книги из ГПНТБ / Твердохлеб Н.Г. Машинная обработка экономической информации в промышленности учеб. пособие

номера, шифры профессий, категорий, разрядов работающих, оклады и другие из картотек по учету личного состава) методом дублирования переносятся на перфокарты-документы по табель­ ному учету или по начислению заработной платы. Перенесенные шифры на перфокарты-документы затем с помощью расшифровочной машины расшифровываются на чистом поле. Это создает удобство при использовании перфокарт-документов. В докумен­ тах-заготовках, составленных в виде табуляграмм, также про­ ставляются постоянные шифры и необходимая нормативно-пла­ новая информация, источником которой являются те же постоян­ ные картотеки.

Применение постоянных картотек значительно облегчает и упрощает кодирование информации, повышает ее достоверность.

В отдельных случаях вообще можно не проставлять те или иные постоянные шифры в первичных носителях информации. На­ пример, в первичных документах прихода, сгруппированных по складу в одну пачку, можно не проставлять номер склада, вид операции прихода и корреспонденцию счетов бухгалтерского уче­ та, месяц и т. д. Эти шифры проставляются на операционном (сопроводительном) листке данной пачки и переносятся затем автоматически на машинные носители с помощью перфокартышаблона. В отдельных случаях те или иные шифры (например, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета) можно не пере­ носить вообще на машинные носители. И только при обработке информации эти шифры печатаются в табуляграммах с помощью постоянных табличных перфокарт.

Выбор того или иного способа кодирования информации за­ висит от многих факторов, которые необходимо учитывать в каждом конкретном случае.

6.2. КЛАССИФИКАЦИЯ НОСИТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Носители экономической информации могут быть классифици­ рованы с различных точек зрения и по различным признакам. Однако при проектировании форм носителей информации, подле­ жащей впоследствии машинной обработке, больше всего имеют значение те точки зрения и те признаки, которые так или иначе влияют на способы и эффективность машинной обработки.

В зависимости от последовательности заполнения и вида эко­ номической информации носители могут быть исходными, или первичными, и результатными, или вторичными. Носители резуль­ татной информации иногда называются сводными.

Носители экономической информации, в которых фиксируются первоначальные данные для данного объекта, называются исход­ ными. Например, на предприятиях это могут быть первичные документы с информацией о производственно-хозяйственной дея­ тельности, в вышестоящих организациях — отчетные сводки, в ко­ торых зафиксирована уже обработанная информация предприя­

тий, но для вышестоящей организации являющаяся первичной. При машинной обработке экономической информации в качестве машинных носителей исходной информации могут быть использо­ ваны, например, перфокарты-документы.

Носители экономической информации, в которых фиксируются результаты обработки первичной, или исходной, информации, называются результатными, или сводными. Примером таких носи­ телей на предприятии являются различные ведомости и отчетные сводки, в вышестоящих организациях — сводки различных отчет­ ных форм предприятий. При машинной обработке экономической информации в качестве носителей результатной информации мож­ но использовать, например, табуляграммы, сводки, различного рода машинные носители информации.

Большое влияние на проектирование носителей информации оказывает их место составления (вне предприятия или организа­ ции, т. е. внешние, или внутри предприятия или организации, т. е. внутренние), характер заполнения (односторонние или двусто­ ронние, однострочные или многострочные), число выписываемых экземпляров, принцип построения форм (анкетный, зональный, табельный или табличный, комбинированный), пригодность к ма­ шинной обработке и т. д.

Носители информации по степени пригодности к машинной об­ работке могут быть подразделены на три группы: 1) носители экономической информации, не пригодные к автоматическому вво­ ду в ЦВМ (эти носители будем называть первичными докумен­ тами); 2) носители экономической информации, пригодные к авто­ матическому вводу в ЦВМ (эти носители будем называть машин­ ными и гибридными), и 3) технические средства, выполняющие функции носителей информации и которые измеряют, восприни­ мают и фиксируют информацию, а затем передают ее в ЦВМ для последующей обработки.

