книги из ГПНТБ / Скрыдлов, Н. В. Автоматизированные системы оперативного управления в строительстве

Функционирование системы осуществляется следующим

об­

разом. Вся корреспонденция поступает к работникам вспомо­

гательных служб (канцелярия, экспедиция, секретарь и т.п.

).

Они регистрируют ее в установленном порядке и

направляют

руководству управляющего органа . На рис. 2 это изображено

процедурой 1 . Руководитель управляющего органа

рассмат­

ривает поступившие документы по существу и решает,

кому

из специалистов направить их для подготовки конкретных

ре­

шений - процедура 2 ,

Специалисты (штабные работники управляющего органа)

в

ных документах, а также могут запрашивать

необходимую

дополнительную информацию - на рис. 2 процедура 3 .

Подготовив проекты решений, специалисты

докладывают

и окончательно формулируются -

на рис. 2 это

изображено

процедурой 4 , причем процедура

изображена не вполне точно:

проект решения может быть отвергнут руководителем

иработа

по его подготовке будет повторена; в самом процессе

подго­

пример, регулярная отчетность по формам ЦСУ часто

прямо

направляется работникам в соответствии с решаемыми

вопро­

сами, либо при руководителях достаточно высокого

уровня

(например, министры и их заместители) имеется

специаль­

ленно) план исполнения и выявляет трудности, которые

необ­

ходимо преодолеть. Ими могут быть, например,

отсутствие

средств или оборудования, необходимость выполнения не

под­

работ, необходимость решения ряда вопросов, находящихся

в

компетенции исполнителя. В этом случае он обращается

в

вышестоящий орган с прооьбой решить вопросы о

поставках

процедура 5 ) .

Предложения и отчеты поступают на вход процедуры 6 ,

и

мы (и это подтверждается практикой) недостаточно

надежно

в силу ряда причин, основными из которых являются

следую­

щие: разнохарактерность оперативных решений,

вследствие

чего управляющему органу трудно осуществлять контроль

за

представлением отчетов в необходимые сроки и

изыскать

средства, побуждающие исполнителя своевременно

вносить

предложения по ускорению выполнения работ;

руководство

управляющего органа вынуждено тратить много времени

на

просмотр всех поступающих от исполнителей документов,

что

отрывает его от основной работы; определенный произвол

в

сбора каких-либо унифицированных данных для оценки

работы

органов управления.

Следовательно, при разработке автоматизированной

систе­

мы для органов оперативного управления необходимо

обеспе­

чить решение следующих задач:

создать механизм регулярного контроля за ходом

испол­

нения оперативных решений;

побудить исполнителей своевременно вносить

предложения

по ускорению выполнения работ;

унифицировать форму Отчетов исполнителей;

ускорить представление каждому работнику

управляющего

органа информации по вопросам, входящим в его

компетен­

цию;

ГЛАВА П. СИСТЕМА РАЦИОНАЛЬНОГО

ОПЕРАТИВНОГО КОНТРОЛЯ

(СРОК)

Методика системы рационального оперативного

контроля

(СРОК) была разработана автором в 1 9 6 9

г. для

контроля

в Министерстве промышленного строительства СССР.

В

1 9 7 0 г. была выпущена окончательная редакция

методики,

должностные инструкции по работе системы и с помощью

ин­

ститута Оргпромстрой проведено экспериментальное

опробо—.

вание системы в Главприокскстрое.

Методика системы выходит за рамки задачи контроля

за

внедрением новой техники, поэтому система была в

общем

виде включена в 1 9 7 1 г. в технический проект АСУ

Мини­

стерства мелиорации и водного хозяйства СССР и ряда

его

подразделений как средство для контроля за

оперативными

решениями руководства указанных подразделений.

1 . Методика системы рационального, оперативного

КОНТРОЛЯ

Планирование исполнения оперативных решений и

контроль

за их исполнением осуществляются путем разработки

планов

мероприятий и оценки положения дел по их исполнению,

по­

этому за основу модели контроля была взята

унифицирован­

ная форма плана мероприятий, отражающая специфику

работы

и взаимодействия органов управления. Такая форма

получила

наименование оперативного плана контроля (ОПК). В

систе­

ме эта форма

называется С Р -1 , отдельные реквизиты

ее

должны удовлетворять определенным требованиям.

Шифр задания должен допускать произвольное

детализи­

рование без нарушения шифровки остальных заданий, а

также

сбора заданий,

относящихся к определенным вопросам.

Наи-

менование задания должно по возможности однозначно

отра­

жать его сущность.

Реквизит 'Шифры предшествующих заданий'

представляет

собой список шифров тех заданий, выполнение

которых обес­

печивает возможность выполнить данное задание.

Порядок

шифров в списке несуществен.

Периодичность контроля указывает на частоту сбора све­

дений — неделя, декада, месяц, квартал, полугодие,

год

и

нию. Если мероприятие носит

неизмеримый характер,

объем

и единицу измерения можно не проставлять, заменив

их

специальным признаком, либо ввести фиктивный объем

типа

'единица измерения —задание,

объем — 1 ' . Сроки,

в

случае

если задание носит регулярный характер (например,

объем

работ организации), устанавливаются в соответствии

с

раз­

бивкой плана (месяц, квартал,

полугодие, год).

