книги из ГПНТБ / Зингер, И. С. Моделирование информационных процессов в системах управления предприятиями

Задача состоит, таким образом, в выделении части затрат на оплату управленческого труда, затраченного на создание исходной информации, которая затем используется для формирования про­ изводной информации.

Проанализируем возможность применения для решения этой задачи методов определения затрат на отдельный продукт произ­ водства смежных продуктов, из которых можно выделить два ос­ новных:

1) метод приведения различных вариантов к общему эффекту

[34];

2) метод распределения прямых затрат пропорционально вели­ чине какого-либо показателя, выбранного в качестве взвешиваю­ щего.

Проанализируем возможность применения этих методов для оп­ ределения затрат на получение отдельных видов производной ин­ формации.

Использовать первый метод можно путем вычитания из затрат на получение информации по данному конечному информационно­ му выходу тех затрат, которые имели бы место при некомплекс­ ной обработке информации на получение смежных информацион­ ных выходов. Иными словами, конечный информационный выход можно рассматривать как основной продукт, а смежные — как побочные.

Для учета затрат управленческого труда такой метод весьма условен, поскольку «побочные» продукты самостоятельно иногда вообще не получаются и оценка затрат на их получение носила бы чисто субъективный характер. При этом методе обязательно проведение оценки всех конечных информационных выходов, кото­ рые могут быть получены из данного промежуточного элемента информационной системы, что может привести к наличию несовме­ стимых информационных выходов и чрезвычайно усложнить оцен­ ку эффективности системы. В связи с этим применение данного метода весьма ограничено.

Более применимым является второй метод, связанный с про­ порциональным распределением затрат. Он основан на принципе распределения затрат труда при производстве смежных продук­ тов и предполагает наличие таких физических и экономических па­ раметров этих продуктов, пропорционально которым затраты мож­ но распределять. К ним относятся, например, вес, цена, калорий­ ность и т. д. Проблема состоит, во-первых, в выборе параметра, и, во-вторых, в разработке методики распределения затрат по

выбранному параметру.

Изменение количественных и качественных характеристик ис­ ходной информации не всегда характеризует изменение ее полез­ ности. Действительно, если рассмотреть такую характеристику, как объем производной информации (в количестве документов, в зна­ ках, в словах и т. д.), или качественную — сложность производной информации (даже при условии достаточно надежной шкалы ее

120

измерения), то не всегда удастся найти связи этих параметров с полезностью исходной информации.

Например, сократив количество показателей в документе, мож­ но вместо одного документа выпустить два на основании той же самой исходной информации. Полезность исходной информации при этом, естественно, не изменится. Можно вместо двух абсолют­ ных показателей создать один, характеризующий их соотношение.

Полезность исходной информации, очевидно, тоже может при этом не измениться.

В связи с этим чисто количественные характеристики комплекс­ ности использования документов и показателей (например, пока­ затель встречается в 20 документах, в 10 документах и т. д.) носят условный характер и могут употребляться только в тех исследо­ ваниях, где не столь важны указанные выше обстоятельства. На­ пример, заранее известно, что исходный показатель параллельно «снимается» с объекта и заносится в два документа, которые ис­ пользуются в одном подразделении, т. е. заранее известны некото­ рые условия, позволяющие оперировать такими понятиями, и эти условия выполняются. С этой точки зрения в качестве наиболее подходящего и доступного для измерения параметра, пропорцио­ нально которому могут быть распределены затраты, предполага­ ется показатель, характеризующий использование исходной инфор­ мации. Таким показателем может служить время использования исходной информации для получения различных производных ин­ формационных выходов.

Следующими моментами являются разработка метода распре­ деления совокупных затрат на получение информации по выявлен­ ному показателю и определение приведенной величины прямых затрат.

Решение этой задачи требует принятия некоторого допущения, заключающегося в следующем:

доля времени т,-3-рь прямого участия должности t, разрабатыва­ ющей документ /, в создании производиого документа k должно­ стью р определяется долей его использования в общем времени использования всеми последующими должностями Dj.

Величина %ijPk определяется следующим образом: составляется матрица А\ «Время использования документов по должностям для выработки других производных документов». Каждый элемент матрицы А\ tijpk означает время использования документа /, об­ работанного должностью i, для выработки документа k должно­

стью р.

Суммируя /-е столбцы матрицы для всех должностей ~^р, оп­ ределяем общее время использования должностями Dj декумента/ (для упрощения предположим, что столбцы матрицы, соответству­ ющие должностям, расположены в порядке последовательности

обработки документа).