Носители первой группы (первичные документы), применяемые при машинной обработке информации, не могут быть использо­ ваны для непосредственного ввода в ЦВМ. Поэтому зафиксиро­ ванную на них информацию необходимо перенести на носители, относящиеся ко второй группе. Процесс переноса включает выпол­ нение ряда дополнительных операций, которые не вызываются потребностями учета, планирования, анализа и т. д., но связаны с заменой одного носителя другим, машинным. Применение носи­ телей первой группы серьезно усложняет и удорожает машинную обработку экономической информации.

Носители второй группы (машинные и гибридные носители)

удобны для автоматического ввода в ЦВМ, но их подготовка для использования в качестве носителей исходной информации (кроме гибридных) также требует выполнения ряда подготовительных операций. В отличие от операций с носителями первой группы подготовительные и заключительные операции здесь выполняются автоматизированно, что существенно повышает эффективность машинной обработки экономической информации.

82

Машинным носителем информации называется такой носитель, который не только пригоден для автоматического ввода в ЦВМ с зафиксированной на нем информацией с целью дальнейшей ее обработки, но и в котором информация фиксируется или расшиф­ ровывается специальной машиной.

Гибридные документы являются разновидностью машинных носителей, но в отличие от последних представляют собой бумаж­ ные документы, заполняемые вручную или машинным способом специальными чернилами, краской или карандашом, и являются первичными носителями исходной информации.

В зависимости от способа фиксации и восприятия информации машинные и гибридные носители можно подразделить на следую­ щие четыре вида:

1. Машинные носители, в которых информация фиксируется в виде круглых или прямоугольных отверстий, пробиваемых на прямоугольных картонных карточках. К этим носителям относят­ ся все разновидности перфокарт и перфокарт-документов.

2. Машинные носители, в которых информация фиксируется в виде отверстий, пробиваемых на специальных лентах. К ним отно­ сятся все разновидности бумажных и целлулоидных перфолент.

3. Машинные носители, в которых информация фиксируется в виде магнитных записей (импульсов) на специальных полях. К этим носителям относятся магнитные ленты, магнитные бара­ баны, магнитные диски, металлизированные листы и т. д.

4. Гибридные носители, в которых информация фиксируется в виде буквенно-цифрового текста специальными шрифтами (зна­ ками) на обыкновенных листках бумаги. К этим носителям отно­ сятся первичные документы, заполняемые с помощью графических отметок, кодированным и стилизованным шрифтом или нормали­ зованными знаками.

Функции носителей исходной информации третьей группы вы­ полняют технические средства измерения, восприятия и фиксации исходной информации, а также передачи этой информации на обработку. К ним относятся терминальные устройства; различного рода автоматические счетчики, датчики и другие устройства, не­ посредственно связанные с ЦВМ каналами дистанционной связи. В отдельных случаях эти устройства могут не быть связанными с ЦВМ и функционировать самостоятельно.

Выбор тех или иных видов носителей экономической информа­ ции определяется видом и характером производства, наличием технических средств сбора, передачи и обработки информации, уровнем механизации и автоматизации этих процессов, а также вариантом машинной обработки информации. Поэтому при проек­ тировании форм носителей экономической информации необхо­ димо учитывать и эти факторы.

6.3. П Р О Е К Т И Р О В А Н И Е П Е Р В И Ч Н Ы Х Д О К У М Е Н Т О В

Рациональное проектирование форм первичных документов за­ ключается в том, чтобы зафиксированная в них информация была бы размещена удобно для ее использования, наглядно и в соот­ ветствии со схемой перфорации машинного носителя. Документо­ оборот должен исключать продвижение документов по звеньям управления, не причастным к информации, зафиксированной в данном документе, а также подписи лиц, непосредственно не отвечающих за достоверность документа.

На предприятиях и в организациях применяются первичные документы двух разновидностей. У носителей первой разновид­ ности расположение информации (форма) не упорядочено, а ин­ формация, подлежащая переносу на машинные носители, не четко обозначена, т. е. не выделена жирными линиями. Поэтому формы этих носителей нуждаются в переработке. У носителей второй раз­ новидности информация располагается в соответствии со схемой перфорации, чем в значительной мере облегчается перенос инфор­ мации с этого носителя на машинный.

