книги из ГПНТБ / Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий)

Вопрос об обработке всей информации на ЭВМ решается с уче­

том сравнительной трудоемкости выполнения работ вручную или на ВЦ, причем при определении трудоемкости автоматизированной обработки принимается во внимание весь комплекс операций, включая трансляцию на машинные носители, транспортировку до­ кументов на ВЦ, разработку программ и т. д. В зависимости от способа обработки документов следует решать вопросы классифи­ кации, идентификации, кодирования и алгоритмизации.

Совершенствование потоков информации по основным фондам

Для совершенствования документооборота по основным фондам необходимо иметь четкое представление об управленческих зада­ чах, связанных со средствами труда в разрезе функциональных отделов фирмы, и о потребности в исходных данных для их ре­ шения. Наиболее важные задачи следующие.

А. В бухгалтерии:

1.Контроль за основными фондами.

2.Представление отчетности о наличии и движении основных средств, сгруппированных по назначению и классификационным группам (видам), по форме 11.

3.Определение рентабельности производства как отношения

прибыли к авансированным фондам и расчет фондов стимулирова­ ния.

4.Начисление амортизации.

5.Определение результатов ликвидации основных средств.

6.Расчет платежей в бюджет за пользование основными фон­

дами.

7. Анализ наличия, структуры и использования основных фон­

дов.

Б. В плановом отделе:

1.Разработка плана производства в части производственной

мощности.

2.Разработка плана издержек в части расходов по содержа­

нию и эксплуатации основных фондов.

3.Калькуляция себестоимости отдельных вадов продукции.

4.Расчет показателя плановой рентабельности производства

ифондов экономического стимулирования.

5.Расчет плановых качественных показателей использования

основных фондов.

6.Составление плана капитальных вложений.

7.Разработка сметных ставок по содержанию и эксплуатации

оборудования.

В. В отделе главного механика:

1.Контроль за использованием оборудования.

2.Составление плана модернизации и приобретения оборудо­

вания.

3. Составление плана ремонта оборудования.

31

4. Расчет потребности в запасных частях и материалах для эксплуатации оборудования.

Г. В производственном отделе:

Оперативное планирование производства по цехам с учетом их производственной мощности.

Д. В технологическом отделе:

Разработка норм машиноемкости изделий.

Для решения перечисленных задач отделы фирмоуправления нуждаются в определенных данных.

Схема разработки информационной модели «входы и выходы функциональных отделов фирмоуправления» в части основных фондов в более компактном виде представлена в табл. 4. В ней показана потребность в исходной информации (входы) и выдача промежуточной или конечной информации (выходы). Порядок об­ работки данных в отделах не отражен. Каждый выход зашифро­

ван сокращенным обозначением отдела и порядковым номером. Входы шифруют только в том случае, если они являются выхода­ ми других отделов или если они поступают извне (буквой В). Та­ ким образом, входы без шифра представляют собой потребность в информации, которая должна быть удовлетворена первичной документацией.

Анализ приведенной схемы позволяет увидеть, что первичными исходными данными для решения многочисленных управленческих задач являются сведения о текущем составе основных фондов

предприятия, сгруппированных в различных разрезах (по назначе­

нию, классификационным группам, платности, нормам амортиза­ ции, издержкоемкости эксплуатации и т. д.), а также данные об их использовании. Обширность номенклатуры основных фондов и тру­ доемкость решения перечисленных задач старыми методами под­ сказывает целесообразность централизованной обработки этих

данных. На ВЦ создают систематически обновляемый информаци­

онный массив наличия основных средств предприятия, позволяю­ щий автоматизировать решение большинства перечисленных задач и составление отчетности.

Первичными документами служат типовые инвентарные кар­ точки, акты приема, ликвидации и внутреннего перемещения ос­ новных средств, акты приема-сдачи объектов на капитальный ре­

монт. Надлежащий контроль за использованием основных фондов возможен при наличии сведений о работе каждой единицы обору­ дования и о причинах простоя. Состояние оборудования (работа или простой) могут фиксироваться автоматически датчиками, агрегированными с системой счетчиков, или вручную. Второй ва­ риант недостаточно точен. Им пользуются вынужденно, если нет необходимой аппаратуры. Данные о простоях важнейших видов оборудования по заранее разработанной номенклатуре причин фиксируются мастером участка в сменных рапортах. ВЦ обобщает эти данные и рассчитывает аналитические показатели использо­ вания оборудования.

