядочения потоков экономической инфор­ мации в системах управления и обеспечения нужной информа­ цией каждого выделенного уровня управления.

Под потоком экономической информации следует понимать определенную совокупность, объединяющую входную, промежу­ точную и выходную информацию, определенный состав докумен­ тов, фиксирующий эту информацию, правила переработки (трансформации) информации от момента ее снятия и фикса­ ции в первичном входном документе до осуществления фор­ мальных процедур при формировании выходного документа.

Потоки экономической информации бывают прямыми и об­ ратными.

Каждый поток информации может быть представлен в виде и н ф о р м а ц и о н н о й м о д е л и . Информационная модель, объединяя все элементы, присущие потокам информации, позво­ ляет судить о продолжительности переработки информации с момента ее поступления до формирования выходной информа­ ции. Основываясь на информационных моделях, можно судить о технических средствах, которые необходимо привлечь для переработки информации.

При рассмотрении информационных потоков и создании ин­ формационной модели следует придерживаться некоторых прин­ ципов.

П р и н ц и п в ых о д н о г о д о к у м е н т а . Этот принцип является важнейшим при создании информационных моделей на любой стадии развития и технического оснащения информа­ ционной системы предприятия.

100

В настоящее время руководители сельскохозяйственных предприятий, управляющие лица других внутрихозяйственных подразделений широко пользуются различной информацией для принятия решений, представляемых как выходной доку­ мент. Именно в создании этого документа заложены большие возможности совершенствования управления.

Для правильного обоснования содержания и формы выход­ ного документа необходимо установить функции управления, которые свойственны каждому управляющему лицу в пред­ приятии в соответствии с задачами и целями, колхоза, совхоза, внутрихозяйственных подразделений.

При установлении функций особое внимание должно быть обращено на выявление и устранение наиболее типичных для современного этапа развития сельскохозяйственного производ­ ства недостатков.

Одним из недостатков является нечеткость установленных управленческих функций. Для каждого управляющего лица в зависимости от конкретной управляемой подсистемы должны быть определены однозначно его обязанности в управлении, права и ответственность за принятие решений, соответственно каким задачам им должны приниматься решения.

При анализе сложившегося положения дел в конкретной производственной системе исследуется пересечение управленче­ ских функций, т. е. нет ли повторений управленческих функций относительно данной управляемой подсистемы у различных уп­ равляющих лиц. Наличие пересекающихся функций снижает от­ ветственность у управляющих лиц и отрицательно сказывается на развитии производства. Устранение возможных пересечений функций положительно влияет на совершенствование управле­ ния, повышает четкость управленческой деятельности.

Перегрузка или недогрузка управляющего лица управленче­ скими функциями приводит также1 к нежелательным результа­ там. Первое приводит к поверхностной переработке информации

и к принятию малообоснованных решений, второе в итоге ведет

кразбуханию управленческого персонала, к сокращению эф­ фективности производства. В этом случае надо перераспреде­

лить равномерно функции или объединить их, устранив лишнее управленческое звено.

Загрузка управляющих лиц несвойственными им функциями и приводит в итоге к тому, что управляющее лицо не успевает выполнять свои прямые1 обязанности и производство разви­ вается недостаточно интенсивно. Иногда такое явление порож­ дает стремление увеличить численность управленческого персо­ нала, что опять-таки отрицательно сказывается на эффективно­ сти производства. Поэтому надо максимально освободить управляющих лиц от таких дополнительных работ.

Конкретизация функций управления в значительной степени повышает четкость управления, эффективность принимаемых

101

решений. Возрастает ответственность управляющих лиц за выдаваемые ими команды управления.

Принцип е дино г о м а с с и в а и н ф о р м а ц и и .

Всю информацию, используемую в процессе управления, можно разделить по ее назначению на фактографическую, нормативно­ справочную, плановую, отчетную, аналитическую и оперативно­ производственную. При организации информационной системы необходимо создать массивы, которые содержали бы всю ус­ ловно-постоянную информацию. Особое внимание должно быть уделено формированию массивов условно-постоянной фактогра­ фической и нормативно-справочной информации. К этим видам информации относятся: данные, характеризующие состояние производственных ресурсов предприятий (состав работающих, состав земельных угодий, полей и участков, состав машиннотракторного парка и т. д.); научные и технические данные о свойствах удобрений, потребностях животных в питательных веществах, технико-экономические характеристики тракторов, автомобилей, сельскохозяйственных машин; данные, обуслов­ ленные соответствующими постановлениями государственных органов и вышестоящих организаций (расценки, нормы выра­ ботки, нормы отчислений на амортизацию, ремонт и т. д.); от­ четные и плановые показатели, используемые для контроля и анализа производства.