В типовых формах первичных документов (в настоящее время насчитывается около сотни альбомов для различных видов и раз­ делов учета большинства отраслей народного хозяйства), разра­ ботанных ЦСУ СССР совместно с Министерством финансов СССР

и в большинстве своем приспособленных для машинной обработки информации, упорядочено расположение информации, предусмот­ рены колонки для кодирования информации, а также выделены жирными линиями те показатели, которые переносятся на машин­

1973 г. введены Государственным комитетом стандартов Совета Министров СССР единые формы документов по технической (кон­ структорской и технологической) подготовке производства — Еди­ ная система конструкторской документации (ЕСКД) и Единая система технологической документации (ЕСТД). Указанные фор­ мы документации приспособлены для машинной обработки за­ фиксированной в них информации.

Разработка первичных документов, заполняемых с помощью периферийных устройств — средств организационной техники (ти­ па регистраторов производства), агрегатированных с перфоленточным перфоратором, имеет ряд особенностей. Основные из них следующие.

Заполняемые в первичном документе реквизиты предваритель­ но разбивают на два вида: реквизиты, заполняемые путем руч­ ного набора на клавиатуре устройства, и реквизиты, заполняемые автоматически самим устройством. Указанные реквизиты распо­ лагаются в той же последовательности, что и на схеме перфора­ ции. Кроме указанных реквизитов, в первичном документе фикси­ руется ряд служебных знаков, связанных с применением данного

84

Необходимо иметь в виду, что если информация одновременно с фиксацией передается по каналам связи на определенное рас­ стояние или в ЭВМ, то форма первичного документа разрабаты­ вается с учетом особенностей передачи данных, фиксируемых в данном документе.

Для проверки правильности фиксации информации в докумен­ те и при передаче этой информации на расстояние в первичном документе предусматривается специальная графа — контрольный итог реквизитов документа, фиксируемый по каждой документостроке. Получение контрольных итогов как и использование слу­ жебных знаков связано с применением технических средств.

В связи с тем, что периферийные устройства устанавливаются на складах, в кладовых, в цехах и т. д. и предназначаются для составления внутренних первичных документов с одновременной фиксацией необходимой информации на машинный носитель (пер­ фоленту, перфокарту и др.), необходимо при проектировании этих документов учитывать особенности их применения и мест состав­ ления.

Различные периферийные устройства имеют свои особенности, поэтому первичные документы проектируют с учетом этих осо­ бенностей. Один и тот же документ, составленный на различных устройствах, может иметь отличительные друг от друга формы.

Реквизиты в первичных документах могут располагаться по одной из следующих форм: анкетной и линейной, зональной, та­ бельной или табличной, комбинированной.

Анкетная форма предусматривает расположение реквизитов первичного документа построчно один под другим. Наименование реквизита обычно занимает левую часть строки, а правая часть отведена для ответов-записей данных, которые выделены верти­ кальными жирными линиями. Примером анкетной формы распо­ ложения реквизитов являются различного рода переписные блан­ ки, анкеты, карточки учета кадров и т. д.

Линейная форма является разновидностью анкетной. В отли­ чие от последней при линейной форме графы реквизитов распола­ гают по одной горизонтальной линии. Причем название граф обычно печатается типографским способом вверху, а цифровые значения проставляются внизу. Примером линейной формы может быть однострочный табель учета рабочего времени, некоторые разделы путевого листа и др.

При зональной форме реквизиты первичного документа раз­ граничены горизонтальными и вертикальными линиями на зоцы. Для определенной группы реквизитов, связанных между собой логической или математической зависимостью, отношением к од­ ному участку работы или подразделению, или исполнителю запи­ си, одновременностью заполнения или обработки, выделены от-

85

дельные зоны. Примером такой формы могут быть индивидуаль­ ные и бригадные наряды.

Табельная, или табличная, форма является дальнейшим усовершенствованием зональной формы. Отличается она от пре­ дыдущей тем, что в каждой зоне образуется таблица с графами по вертикали и строками по горизонтали. По такой форме рас­ положения реквизитов проектируется табель учета использования рабочего времени и подсчета заработной платы.

Комбинированная форма объединяет две или более из указан­ ных форм. Примером может служить путевой лист учета работы автотранспорта.

Порядок проектирования первичных документов в настоящее время значительно упрощается тем, что применяемые для машин­ ной обработки информации формы первичных документов явля­ ются в основном типовыми, они утверждаются соответствующими государственными органами и издаются в специальных альбомах.