После этого определяется величина хцрн* отражающая время, которое необходимо затратить должности i на документ /, чтобы

121

он использовался на любых других должностях в течение едини­ цы времени (часа, минуты и т. д.):

hi

Xijpk ~~ Dj

где tn — прямые затраты труда должности i для обработки /-го документа.

Полученная величина умножается на величину времени исполь­ зования документа / (после обработки его должностью г) долж­ ностью р для разработки документа k, и полученные результаты для рассматриваемого условного примера заносятся в таблицу. Таким образом, величина определяет прямые затраты труда должности i на использование должностью р документа / для соз­ дания документа k.

При рассмотрении полных затрат управленческого труда на получение определенного информационного выхода учитывается степень интеграции и специализации обработки и использования данных. Полные затраты позволяют более обоснованно планиро­ вать разделение труда внутри структурных подразделений и меж­ ду ними. Метод исчисления полных затрат основывается на ис­ пользовании граф-модели формирования и движения информации и описывающих ее матриц. Для примера рассмотрим фрагмент графа, отражающего последовательность формирования и движе­ ния документов «недостающие детали» и охватывающий четыре должности и пять документов (рис. 49).

122

Стрелки /ь /2, . . h означают, что документы 2, 3, 5 исполь­ зуются также для формирования других документов, не отражен­ ных на схеме. Стрелки yi и у2 означают, что для формирования документов 5 и 2 используются другие документы, обрабатыва­ емые должностями, не указанными на рисунке.

Дуги I 2; II 3; II 2; III 5; III 4; IV 4 отражают обработку до­ кументов различными должностями. Затраты времени на эту об­ работку могут быть представлены в виде следующей таблицы с условными числовыми примерами (табл. 13).

Т а б л и ц а 13

Затраты врем ени в часах на обр аботк у докум ентов

Дуги I 3; II 4; II 5 отражают использование документов раз­ личными должностями для формирования других документов.

Поскольку из общей схемы технологических процессов обра­ ботки данных известны затраты времени по всем маршрутам дви­ жения информации, можно определить «цену использования» каждого документа в качестве документа-основания в течение од­ ной единицы времени, например часа. Эта «цена» будет зависеть от двух факторов, которые влияют на ее размер в противополож­ ных направлениях:

квалификации должностных лиц, обрабатывающих документ (чем выше квалификация, тем дороже обработка и выше цена);

комплексности последующего использования документа и дли­ тельности времени его использования (чем больше документов формируется на основании данного и чем дольше он используется, тем меньше цена использования в течение единицы времени).

Поскольку представляет интерес не только количественная ха­ рактеристика затрат, но и их качественная структура, т. е. какие непосредственно должности и какой квалификации, принимали участие в обработке документа, то и «цену» можно выразить в

затратах труда различных должностей (табл. 14).

В подлежащем таблицы отражаются различные должности, в сказуемом — обрабатываемые ими документы. Элемент таблицы, находящийся, например, на пересечении строки II и столбца 3, оз­ начает, что для использования документа 3 в качестве документаоснования в течение I часа необходимо затратить 1,25 часа рабо­ ты должности II. Будем считать, что конечные документы, напри

123

столбцов которой находятся величины, показывающие затраты на использование должностями различных документов. Так, на пере-

4,8

124

сечении строки П3 и столбца ПК стоит величина 19,2, показываю­ щая, что для формирования документа 3 должностью II расходу­ ется 19,2 часа работы должности III над документом 4.

Для вычисления полных затрат могут быть использованы моде­ ли, применяющиеся в расчетах межотраслевого баланса.

Как известно, основные решения межотраслевого баланса ба­ зируются на следующей системе уравнений:

* = ( £ - Л ) - 1 У •

Для получения этой системы применительно к исследуемой за­

Затраты труда на обработку любого документа каждой долж­ ностью удобно представить в виде матрицы F=||£-j|| размерностью тХп , строками которой являются наименования должностей, а столбцами — наименования документов.

Каждый элемент матрицы F обозначает затраты времени на обработку /-го наименования документа i-й должностью.

Построим теперь матрицу А2 времени использования докумен­ тов различными должностями. Строками этой матрицы являются

/-й документ, служащий документом-основанием для формирова­ ния документа k должностью р. Тогда сумма т;; элементов т,- j рА представляет собой общее время использования документа / долж­

ностью р.

