книги из ГПНТБ / Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий)

Совершенствование потоков информации

по готовой продукции

В подсистеме «продукция» плотность документальных потоков меньше, чем в других информационных подсистемах, но данные о движении готовой продукции, для которых характерен высокий коэффициент применяемости, многократно используются в разных функциональных отделах фирм. Этот коэффициент определяется как отношение числа производных таблиц, планов, учетных ре­ гистров, в которых использована информация о готовой продук­ ции, к числу первичных документов, где она первоначально заре­ гистрирована.

Методика разработки информационной модели «продукция» описана на стр. 29. В табл. 5 приведен перечень управленческих задач в этой подсистеме.

При традиционных методах управления в каждом отделе па­ раллельно обрабатывают одни и те же данные вручную или с при­ менением простейших средств вычислительной техники. В условиях АСУ есть реальная возможность интегральной обработки первич­ ных документов на ВЦ и выдачи отделам фирмы всех необходи­

мых учетных и аналитических машинограмм для оперативного управления и записей по синтетическим счетам.

Основными первичными документами, в которых отражены ма­ териально-вещественные процессы движения готовой продукции,

являются сдаточные накладные цехов, накладные на отгрузку и отпуск продукции, счета платежных требований. Все эти документы должны поступать на ВЦ. Расчетные документы оформляются ав­ томатически на ВЦ. Если ВЦ территориально отделен от предприя­ тия, платежные требования можно выписывать на фактурных ма-

40

шинах, оборудованных перфоприставкой, с последующей переда­ чей перфоленты на ВЦ. Там в долговременной памяти хранятся

следующие информационно-справочные массивы:

1.Номенклатура-ценник готовой продукции (в трех оценках — по отпускным прейскурантным ценам, по ценам 1967 г. и по пла­

новой себестоимости).

2.Таблица торговых скидок по видам продукции и местона­ хождению покупателей.

3.Данные об остатках продукции на начало периода.

4.Сведения о договорных обязательствах по отношению к по­

купателям и нарядах на отгрузку пилопродукции. Некоторые ме­ бельные фирмы заключают общий договор с оптовой базой хоз­

торга, а потребители продукции выступают в роли дольщиков. В этом случае на ВЦ должны храниться данные о размере поставки в целом по фондодержателю и по каждому дольщику в отдельно­ сти по видам изделий в количественно-суммовом выражении.

5. Нормативы запасов готовой продукции на складах.

Согласно этой информации отделам фирмоуправления из ВЦ направляются машинограммы выпуска готовой продукции по це­

хам и в целом по фирме, прихода, расхода и остатков продукции на складе, отгрузки, выполнения договорных обязательств по поку­ пателям, реализации и др. В машинограммах продукция в зависи­

мости от методологии учета расценивается по плановой себестои­ мости, в текущих оптовых ценах, в неизменных ценах 1967 г. или одновременно в нескольких оценках. Расчеты отклонений между фактической и плановой себестоимостью отгруженной продукции также выполняются на ЭВМ. Записи по синтетическим счетам мо­ жно делать ручным способом, так как автоматизация эпизодиче­ ских операций нецелесообразна.

Мебельные фирмы не составляют расчетов по прогнозированию

спроса, передоверяя их торгующим организациям, что зачастую приводит к трудностям сбыта отдельных артикулов мебели. В ус­ ловиях АСУ эти расчеты может выполнять ВЦ по специальным

программам, если предварительно собрана информация об ожида­

емых доходах населения, спросе, результатах выборочных анкетных обследований и т. д.

В процессе совершенствования документооборота наряду с

принципиальным изменением технологии обработки данных и маршрутов движения документов пересматривают их формы, со­ держание и сроки заполнения.

