книги из ГПНТБ / Скрыдлов, Н. В. Автоматизированные системы оперативного управления в строительстве

Наименование причины

Шифр

Задание не получено............................................................

0 1

Задание отменено руководством ..................................

0 2

Не выполнены договорные обязательства субпод­

рядчиком ...........................................................

0 3

Руководство не приняло решений по предложениям

исполнителей ...........................................................................

0 4

Решение руководства по предложениям исполните­

лей не достигает

ц еп и .....................................................

0 5

Не выполнена предшествующая р абота .......................

0 6

Плохая организация работ исполнителем ...................

0 7

П рочие..........................................................................................

0 8

Набор причин отклонения, приведенных в табл.

1,

отра­

жает такую особенность системы, как оперативный

характер

работы управляющего органа. Формализовать процессы

ре­

шения вопросов, как правило, не удается. Система

управ­

ления основывается

на взаимодействии между людьми,

по­

этому в основу классификации положен принцип

распреде­

ления ответственности.

Кроме шифра причины отклонения управляющему

органу

необходимо иметь данные для принятия решений.

Расшиф­

ровка фактического содержания причин отклонения может

со­

и ссыпкой на бопее подробный докуменр, направленный

в

управляющий орган в

обычном порядке .

Расшифровка должна удовлетворять определенным

требо­

ваниям.

Причина 0 1

(неполучение задания) не

расшифровы­

вается.

Причина 0 2

(отмена задания) расшифровывается

с

указанием реквизитов распоряжения, отменяющего

задание.

Причина

0 3

(невыполнение договорных обязательств

субпод­

рядчиком) требует обязательного пояснения, что и кем

не

выполнено.

Причина 0 4 (не принято решение по

предложе­

ниям исполнителя) сопровождается кратким изложением

со­

держания предложения исполнителя или реквизитом

докумен­

та, в котором сообщались эти предложения. Причина 0 5

(ре­

шение не достигло цели) должна сопровождаться

кратким

указанием на вопросы, которые еше не решены. Причина

0 6

(невыполнение предшествующей работы) обязательно

допол­

чина 0 7 (плохая организация работ исполнителем)

не

рас­

шифровывается, но могут сообщаться предложения по

ликви­

дации отклонения. Причина 0 8 расшифровывается всегда.

Из­

менение ее шифра на один из первых семи производится

ра­

ботниками управляющего органа.

Таким образом, исполнитель ставится системой

в

опре­

деленные рамки: в начале периода ему сообщается

задание,

в конце периода он составляет отчет и при этом

сообщает

свое мнение об ответственности за отклонение от

плано­

вых сроков. Последнее побуждает его заботиться

о включе­

нии в

оперативный план контроля мероприятий,

осуществ­

ление

которых лежит за пределами его возможностей.

Как уже указывалось,

одной из целей

системы является

обеспечение возможности

непосредственно

доставлять

ин­

циях отчета,

по которым отклонений нет. Это

гарантирует

рассмотрение

предложений при анализе управляющим орга­

ном хода выполнения заданий.

В оперативном плане контроля (форма CP—1)

имеются

для этого необходимые реквизиты, в частности список

ра­

ботников, которым порученконтроль.

Каждый из

этих

работников получает отчет об отклонениях по тем

позиция^

сводного ОПК, в которых он упомянут

в списке "контроль" .

Сводка о ходе выполнения заданий

(форма CP-З А )

вы­

дается этим работникам в трех видах: по шифрам

заданий,

исполнителям и по причинам отклонений. Кроме того, в

об­

щее пользование работников выдается для работы

некоторое

количество сводных данных, где в порядке шифров

перечис­

ляются все позиции сводных ОПК. Эти материалы

дают

необходимые сведения для анализа ситуации и

подготовки

никам, обязанным готовить решения управляющего

органа

(взамен прохождения всей информации через

руководство

этого органа), следует снабдить руководителей

необходи­

мыми формами для контроля за работой подчиненных

им

работников, а работников - документами для

напоминания

им о необходимости подготовки материалов

для конкретных

руководителей (формы CP-ЗБ и СР-ЗВ).

Форма С Р -Зб содержит перечень заданий,

находящихся

под контролем данного руководителя, с указанием,

кто

из

подчиненных должен подготовить предложения по

решению

вопроса. Форма С Р -ЗВ содержит сведения о том,

кому

из

использованием предложенных автоматизированных

процедур

обработки формализованных документов (рис.4).

Документы, как и прежде, поступают на вход процедуры 1,

выполняемой вспомогательными службами, но эти

службы

Наряду с заданиями, где имеются отклонения, в

сводку

обязательно попадают задания, по

которым в

отчетах ис­

полнителей имеются предложения,

так как их

рассмотрение

'задаж й между под-4

Руководство

управляющего

чиненными

органа

Подготовка

Штабные работ­

решений

ники управляющего

органа

--------Г "

г

* §

Сводный

Оперативные

ОПК

заданйя

^—

____

теперь разделяют поток документов на три части:

указания

вышестоящих организаций направляются руководству

управ­

ляющего органа, предложения исполнителей

направляются

руководству и одновременно в аппарат, отчеты же

исполни­

телей направляются в информационно-вычислительный

центр

на

обработку.

В информационно-вычислительном центре отчеты

обраба­

тываются

(процедура 7 ), в результате чего рождаются

но­

вые документы — сводки о положении дел и сводки для конт­

роля за работой аппарата. Руководство с помощью

этих

сводок проверяет ход подготовки решений, штабные же

ра­

ботники получают необходимые сведения для

подготовки

решений.