Создание информационного фонда в значительной степени облегчает работу информационной системы, формирование выходного документа. Наличие таких фондов в предприятиях может оказать существенное влияние на сокращение информа­ ционной перегрузки существующих плановых и отчетных доку­ ментов.

Пр и н ц и п к а ч е с т в а и н ф о р м а ц и и . Организация ин­ формационных систем невозможна и даже бессмысленна без качественных характеристик информации. Важнейшие качествен­ ные характеристики, которые должны быть обеспечены при ор­ ганизации информационных систем, рассматривались ранее.

Совокупность информационных моделей (технологических схем переработки информации), информационного фонда, а также технических средств, привлекаемых для переработки информации, представляет и н ф о р м а ц и о н н у ю с ис т е му , создаваемую в сельскохозяйственных предприятиях, а также на других уровнях управления.

Создание информационных моделей, отражающих возникно­ вение, передачу, переработку и оформление в выходном доку­ менте каждой единицы информации и информационной совокуп­ ности, установление периодичности формирования каждой мо­ дели с учетом ее адресности является основой для создания комплексной модели системы управления. Моделью системы управления будет описание потоков информации на разрабо­ танном информационном языке экономической системы.

102

Функции отдельных звеньев системы будут выглядеть как алгоритмы или операторы обработки информации (или какието логические правила ее переработки).

Полное алгоритмическое описание информации включает названия и идентификаторы единиц информации, перечень сим­ волов, перечень дискрипторов тезауруса, правила построения наименований структурных компонентов с использованием дескрипторов (дескрипторы — это слова, устойчивые сочетания слов, сокращения, цифровые или алфавитно-цифровые коды).

По модели системы управления данного объекта, в которой процесс управления будет представлен на языке точных ма­ тематических формулировок, можно тщательно исследовать си­ стему управления в целях ее оптимизации.

При информационном обеспечении различных уровней эко­ номическая информация обслуживает процессы производства, распределения и потребления материальных благ.

Основная часть информации относится к производственной информации, образующейся непосредственно в процессах об­ щественного производства и производственного распределения.

В сельском хозяйстве экономическую информацию можно кроме ранее приведенной классификации рассматривать также по следующим видам.

1. Плановая информация, получаемая и используемая при перспективном, текущем, годовом и оперативном планировании сельскохозяйственного производства.

2.Оперативно-управляющая информация, возникающая

впроцессе организации производства и управления.

3.Учетно-отчетная информация, связанная с текущей отчет­ ностью, бухгалтерским учетом и статистической отчетностью.

4.Научная информация, получаемая в результате использо­ вания агротехнической, зоотехнической и экономической лите­ ратуры, докладов, сообщений и т. п.

Экономическая информация, содержащаяся в документах,

тельность слов, отражающих содержание информационной сово­ купности и ее составляющих частей. Она определяет форму и структуру размещения информации на носителе (документе), названия единиц измерений. Это информация о самой информа­ ционной совокупности без ее информационного содержания.

П р и з н а н н а я и к о л и ч е с т в е н н а я информации со­ ставляют информационное содержание информационной сово­ купности, состоящее из реквизитов. Реквизит —элементарная информационная совокупность, при расчленении которой дан­ ные теряют смысл. Реквизит состоит из одного, а иногда из не­ скольких слов.

103

Реквизиты делятся на две разновидности — признаки и осно­ вания. Пр и з н а к и характеризуют качественные стороны явления, процесса, а также обстоятельства, имеющие к ним отношения. Ос н о в а н и я выражают количественную сторону явления, процесса. Признаки и основания вместе образуют ин­ формационные совокупности — п о к а з а т е л и , содержащие один или несколько признаков и всегда лишь одно основание.

В процессе обработки информации признакам и основаниям отведена различная роль: признак дает возможность вести по­ иск нужных единиц, их выборку, упорядочение, подборку, чле­ нение и т. д.; основания используются для расчета необходимых

При оценке потоков информации в экономических системах устанавливают ее количество (объем), содержательность и цен­ ность.

Количество информации, как уже указывалось, может из­ меряться количеством элементарных единиц информации, содер­ жащихся в той или иной информационной совокупности, потоке информации. В качестве элементарных единиц были приняты двоичные символы, или бит, информа ции .

В настоящее время все больше практикуются в качестве элементарной единицы измерения символы десятичные и бук­ венные. Чтобы символ нес информацию о каком-либо событии, последнее должно быть помечено этим символом. Количество информации в системе определяется по числу показателей, рек­ визитов или символов. Это вполне оправдано при механизиро­ ванной обработке информации, так как в обработку вводятся все символы.

Такое измерение количества информации не вступает в про­ тиворечие с основными положениями теории информации, оно даже обосновывается ею. Но следует иметь в виду, что энтропия системы, выраженная в символах, не точно характеризует ее величину (несколько завышена).