Вместо ежедневных разовых сдаточных накладных целесообраз­ ны пятидневные накопительные документы, из которых исключа­ ются показатели цен и стоимости. Отменяются предъявительские

записки на сдачу продукции OTK для контроля за сдачей с пер­ вого предъявления. OTK регистрирует возврат изделий на дора­ ботку в месячной накопительной ведомости. Вместо оформления

специальных пропусков на вывоз продукции с территории пред­ приятия используется дополнительный экземпляр накладной. Не­ обходимо распространять опыт многофункционального применения

4.1

•одного и того же документа. При централизованной доставке мебели магазинам местных торгов отдельные экземпляры товаро­ транспортной накладной служат для разрешения и подтверждения отпуска продукции, расчетным документом с транспортной орга­

низацией, пропуском, счетом-фактурой. Эти примеры не исчерпы­ вают возможности рационализации первичных документов.

Сущность нормативного планирования и нормативного метода учета затрат

Прибыль — важнейший качественный показатель работы про­

мышленных предприятий. Она относится к числу директивных по­ казателей, утверждаемых вышестоящим звеном. Промышленные

предприятия заинтересованы максимально увеличивать сумму при­ были, так как от ее уровня зависит оценка деятельности хозяйства, финансовое состояние, рентабельность и размер фондов экономи­ ческого стимулирования.

Прибыль от реализации товарной продукции образуется как разность между отпускной стоимостью продукции и ее себестои­ мостью, и промышленные предприятия могут воздействовать на ее величину только за счет снижения себестоимости изделий.

Важнейшее условие снижения себестоимости продукции — си­ стематический учет и контроль уровня производственных затрат.

Эта задача возложена на бухгалтерию, которая призвана регуляр­ но калькулировать фактическую себестоимость всей товарной про­

дукции и важнейших изделий и определять отклонения от плана. Однако при традиционных формах организации бухгалтерского учета себестоимость выявляется только после истечения отчетного периода, т. е. тогда, когда уже .невозможно на нее воздействовать.

«Основные положения по планированию, учету и калькулированию

себестоимости продукции»1 рекомендуют рассчитывать плановую себестоимость аналитически, исходя из базисных показателей пред­ планового года и влияния на них ряда технико-экономических факторов. При существующей организации бухгалтерского учета анализ себестоимости базисного года не всегда позволяет вскрыть -все неиспользованные резервы экономии затрат, и неоправданные расходы закладываются в план следующего года. Этим же поло­ жением рекомендуется увязывать плановую себестоимость товар­ ной продукции с плановыми калькуляциями важнейших изделий,

рассчитанными на основе технически обоснованных норм матери­ альных и трудовых затрат на дату составления калькуляции и пред­ стоящих изменений этих норм в течение планируемого года в ре­ зультате организационно-технических мероприятий (изменения

конструкции изделий, совершенствования технологии, освоения бо­ лее производительного оборудования, лучшей организации труда и т. д.).

Нормативный учет производственных затрат в условиях АСУ

признан наиболее прогрессивным методом организации бухгалтер-

1 Утверждены 20/ѴІІ 1970 г. Госпланом СССР, МФ СССР, Госкомитетом цен при CM СССР и ЦСУ СССР.

42

ского учета себестоимости продукции. Этот метод способствует вы­ явлению резервов экономии средств, служит действенным орудием борьбы с бесхозяйственностью и в конечном итоге содействует снижению себестоимости продукции. Нормативный метод учета за­ трат позволяет оперативно, по мере совершения расходов, выявлять отклонения от норм и их конкретные причины и тем самым исполь­ зовать данные учета для принятия действенных мер по экономии ресурсов. При нормативном методе учета критерием целесообраз­ ности затрат служит не усредненная плановая себестоимость, а

нормативная себестоимость, отражающая научно обоснованные нормы расходов текущего периода.

Обязательная предпосылка внедрения нормативного метода учета затрат — текущее нормативное планирование. Сущность нор­ мативного планирования себестоимости состоит в том, что кальку­ ляции всех основных видов продукции составляются строго на основе обоснованных норм материальных и трудовых затрат и

смет косвенных расходов. Нормативные калькуляции составляются

ежемесячно по действующим нормам прямых расходов. Доля кос­ венных расходов включается в нормативную себестоимость с уче­ том сметы этих расходов и объема производственной программы текущего месяца в соответствии с порядком их распределения.