Подготовка и принятие решений осуществляются в

обыч­

ном порядке,

однако решения должны составляться

с

таким

расчетом,

чтобы в них содержались данные для подготовки

ОПК.

■

Дополнительной процедурой в управляющем

органе

явля­

ется оформление ОПК. Эта процедура предусматривает

за­

полнение содержания мероприятий, разработанных во

испол­

нение ранее принятых и новых решений, и шифровку

позиций

ОПК.

Принятие решений и оформление ОПК несут

дополни­

тельную

нагрузку: в процессе их выполнения

проверяется

и уточняется

необходимость и достаточность

содержащейся

в отчетах информации для эффективного контроля за

ходом

исполнения принятых решений.

Действительно, если выполнение заданий

задерживается,

то

работники управляющего органа при рассмотрении

хода

став действий исполнителей и тем самым установят

более

детальный контроль. Аналогичная картина получается в

ре­

зультате сообщения исполнителем предложений по

ликвида­

ции возникших затруднений. Тем самым степень

детализа­

ции ранее принятых решений меняется в зависимости

от

Рис. 4. Схема функционирования двухуровневой

системы

при

использовании рационального

оперативного

контроля

П р и м е ч а н и е . Состав

процедуры 8

заключается

возникновения объективной необходимости в ней, а

система

рационального оперативного контроля стимулирует

органы

управления к своевременному уточнению состава

прини­

маемых решений.

Новыми являются также процедуры 9 -

формирование

сводного ОПК и 1 0 — формирование оперативных

заданий

исполнителям. Эти процедуры осуществляются с

исполь­

зованием ЭВМ в информационно-вычислительном центре

и

ций-исполнителей материалами для планирования и

контроля

своей деятельности.

Таким образом, применение системы рационального

опе­

ративного контроля с унифицированными формами

позволяет

ввести в процесс

оперативного управления рад

фор­

мальных процедур, которые обеспечивают ускорение

про­

цесса принятия решений, уменьшение потока

обработанной

информации, поступающей к руководству,

систематическое

напоминание организациям—исполнителям о составе

поручен­

ных им заданий и систематическое напоминание

работни­

кам управляющего органа о необходимости подготовки

соот­

ветствующих решений.

5 . Уточнение прогноза п р и обработке

отчетов,

исполнителей

Сведения, содержащиеся в оперативном плане

контроля

(форма С Р -1 ), позволяют в процессе обработки

отчетов

получать более точные данные, чем просто сводка

сроков,

сообщенных исполнителем.

Действительно, поскольку каждое из заданий

преду­

сматривает возможность сообщения списка

предшествующих

заданий, т .е . заданий, обеспечивающих начало

исполнения

данного задания,

форма С Р -1 представляет собой

по

су­

ществу запись сетевого графика в терминах работы.

Систе­

ма шифровки позиций ОПК служит для записи

определенных

ограничений сетевого графика.

В реальных документах, аналогичных ОПК (например, пла­

нах-графиках мероприятий), применяются произвольные

ме­

тоды выделения подчиненных мероприятий (табл. 2 ).

Форма, приведенная в табл. 2 , отличается

достаточной

наглядностью, но мало приспособлена для

многоуровневой

детализации и сложна в обработке. Поэтому в основу

шиф­

ровки берется метод последовательной детализации. Тот

же

пример, зашифрованный по этим правилам,

выглядел бы так:

Содержание мероприятия

Сроки

начало

окончание

Выпуск отчета по применению

i

системы

рационального

опе­

1 .1 2 .7 2

2 0 .1 2 .7 2

/'

ративного контроля:

а)

редактирование отчета

1 .1 2 .7 2

6 .1 2 .7 2

б) печать»отчета

7 .1 2 .7 2

1 1 .1 2 .7 2

1 9

в)

размножение материалов

1 2 .1 2 .7 2

2 0 .1 2 .7 2

1 8

Выпуск отчета по применению

системы

рационального one—

гивного

контроля:

1 .1 2 .7 2

2 0 .1 2 .7 2

редактирование отчета

1 .1 2 .7 2

6 .1 2 .7 2

печать отчета

7 .1 2 .7 2

1 1 .1 2 .7 2

19

размножение материалов

1 2 .1 2 .7 2

2 0 .1 2 .7 2

1 8 . Выпуск отчета по применению системы

рациональ­

ного

оперативного

контроля

1 8 .1 .

Редактирование отчета

1 8 .2 .

Печать отчета

1 8 .3 .

Размножение материалов

Такая

схема

позволяет

пользоваться

произвольной

глубиной детализации, осуществлять разработку

состава

каждой части задания без риска путаницы в шифрах.

Кроме

того,

она упрощает

корректировку?

например

принимается,

что шифры выполненных заданий просто исключаются

без

изменения всех остальных.

Таким образом, алгоритм обработки отчетов

исполните­

лей должен удовлетворять следующим правилам.

Никакое

задание не может начаться ранее завершения всего

списка

предшествующих заданий. Никакое задание не может

завер­

шиться ранее завершения всех заданий, являющихся его

со­

ставными частями.

В каждом задании указываются

кален­

дарные даты его начала и окончания. Они необходимы

в

качестве плановых данных, используемых для сравнения

с

расчетными, и как средство для вычисления

продолжи­

тельности заданий

в рабочих днях.