В графе 'Исполнение' проставляется шифр

организации-

исполнителя и фамилия должностного лица; в графе '

Конт­

роль' помещается список лиц,

которым (в порядке подчинен­

ности) поручено следить за выполнением задания.

Контроль за ходом мероприятий по рассмотренной

форме

позволяет автоматизировать рад управленческих

процедур,

ускорить процесс принятия решений и повысить

их

каче­

ство.

Ход процесса оперативного управления при использовании

формы CP—1 схематично изображен на рис. 3 .

С установленной периодичностью для каждого из

испол­

нителей с помощью ЭВМ формируется оперативный план

-

задание на текущий отрезок времени.

В план-задание включаются все оперативные

задания,

исполнение которых должно начаться в течение этого

пе­

риода.

Это задание является напоминанием о работе,

которую

необходимо выполнить и удобный формой отчета, в

которой

достаточно проставить фактические показатели

(объем,

сро­

троль, получают полную информацию по

соответствующим

позициям. Тем самым для них обеспечивается

возможность

подготовки и принятия решений применительно к

существую—

щей форме (подготовка проекта приказа, решения

коллегии,

решения оперативных совещаний).

Рассмотрим в общих чертах основные процедуры системы,

изображенные на схеме прямоугольниками. Схема

является

упрощенной, поэтому в ней не описан ряд переходов между

процедурами. В частности, между формированием

оператив­

ных заданий и обработкой отчетов исполнителей должно про­

отчетов .

Процедура 1 —

планирование выполнения заданий -

осу­

ществляется в аппарате органа управления. Работники

этого

звена подготавливают предложения по составу работ,

необ­

ходимых для выполнения заданий, и записывают их в

форме

оперативного плана контроля. После утверждения

указан­

ные планы доводятся до всех исполнителей, перечисленных в

графе 8 формы С Р -1,

и, кроме того, ОПК поступает

в

ин­

формационно-вычислительный центр.

Процедура 2 - выборка позиций плана для формирования

оперативных заданий

исполнителям, осуществляемая с

по­

сматривается сводный ОПК по всем оперативным

заданиям.

Те позиции, исполнение которых должно начаться до

или

в

течение периода сбора информации, выбираются и

группиру­

ются по исполнителям заданий.

Процедура 3 - формирование оперативных заданий с

по­

мощью ЭВМ. Из выборки, полученной в процедуре 2,

форми­

руются оперативные задания для каждого

исполнителя,

в

которых перечислены порученные ему мероприятия, их

пла­

новые показатели и оставляются места для

отчетных

дан­

ных (см . ниже описание формы С Р -2 ).

Процедура

рассыпки

заданий и сборы отчетов от исполнителей в системе

анало­

гичны традиционным и поэтому не описываются.

Процедура 4 — обработка отчетов исполнителей.

Отчеты

исполнителей объединяются в сводный отчет на основе

шиф­

ров заданий и сопровождаются формальнологическим

контро—

ния и формализации управленческих процедур, на данном

эта­

пе в ней могут использоваться и неформальные

контакты

работников различных уровней (например, уточнение

обста­

новки, привлечение исполнителей к расшифровке состава

ра­

бот и Т . Д . ) .

исполнителям остается только заполнить переменную

часть

запроса.

ния срок, в который задание может быть выполнено,

т.е.

дать прогноз выполнения и одновременно объяснить,

почему

задание не выполнено. Если же срок выполнения задания

на

момент заполнения отчета не истек, то исполнитель

ставит

ожидаемый (прогнозируемый) срок окончания работ.

Если

задание выполнено, проставляется фактический срок.

При

отклонениях от фактического или прогнозируемого

сроков

указывается причина отклонения.

Если по характеру задания невозможно указать объем

и

срок одновременно, в соответствующих графах формы

про­

ставляется шифр 'П Н ' (не планируется), что избавляет

ис­

полнителя от затруднений при составлении отчета.

Группировка граф формы предполагает, что

исполнитель

сообщит в ИВЦ системы лишь фактические и ожидаемые

по­

казатели (заполненную правую часть формы) и не будет

со­

общать то, что уже содержится в памяти ЭВМ (

наименова­

ние заданий и плановые показатели).

Согласно действующим правилам, организацию-исполнитель

представляет ее руководитель, поэтому для организации

по­

тока информации достаточно указать в форме ОПК

(С Р -1)

лишь его шифр и фамилию. Однако для ускорения

подготов­

ду ее службами для руководства в работе и контроля,

за

руководителем же останется проверка правильности

отчета,

направляемого в вышестоящую организацию.

Отдельно следует остановиться на заполнении граф

1 2

и

1 3

формы СР—2: шифра причины отклонения и подробной

ее

расшифровки.

Разнообразие вопросов, которые решает руководитель каж­

дой

организации при оперативном управлении

производст­

вом,

не позволяет формализовать все возможные

причины

отклонений; они могут касаться вопросов снабжения,

финан­

сирования,

юридических, социальных и

экономических