Для составления нормативной калькуляции необходимо, чтобы по каждому изделию были следующие данные:

подетальные нормы расхода материалов (или нормы выхода продукции из используемого сырья), нормы расхода материалов на сборочные операции, нормы полезных отходов;

плановые ценники по всем материальным ресурсам и отходам;

нормы затрат на сушку древесины; пооперационные нормы выработки, тарифные ставки и расцен­

ки за оплачиваемые сдельно работы;

положение о премировании рабочих из фонда заработной платы; штатные расписания лиц, оплачиваемых повременно;

плановые данные об уровне (% к основной зарплате) различ­ ных доплат производственным рабочим, предусмотренные действу­ ющим законодательством и включаемые в виде прямых расходов в себестоимость продукции (например, за руководство бригадой, за работу в ночное время и т. д.) ;

нормы времени на обработку изделий на разных видах обору­

дования; коэффициенты приведения расходов по эксплуатации различ­

ных видов оборудования к расходам одной из групп, принимаемых за единицу;

сметы цеховых, общезаводских расходов и расходов по содер­

жанию и эксплуатации оборудования, подтвержденные надлежа­ щими расчетами (при достаточно равномерном распределении про­ изводственной программы в течение года в целях упрощения рас­ четов можно расходы по содержанию и эксплуатации оборудова­ ния включать в нормативную себестоимость изделий, исходя из

сметных ставок на единицу продукции) ;

43

сведения о производственной программе текущего месяца для распределения косвенных затрат между изделиями, выпускаемы’ ми в текущем месяце.

Нормативную калькуляцию составляют ежемесячно по всем

статьям себестоимости и по каждому виду выпускаемой продукции,

даже в тех случаях, когда нормы прямых затрат не меняются, так как колебания производственной программы приводят к измене­

нию сумм косвенных расходов, падающих на единицу продукции.

Для экономии времени целесообразно использовать многоколон­ чатые бланки с двенадцатью графами (на каждый месяц).

Нормативная калькуляция служит эталоном, к которому долж­ ны стремиться фактические расходы, и достаточно точным критери­

ем наличия резервов снижения себестоимости. Нормативные каль­ куляции позволяют контролировать выполнение плана оргтехмероприятий, направленных на снижение себестоимости продукции, и численно измерить их эффективность.

Сущность нормативного метода учета производственных зат­ рат состоит в расчленении фактических расходов на две составные

части — затраты в пределах действующих норм и отклонения от норм (положительные либо отрицательные).

В зависимости от характера расходов отклонения от норм зат­ рат выявляются или еще до их совершения, или после. В первом случае отклонения от норм расходов оформляются особыми доку­ ментами и правомерность этих непредусмотренных расходов под­ тверждается уполномоченными лицами. На предприятиях приказом руководителя устанавливается, какие должностные лица вправе разрешать расходы сверх установленных норм и в каких пределах.

Так, в случае необходимости замены одних материалов, предусмот­ ренных нормами, другими, как правило, более дорогими, оформля­ ются специальные требования на замену. Эти требования выполня­ ются только при наличии разрешительных подписей правомочных лиц. Точно так же сверхнормативные доплаты за работу в сверх­

урочное время оформляются специальными доплатными листками,

которые принимаются к начислению только при надлежащем ут­ верждении. Такой порядок предварительного контроля за уровнем затрат имеет большое дисциплинирующее значение и позволяет

выявить конкретных виновников удорожания себестоимости про­

дукции. Отклонения от норм расходов поддаются предварительно­ му документированию по большинству прямых расходов (материа­

лы, зарплата).

Отклонения по второй группе затрат выявляются аналитически, уже после их свершения. Эффективность такого контроля, конечно, ниже, однако превосходит существующий порядок учета тем, что при наличии нормативных калькуляций можно расшифровать кон­ кретные причины отклонений от норм, к этой группе относятся кос­ венные затраты — цеховые, общезаводские расходы и расходы по содержанию и эксплуатации оборудования. Это комплексные статьи себестоимости, состоящие из разнообразных затрат. Часто­

та сопоставления этих расходов с нормативами зависит от спосо-

44

ба их регистрации и обычно делается раз в месяц, однако при же­ лании можно анализировать их и чаще — 2 раза в месяц, еже­

декадно и т. д.