При проектировании форм первичной документации следует иметь в виду, что Государственным общесоюзным стандартом (ГОСТ 9327-60) для печатных бланков и чертежей предусмотрены строго определенные размеры.

Специфическими носителями исходной информации, получив­ шими широкое применение, являются перфокарты с краевой пер­ форацией и щелевые перфокарты.

Перфокарты с краевой перфорацией представляют собой кар­ тонные прямоугольники со срезанным правым верхним углом, имеющие форматы Кб (147X105 мм), К5 (207x147 мм) и К4 (297X207 мм), и изготовляются из специальной плотной бумаги повышенной прочности, пригодной для записи чернилами. Перфо­ рация на этих картах может осуществляться по одной, двум, трем и четырем сторонам. В зависимости от количества рядов отвер­ стий на одной стороне перфокарты бывают однорядные и двух­ рядные. Многорядные перфокарты называются щелевыми.

Свободные от отверстий поля на лицевой и оборотной стороне перфокарты предназначены для нанесения на них текстовой и другой информации.

Вырезки на перфокартах осуществляются с помощью щипцовкомпостеров краевой (для мелких и глубоких вырезок) и шлице­ вой (для щелевых вырезок) перфорации.

Кодирование информации на однорядных перфокартах осу­ ществляется с помощью прямого и комбинированного ключа, клю­ ча 1-2-4-7-Е, отборного, треугольного, смешанного и алфавитного ключа; на двухрядных перфокартах — с помощью прямого ключа, ключа 1-2-4-7, отборного, треугольного, третичного, четвертичного и суперпозиционного (для кодирования фамилий) ключа. Кодо­ вые (цифровые и буквенные) обозначения определяются с по­ мощью кодирующей линейки.

Для поиска перфокарты, в которой зафиксирована необходи­ мая информация, берут пачку перфокарт, совмещают их по соответствующим краям (по срезанному углу) и выравнивают

86

так, чтобы все отверстия совпадали одно с другим. Затем в от­ верстие, соответствующее искомому признаку, вставляют спицу. Перфокарты, не имеющие вырезки из данного отверстия, останут­

ся висеть на спице, и карточки с вырезкой (т. е. те, которые нуж­ ны) выпадут.

Для удобства хранения и сортирования перфокарт имеются селекторы — специальные ящики с одной подвижной и четырьмя разъемными стенками.

Щелевые перфокарты в отличие от перфокарт с краевой пер­ форацией имеют на одной из сторон несколько (от 10 до 34) рядов отверстий, что позволяет кодировать на ней значительно больше признаков, чем на указанных выше перфокартах. Непер­ форированные поля на этих перфокартах значительно меньшие. Кодирование информации осуществляется при помощи специаль­ ных ключей, построенных по тем же принципам, что и ключи для перфокарт с краевой перфорацией.

Перфокарты с краевой перфорацией и щелевые перфокарты применяются как носители исходной информации. Они с успехом могут быть использованы для учета кадров норм времени и рас­ ценок, несчастных случаев, простоев и т. д., а также для текущего учета (успеваемости студентов, выходов и т. д.).

6.4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Основными машинными носителями информации, применяе­ мыми в настоящее время при обработке информации, являются перфокарты, перфокарты-документы, перфоленты, магнитные лен­ ты, магнитные барабаны, магнитные диски и другие, а также гибридные документы.

П е р ф о к а р т ы представляют собой плотные картонные пря­ моугольники стандартных размеров, на которых размещается информация с помощью круглых или прямоугольных отверстий в виде 45- и 80-разрядного (десятичного) числа. На каждый раз­ ряд числа отводится одна колонка. Кроме того, за рубежом при­ меняются 60-, 90-колонные и другие перфокарты.

Перенос информации на перфокарты осуществляется по за­ ранее спроектированной схеме (макету) перфорации, под которой понимается графическое, или условное разделение в определенной последовательности перфокарты на зоны, колонки, группы колонок для аналогичного размещения на рабочих перфокартах информа­ ции в виде пробивок или графических отметок. При комплексной машинной обработке информации схемы перфорации унифици­

1 Под унификацией схем перфорации понимается система аналогичного расположения в одних и тех же колонках перфокарты идентичных реквизитов, фиксируемых в различных схемах перфорации.