Все единицы информации различны, поэтому для их сум­ мирования необходим единый измеритель. Например, если свести все единицы к реквизиту, то нужно провести логарифми­ рование по основанию реквизита.

С о д е р ж а т е л ь н о с т ь и н ф о р м а ц и и определяется пра­ вилами соответствия какой-то другой организации (организация системы характеризуется некоторым множеством объектов и от­ ношений (связей) между объектами). Для этого необходимо установить критерии осмысленности и качества, критерии, опре­ деляющие цели получения или использования информации, и единицы измерения ее ценности, качества по отношению к этим целям.

104

Чтобы полностью описать информацию, поступим следую­ щим образом. Задается некоторое множество X. Его элементами являются свойства, которыми может обладать информация (спи­

Тогда совокупность нулей и единиц Y, упорядоченная в соответ­ ствии с элементами множества X, будет исчерпывающим ко­ дом данного сообщения, его содержания (если множество X учитывает все возможные характеристики сообщения). Для того чтобы размерность такого д-мерного кода была конечной и до­ статочно малой, необходимо ограничиться каким-то классом со­ общений и их основными, наиболее характерными свойствами.

Если не указаны правила расшифровки информации, ее отношение к другой системе (множества Y к множеству X, ха­ рактеризующих соответственно какие-то две системы), то со­ держание информации нельзя установить.

В задачах, связанных с управлением в экономических систе­ мах, очень важной характеристикой является ц е нно с т ь и н ф о р м а ц и и (прагматическая сторона информации). Чтобы определить ценность информации, необходимо описать задан­ ную цель, ради которой организовано получение информации, и задать какую-то меру степени удовлетворения этой цели, или меру близости к цели, для характеризуемой информации.

Допустим, что цель задана каким-то списком вопросов, каж­ дый из которых требует ответа «да» или «нет». Допустим также, что цель удовлетворяется наилучшим образом такой информа­ цией, которая дает на все вопросы ответы «да» (т. е. информа­ ция удовлетворяет всем требованиям, содержащимся во взаимно независимых (ортогональных) вопросах).

Тогда мерой ценности информации может служить функция

где п —число требований (вопросов), определяющих цель, со,— вес г'-го требования (вопроса), р —1, если на данный вопрос для

данной информации ответ «да», и р = 0, если —«нет».

П

Заметим, что сумма весов равна единице, т. е. 2 (0г=1 -1

1=1

Каждому г-му требованию, определяющему цель, может быть поставлена в соответствие не двоичная переменная, а некоторое

ЧИСЛО p i П р и УСЛОВИИ, ЧТО

Иногда удобно применять меру степени удаленности от же­ лаемой цели, или меру ценности, информации, которая будет устранена данным сообщением.

Основная трудность при практическом вычислении меры ценности информации состоит в задании цели. В ряде случаев вместо формулирования списка требований можно описать функ­

105

цию цели некоторым аналитическим выражением, или функцио­ налом.

Описание, совершенствование и ведение информационных си­ стем в экономических системах невозможно без четкой клас­ сификации и кодирования технико-экономической информации.

Под к л а с с и ф и к а ц и е й понимается система упорядо­ ченного расположения предметов с установленными признаками и зависимостями; под к о д и р о в а н и е м — процесс отображе­ ния состояний одной физической системы через состояние не­ которой другой системы (например, при буквенно-цифровом ко­ дировании некое кодированное сообщение выражается в виде букв и цифр).

При классификации предметы или отношения распреде­ ляются по классам на основании общего признака, присущего предметам данного рода и отличающего, их от предметов других родов. Распределение производится с таким расчетом, чтобы каждый класс занимал в получившейся системе определенное, точно фиксированное место. В основе классификации лежит де­ ление понятия. Признак, по которому производится деление, называется основанием деления и является переменным.

Классификация подчиняется следующим формально-логиче­ ским правилам:

она должна производиться только по одному основанию; получаемые в результате деления подклассы должны исклю­

чать друг друга; деление на подклассы должно быть соразмерным, непрерыв­

ным, без скачков.

Основные виды отношений между подразделениями клас­ сификации— подчинение (иерархия) и соподчинение. Наиболее удобной формой изображения иерархических классификаций считаются графы типа «деревьев». «Деревом» называется граф,

каждая вершина которого соединена определенной цепью с лю­ бой другой вершиной так, что не содержит замкнутых цепей (циклов).

Например, если вершина, принятая за начальную точку «дерева» (такая вершина называется «корнем»), будет рассмат­ риваться как тип, то он разветвляется на подтипы, те в свою очередь на классы, классы — на подклассы и т. п.

Классификаторы информации являются своего рода форма­ лизованным языком, обеспечивающим возможность обработки экономической информации на всех уровнях планирования и управления с применением вычислительной техники.