При нормативном методе учета затрат наряду с документиро­ ванием отклонений от норм видоизменяются и учетные регистры. Сумма отклонений от норм группируется в разрезе отдельных фак­ торов, причем принципиально изменяется порядок определения этих отклонений. Они выявляются не как разность между фактиче­ скими затратами и нормами, а на основе документов или аналити­ ческих расчетов. Для отраслей с большими колебаниями остатков незавершенного производства разработаны методика распределе­ ния суммы отклонения от норм между товарной продукцией и не­ завершенным производством и порядок учета изменения норм. Для мебельных предприятий эти особенности нормативного учета не имеют принципиального значения, так как остатки незавершенного производства малы и их можно оперативно учитывать в виде остат­ ков сырья на производстве.

Роль нормативного метода учета не ограничивается усилением контроля за уровнем затрат. Нормативный учет затрат позволяет ■системно определять результаты внутризаводского хозрасчета и выявлять участие отдельных производственных подразделений в конечных результатах работы хозяйства. Суммы отклонений от

норм затрат по цехам служат объективным показателем для внут­ ризаводского распределения средств фонда материального поощре­ ния и для премирования.

Нормативный учет упрощает калькулирование фактической себе­ стоимости продукции. Если на предприятии выпускаются разные модификации одних и тех же изделий, то затраты можно группиро­ вать не по каждой разновидности, а по укрупненной номенклатуре. Отклонения от норм затрат, учтенные по группе однородных изде­ лий (в разрезе статей себестоимости), распределяются между от­

дельными разновидностями продукции пропорционально норматив­

ным расходам. Себестоимость каждого вида продукции калькули­ руют как алгебраическую сумму затрат по нормам и относящихся

к ним отклонений.

Анализ отклонений от норм затрат позволяет также судить о качестве нормирования. Систематические отклонения фактических расходов от расчетных нормативов, не обусловленные конкретны­

ми обстоятельствами, свидетельствуют о недостаточно обоснован­

ных нормах.

В мебельной промышленности принципы нормативного учета частично внедрены лишь на предприятиях Северо-Кавказского объединения — на фирмах «Кубань», «Краснодар» и др.

Какие же причины тормозят внедрение нормативного учета? Во-первых, на многих мебельных предприятиях централизован­

но разработанные нормы материальных затрат не всегда перера­

батывают с учетом местных производственных условий и вносимых изменений в конструкцию и технологию изделий. Среди норм тру­ довых затрат и расценок значительный удельный вес занимают

45

опытно-статистические нормы, которые редко пересматриваются и не соответствуют реальной трудоемкости отдельных операций и процессов. Недостаточно разработаны нормы обслуживания для. рабочих-повременщиков и нормы времени использования оборудо­

вания для производства разных видов продукции и сметных ставок расходов по его содержанию и эксплуатации.

Во-вторых, при нормативном методе трудоемкость процесса уче­

та себестоимости несколько возрастает. Экономический эффект от внедрения нормативного учета не в том, что снижаются издержки по ведению книг, а в том, чтобы в результате усиления контроля снизилась себестоимость продукции, причем экономия от снижения

себестоимости многократно компенсирует некоторое увеличение управленческих расходов. В условиях лимитирования числен­ ности . управленческого персонала необходимость увеличения штата бахгалтерии на 1—2 единицы является сложным препят­

ствием.

Нормативный учет обнажает все резервы экономии затрат, ко­

торые скрыты в плановой себестоимости товарной продукции. Внед­ рение нормативного планирования неизбежно должно повлечь за собой более напряженный план прибыли и потенциальную опас­ ность недовыполнения этого директивного показателя. Таким об­ разом, хотя при нормативном учете масса прибыли возрастает,

план может оказаться невыполненным со всеми вытекающими из

этого последствиями — снижением фондов экономического стиму­ лирования, моральными потерями.