Определим полные затраты труда по «должности на долж­ ность» при обработке каждого документа. Для этого построим мат­ рицу ,43, каждый элемент которой

для формирования документа k-ro наименования на должности р.

125

Исчисление полных затрат труда является расчетной основой включения информации в межотраслевой стоимостный баланс и межотраслевой трудовой баланс. Действительно, на основании су­ ществующих методов операционного исследования системы управ­ ления можно с достаточной точностью определить состав выходной информации, необходимой для выпуска того или иного вида про­ дукции. С помощью описанного выше метода можно определить полные затраты (с дифференциацией по видам управленческого труда) на получение отдельных информационных выходов.

На основании более расширенного круга исследований можно определить также объем полных затрат на получение отдельных типовых информационных выходов, полученных с помощью типо­ вых технологических процессов обработки информации. Это поло­ жение становится особенно актуальным в свете выдвигаемой в на­ стоящее время теории разработки типовых блоков или типовых элементов АСУ. Отдельные типовые элементы могут быть оцене­ ны в величине показателя «полных затрат».

Показатель «полных затрат» может быть рекомендован при учете повышения эффективности системы за счет локальных улуч­ шений.

Рассмотренная методология получения полных затрат на от­ дельный вид информации пока еще не дает прямой возможности абсолютного соизмерения полученного эффекта и произведенных затрат. Это обусловлено двумя причинами.

Во-первых, существующий подход к определению полезности ин­ формации связан с оценкой экспертным путем полезности инфор­ мации как функции влияния полученных информационных выхо­ дов на суммарный результат производственно-хозяйственной дея­ тельности предприятия. Таким образом, эта самостоятельная шка­ ла условных оценок отличается от конкретных физических резуль­ татов деятельности предприятия, в частности оценкой затрат на информацию. Иными словами, описание полезности информации

иописание затрат на ее получение происходит на разных языках,

вразных системах отсчета.

Во-вторых, в силу несбалансированности календарного времени использования документации величина оценки затрат также носит относительно локальный характер, отражая ту пропорцию, в ко­ торой находятся локальные затраты к суммарной величине затрат. В какой-то степени этот показатель может быть рассмотрен не только как относительный, но и как абсолютный, если величину затрат выразить через заработную плату, поскольку распреде­ ление суммарной заработной платы пропорционально относитель­ ной величине времени использования дает показатель, имеющий вполне реальный экономический смысл.

К основным направлениям использования показателя полных затрат трудна на получение отдельных информационных выходов могут быть отнесены следующие:

126

определение эффективности мероприятий по рационализации производственной информационной системы;

выявление необходимых затрат управленческого труда опреде­ ленной специальности и квалификации для каждого варианта тех­ нологического процесса получения того или иного информационно­ го выхода;

определение наиболее эффективных технологических процес­ сов обработки информации при наличии нескольких возможных вариантов.

Рассмотрением вопроса об определении полных затрат на по­ лучение отдельного информационного выхода заканчивается дан­ ная работа. В ней было показано, что тип производственной ин­ формационной системы тесно связан с типом организационной структуры управления предприятием.

Рассмотрение вопросов типизации информационных систем мо­ жет быть проверено на основе создания отдельных типов элемен­ тов информационной системы.

Рационализация технологических процессов обработки инфор­ мации по каждому элементу, а также синтез элементов в единую систему осуществляется на основе информационного моделирова­ ния. Информационные модели включают как прямые, так и обрат­ ные информационные связи.

Реализация функций аппарата управления/в области обработ­ ки информации осуществляется с помощью технологических карт обработки информации, разрабатываемых на отдельные формы до­ кументов.

Л И Т Е Р А Т У Р А

схемы потоков информации в управляющих системах. « втомат

9. Х а н и к а Ф. Новые идеи в области управления. М., «Прогресс», 19Ь9.

127

10. П о л е т а е в И. А. К определению понятия информации. — В сб.: Исследо­

стемного языка дескрипторного типа при создании АСПР Госплана УССР. Материалы семинара. Киев, 1970.

20.М а с т е р м а н М. М. Изучение семантической структуры текста для машин­ ного перевода с помощью языка посредника. — В сб.: Математическая лин­ гвистика. М., «Мир», 1964.

34.Н о в о ж и л о в В. В. Проблемы измерения затрат и результатов при опти­ мальном планировании. М., «Экономика», 1967.

128