Работы по составлению классификаторов делятся на не­ сколько этапов:

разработка методов и принципов классификации различных видов информации;

составление самого классификатора на основе разработан­ ных методов и принципов;

106

опытная проверка составленных классификаторов; разработка системы ведения классификаторов.

Для сельскохозяйственных экономических систем, в которых создаются или информационно-вычислительные, или автома­ тизированные системы управления, должно быть разработано множество классификаторов, в числе которых классификатор работ и услуг (ОКРУ), предприятий и организаций (ОКПО), отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), материалов, докумен­ тов и другие отраслевые классификаторы. Основным классифи­ катором является общесоюзный классификатор промышленной

исельскохозяйственной продукции (ОКП). Он является единым систематизированным сводом наименований шифров промыш­ ленной и сельскохозяйственной продукции и ее группировок, учитываемых в народнохозяйственных планах производства и потребления. Он охватывает товарную подукцию, на которую распространяются действующие государственные стандарты, общесоюзные стандарты, технические условия и равноценные им документы. ОКП разрабатывается на основе Единой деся­ тичной системы классификации и кодирования промышленной

исельскохозяйственной продукции (ЕДСКП).

Общесоюзный классификатор презназначается для кодиро­ вания информации цифровыми шифрами, едиными для кодиро­ вания всех ее видов, учтенных в классификаторе.

Вся промышленная и сельскохозяйственная продукция в ОКП последовательно делится на ряд классификационных группиро­ вок. В качестве распределяющих признаков принята однород­ ность характера производства, свойств предметов и их назна­

чение.

Исходя из этого, вся совокупность продукции на первом этапе подразделяется на классы, характеризующие продукцию опре­ деленных отраслей и подотраслей производства, существующих в народном хозяйстве. На дальнейших этапах продукция в ОКП подразделяется на подклассы, группы, подгруппы и виды, кото­ рые объединяют продукцию по все более конкретизирующим признакам производства, свойств и назначения. Затем продук­ ция делится на внутривидовые группировки по типоразмерам и качественным показателям.

Экономическое содержание этих группировок имеет целью обеспечить получение показателей, необходимых на разных уровнях планирования и управления народным хозяйством.

Сообщения, сведения, показатели, объединенные классифи­ каторами или списками, кодируются различными способами. Выше упоминалось буквенно-цифровое кодирование. Кроме того, различают кодирование цифровое, кодирование алфавитное. В связи с применимостью различных способов кодирования его можно также определить как обозначение, при котором символы одного алфавита однозначно представляются символами дру­ гого алфавита.

1 0 7

Зная правила такого представления, возможно применять автоматическое кодирование информации, используя специаль­ ные алгоритмы и кодирующие списки (К-списки), элементами которых являются последовательности идентификаторов состоя­ ний кодируемых схем. Каждая пара соседних идентификаторов в такой элементарной последовательности означает символиче­ скую запись соответствующей связи, ориентированной от левого идентификатора к правому. Автоматическое кодирование осу­ ществляется машиной, без участия человека. В этих целях ис­ пользуется также кодирующее устройство для преобразования сообщения в соответствии с определенным кодом. Автоматиза­ ция кодирования применяется также при п е р е к о д и р о в а н и и , т. е. когда номер и номерная часть переводятся из одной системы номеров в номер или номерную часть другой системы номеров.

Используя коды, можно осуществлять так называемое с ж а ­

особенно при создании информационных систем) постоянно про­ исходит статистическое сжатие информации при переходе от нижерасположенных уровней управления к вышерасположенным.

Однако сжатие информации, основанное на использовании специальной системы кодов, должно обеспечивать при необходи­ мости развертывание информации в обратном направлении.

Важной особенностью информационных процессов в экономи­ ческих системах является многократная цикличность процессов обработки массивов информации. Характерным при этом яв­ ляется применение для решения подавляющего большинства экономических задач планирования и управления производством общих, повторяющихся процессов переработки информации. Та­ кими исключительно широко распространенными процессами яв­ ляются группировки, упорядочение массивов, поиск и выборка информации вплоть до выполнения элементарных арифметиче­ ских операций по расчету показателей. Для реализации этих процессов используется единый информационный фонд, в кото­ ром накапливается плановая, учетная, нормативная и другого вида информация. В настоящее время накапливание всей необ­ ходимой информации в процессах производства на производ­ ственных объектах осуществляется в индивидуальном порядке путем выборки соответствующей информации из различных ис­ точников, в числе которых важнейшими являются разного рода п р о и з в о д с т в е н н а я д о к у м е н т а ц и я и к а р т о т е к а

н о р м а т и в о в .

Наиболее эффективным является создание информационного фонда на базе перфорационной техники или ЭВМ как носителей и хранилищ информации, создание информационно-поисковых систем, выполняющих фактографические и документографиче­ ские функции. Большое значение приобретает в данном случае н о р ма т и в н о е х о з я й с т в о , которое представляется карто­

108