Переход на автоматизированную систему управления автома­ тически устраняет большинство из этих препятствий. Еще до внед­

рения АСУ приводится в порядок все нормативное хозяйство, разра­ батываются все недостающие нормативы, а в дальнейшем они

постоянно обновляются. В результате механизированной обработ­ ки данных сокращается трудоемкость операций, связанных с учетом отклонений от норм и их группировкой по факторам. Объем работы аппарата бухгалтерии и планового отдела не только не возраста­ ет, но даже сокращается за счет концентрации всех работ по нор­ мативному планированию и учету на вычислительном центре. Пере­ стройка организации учета себестоимости идет планомерно в соот­

ветствии с проектом АСУ.

Нормативный учет производственных затрат относится к числу важнейших задач, решаемых в автоматизированной системе управ­ ления. Схематически эта задача решается следующим образом:

разрабатываются абсолютно все нормативы, необходимые для

расчета себестоимости продукции (их перечень лриведен выше);

все нормативы переносятся на машинные носители (на перфо­ карты или в магнитные ленты) и создается ряд массивов;

нормативы должны содержать в закодированном виде призна­ ки, позволяющие автоматически группировать их (например, по из­ делиям или по периодам действия норматива) ;

нормативы должны быть максимально детализированы по эле­

ментам, первичным операциям, чтобы при машинной группировке

46

можно было получить сводные нормы затрат по изделиям в раз­ резе калькуляционных статей;

все изменения норм должны систематически заноситься в осо­

бые массивы изменений, чтобы можно было иметь сведения о дей­

ствующих на данный момент нормах затрат и о всех изменениях,,

происшедших с начала года;

по затратам, по которым документируются отклонения от норм,

соответствующая информация вводится в ЭВМ на основе первич­ ных документов; по остальным статьям себестоимости в машину заносятся данные о сумме фактических расходов, а сумма откло­ нений и их аналитическая расшифровка по факторам происходит автоматически, по специальным программам;

ЭВМ периодически печатают нормативные калькуляции по всем видам продукции в сопоставлении с фактическими затратами и выявляют отклонения от норм по факторам;

ЭВМ выдают также по соответствующим программам все необ­

ходимые сводные данные для заполнения отчетности о себестоимо­

сти товарной продукции, о сумме затрат по элементам, об эффек­ тивности оргтехмероприятий по снижению себестоимости, о затра­

тах на рубль товарной продукции и т. д.

Интеграция учетной и плановой информации обеспечивает над­ лежащий контроль за уровнем себестоимости и повышает эффек­ тивность управления.

Организация нормативного учета затрат в мебельной промышленности

В мебельных фирмах широко распространена технологическая специализация цехов, предусматривающая последовательную об­ работку исходного сырья, начиная с распиловки круглого леса и кончая сборкой мебели. Большое число фирм, особенно в Сиби­ ри, выпускают и черновые мебельные заготовки не только для соб­

ственных нужд, но и для отгрузки в безлесные районы. На этих предприятиях учет организуется по полуфабрикатному методу: калькулируется себестоимость полуфабрикатов, которая включа­ ется затем комплексной статьей в себестоимость продукции сле­ дующих переделов.

Специфика каждого производства обязывает конкретизировать общие !принципы нормативного учета затрат и разрабатывать осо­

бые модели для отдельных подразделений.

Деревообрабатывающее производство. На организацию норма­

тивного учета в цехах деревообработки влияют некоторые особен­ ности этого производства. Основные из них следующие:

из одного и того же вида сырья выпускают несколько видов про­ дукции, причем себестоимость каждого вида — самостоятельный объект калькуляции (например, черновые мебельные заготовки (ЧМЗ), упаковка для мебели, изделия ширпотреба и др.) ;

из одного и того же сорта пиломатериалов выпускаются ЧМЗ

47

разных групп качества; черновые мебельные заготовки используют не только как полуфабрикат для производства мебели, их отгру­ жают также на сторону как товарную продукцию;

объектом нормирования и калькулирования является обезличен­ ный 1 л3 черновых мебельных заготовок, независимо от сортности, хотя отпускные цены дифференцированы по группам качества;

ассортимент черновых мебельных заготовок внутрифирменного потребления зависит от производственной программы выпуска ме­

бели, а спецификация отгружаемых заготовок устанавливается

договорами на поставки; цехи деревообработки оснащены оборудованием различной про­

изводительности, что влечет за собой дифференциацию норм выра­ ботки и расценок на одинаковую продукцию.