87

Рис. 4. Макетированная перфокарта.

зафиксированную в массивах перфокарт, пробитых по различным схемам перфорации.

Последовательность размещения информации в схеме перфо­ рации зависит от ряда факторов. Однако, как правило, сначала размещается постоянная, затем переменная, а потом уже редко встречающаяся и текстовая информация. При нанесении постоян­ ной и переменной информации сначала размещаются специаль­ ные, справочные и группировочные признаки, а затем количест­ венные, нормативно-расценочные и суммовые величины.

Перфокарты как машинные носители информации могут быть классифицированы с различных точек зрения и по различным при­ знакам.

С точки зрения оформления перфокарты делятся на обыкно­ венные (простые) и макетированные.

Обыкновенные (простые) перфокарты представляют собой ма­ шинный носитель стандартного формата с цифровой сеткой на лицевой стороне. Левый верхний угол срезан, что позволяет со­ хранять перфокарты в картотеке в определенном положении. В зависимости от вида информации, размещаемой на обыкновен­ ных перфокартах, они делятся на первичные и производные (вто­ ричные, третичные и т. д.). На первичных перфокартах фикси­ руется исходная информация, которая переносится из первичных документов вручную. На вторичных (третичных и т. д.) перфокар­ тах автоматически фиксируется производная информация, полу­ чаемая в результате обработки первичной (вторичной) информа­ ции. Разновидностью вторичных перфокарт являются перфокартыкопии, полученные с первичных перфокарт методом серийного дублирования, а также сальдовые и итоговые перфокарты.

Макетированные перфокарты (рис. 4) отличаются от обыкно­ венных тем, что в каждой из них вверху, над цифровой сеткой, отпечатано типографским способом содержание схемы перфора­ ции, т. е. в каждой зоне, колонке или группе колонок заранее

88

отпечатано название реквизитов, которые затем будут пробиты в перфокарте. Обозначение размещаемых реквизитов создает до­ полнительные удобства при пользовании перфокартами. В связи с этим на макетированных перфокартах целесообразно фиксиро­ вать только ту информацию, которая используется многократно и продолжительное время (информация по учету личного состава, основных средств и другая информация, которая длительное вре­ мя остается стабильной).

По длительности использования информации, зафиксированной

обработки экономической информации, перфокарты делятся на основные (рабочие) и вспомогательные. На основных перфокартах фиксируется первичная (исходная) информация, подлежащая дальнейшей обработке, а также производная информация, полу­ ченная в результате обработки исходной информации. На вспо­ могательных перфокартах фиксируется дополнительная информа­ ция, предназначенная для автоматизации технологического про­ цесса и снижения его трудоемкости.

К вспомогательным перфокартам относятся также перфокар­ ты-прокладки, перфокарты-шаблоны, отборочные перфокарты, форматные и др.

Перфокарты-прокладки — это обыкновенные перфокарты беэ среза верхнего левого угла, их используют для механического раз­ деления на части массива перфокарт.

Перфокарты-шаблоны используют для автоматического пере­ носа постоянной информации на основные или вспомогательные перфокарты.

Отборочные перфокарты применяют для автоматического изъя­ тия из картотеки необходимых перфокарт.

Форматные перфокарты предназначены для обеспечения соот­ ветствующего расположения реквизитов в оперативном запоми­ нающем устройстве ЭВМ.

П е р ф о к а р т ы - д о к у ме н т ы являются такими носителями информации, в которых одновременно совмещаются функции пер­ вичных (исходных) документов и машинных носителей информа­ ции — перфокарт. К ним относятся: перфокарты с графическими отметками, макетированные перфокарты с графическими отметка­ ми, дуаль-карты, макетированные дуаль-карты с графическими отметками.

Перфокарты с графическими отметками имеют формат обыкно­ венных перфокарт, но отличаются от последних тем, что в них вместо цифровой сетки нанесено поле для графических отметок. Место для отметки (по позиции) обведено горизонтальным или наклонным овалом. Графическая отметка проставляется в виде жирной линии (5—6 мм) в пределах овала.

На перфокарте с графическими отметками размещается до 27 колонок. В отдельных случаях используют и оборотную сторону этой перфокарты, где можно разместить столько же колонок.

8 9