В себестоимости продукции деревообрабатывающих цехов наи­ больший удельный вес занимают материальные затраты (око­

ло 75%).

Для нормативного учета затрат по статье «Сырье» необходимо иметь дифференцированные нормы выхода черновых мебельных заготовок по группам качества из каждого сорта раскраиваемых досок и плановую внутрифирменную себестоимость каждого сорта

пиломатериалов.

В практике работы мебельных фирм применяют усредненные нормы списания пиломатериалов на 1 M3 черновых мебельных за­ готовок, поэтому сортовую структуру распиливаемых досок форми­ руют интуитивно, но обосновывают расчетами, что не гарантирует минимизацию затрат по статье «Сырье». При повышении сортности пиломатериалов улучшается качество черновых мебельных загото­ вок, однако1 это экономически не оправдано, так как завышение качества товарных черновых заготовок по сравнению с заказом потребитель не оплачивает, а повышение сортности мебельных за­ готовок для внутрифирменного использования приводит лишь к удорожанию себестоимости мебели.

Экономически обоснованное нормирование материальных зат­ рат в себестоимости черновых мебельных заготовок предполагает

оптимизацию сортовой структуры пиломатериалов, обеспечиваю­ щую необходимое качество черновых мебельных заготовок при ми­ нимальной стоимости сырья. Для этого технологический отдел еже­ месячно должен рассчитать плановую потребность этих заготовок по группам качества. Сортность заготовок внутрифирменного по­

требления устанавливается на уровне нижнего предела, допускае­ мого для каждой детали мебели, а качество товарных черновых мебельных заготовок — в соответствии с договорами поставки. Оп­ тимальную сортовую структуру пиломатериалов рассчитывают ме­ тодом линейного программирования. В условиях АСУ эти расчеты

выполняются на ЭВМ.

Пример расчета. Исходные данные:

1. Месячная потребность ЧМЗ по группам качества (л3): I — 100; II —

200; III — 180; IV — 120.

48

2. Нормы выхода черновых мебельных заготовок из пиломатериалов разных сортов:

В общем виде задача сводится к минимизации линейной формы:

і

C^^aiXi, ,

і

где C — общая стоимость пиломатериалов; ai — сортовые цены на пиломатериалы;

Xt — количество пиломатериалов определенного сорта, -и3; і — сорт пиломатериалоів (i=ll⅛ 2, 3, 4).

При соблюдении ограничений

С> d '

1

где bij — выход черновых мебельных заготовок определенной группы качества, % к объему раскроенного пиломатериала определенного сорта;

(/ — группа качества черновых мебельных заготовок, /= 1, 2, 3, 4;

dj — минимальная потребность черновых мебельных заготовок определен­ ной группы качества.

На основе исходных данных система ограничений представлена в следую­ щем виде:

0,1096л-1 + 0,0107λ∙2 ≥ 100

0,60x1 + 0,0918λ⅛ + 0,028λ∙3 + 0,0184λ-4 > 200

0,0648x1 + 0,4918λ∙2 + 0,098λ-3 + 0,0596λ∙4 ≥ 180

0,0256л-1 + 0,0757λ∙2 + 0,374λ3 + 0,3220λ-4 ⅛ 120

Целевая функция:

41 ,40λ∙1 + 34,10λ-2 26,80λ3 + 19,50x4 = min

Соблюдение оптимальной структуры раскраиваемых пиломате­

риалов экономит затраты и увеличивает прибыль на рубль реали­ зуемой продукции.

Текущее нормирование затрат сырья и выявление отклонений от норм по факторам выполняется на ВЦ. Для этого используют нормы выхода отдельных видов продукции из досок разных сортов и плановую себестоимость каждого вида пиломатериалов (по по-

49