32

Таблица 4

Схема разработки информационной модели «входы и выходы функциональных отделов фирмоуправления» (по основным фондам)

33

Таким образом, совершенствование документооборота по основ­ ным фондам не приводит к существенной ломке существующей

документации. Принципиально меняется лишь маршрут докумен­ тов. Первичные документы направляются на ВЦ, и наиболее тру­

доемкие выходные таблицы выполняются на ЭВМ.

Совершенствование потоков информации по материальным ресурсам

Информационная подсистема материальные ресурсы относится к числу наиболее сложных как по плотности документопотоков, так и по числу решаемых задач. Методика оптимизации документооборота подробно изложена выше. Приведем только пе­ речень важнейших задач, связанных с предметами труда, и реко­ мендации о способах их решения в условиях АСУ.

Предварительное условие использования ЭВМ для осуществле­

ния всех функций управления материальными ресурсами — разра­

ботка следующих нормативно-справочных массивов:

а) классификатора всех видов сырья, основных и вспомогатель­

ных материалов, применяемых фирмой; в классификаторе членится вся совокупность материальных ресурсов на группы и подгруппы по определенным критериям;

б) номенклатуры-ценника материалов, в которой перечисляются все виды материалов каждой группы и подгруппы с указанием присвоенного им шифра и учетной цены; круглый лес оценивается по прейскурантным ценам в зависимости от пород, диаметров, сортов (с учетом предусмотренных скидок и накидок по отдельным способам поставки) ; пиломатериалы собственного производства образуют отдельный массив, подразделяются по породам, видам,

назначению и сортам и расцениваются по плановой себестоимости обезличенного кубического метра, скорректированного на присво­ енный коэффициент; остальные материалы оцениваются по плано­ во-учетным ценам, включающим транспортно-заготовительные рас­ ходы; одноименные материалы с относительно небольшим разры-

34

вом уровня оптовых цен допускается включать в номенклатуру одной позицией по усредненной цене;

в) подетальных, итоговых (на изделие) и усредненных норм материалоемкости; под усредненными подразумеваются нормы за­ трат материалов на некоторые полуфабрикаты или на единицу технологического процесса (например, на обезличенный кубичес­ кий метр щита или на 1 м2 поверхности склейки); итоговые (свод­ ные) нормы на изделия могут быть получены автоматически пу­ тем надлежащей группировки подетальных и усредненных норм;

расход обивочных тканей нормируется в двух вариантах — брутто, включая отходы, и нетто;

г) норм производственных запасов на складах по развернутой номенклатуре;

д) данных об остатках материалов на складах и в цеховых кладовых на начало периода по всей номенклатуре.

Нормативно-справочную информацию необходимо постоянно

поддерживать в идеальном состоянии, систематически обновляя все устаревшие нормативы. Новые нормы целесообразно вводить с начала месяца и к этой дате приурочивать корректировку мас­

сивов. Коррективы вводят в память ЭВМ, где хранится норматив­ ная информация, по специальной программе на основе извещений функциональных отделов об изменении норм.

Перечисленные массивы позволяют автоматизировать на ЭВМ решение важнейших задач:

1. Расчет потребности в материалах (план материально-техни­ ческого снабжения) по формуле

3i∙ +2 (HtiBj) - Oh

ɪ

где 3 — нормативный запас на конец периода;

H — норма материалоемкости на единицу продукции;

В — выпуск продукции по плану,

Oi — остаток на начало периода;

хозяйственные нужды отделы фирмоуправления рассчитывают

вручную.

2. Расчет калькуляции себестоимости изделия в части прямых затрат материалов по формуле

т

Ci=∑(Hllul),

1

/-го вида продукции.

35

3. Расчет плановой себестоимости товарной продукции по статье

п

материалов — ΣCjB'. .

і

4. Расчет текущего лимитирования отпуска материалов со скла­

да производственным подразделениямɪ по формуле

(H, Bj) — о:,

1

где В' — плановый выпуск продукции в текущем месяце; О' — остаток материала в цехе на начало месяца.

5.Аналитический учет материалов по складам.

6.Текущий контроль за уровнем производственных запасов по формуле

Зі — Отек.,

где Oτeκz — текущий остаток материала i-го вида.

7. Расчет нормативных затрат материалов по видам на факти­

ческий выпуск продукции (в разрезе цехов) по формуле

ɪ(^<7 /факт) • 1

8.Расчет отклонений фактического расхода материалов (по видам) от нормативов. Форму расчета см. на стр. 55.

9.Статотчетность по форме 1-сн.

Расчеты с поставщиками и контроль за выполнен,ием договоров

о поставке также могут быть выполнены на ЭВМ [22], однако масштабы работ мебельных фирм и разнообразие поступающих от поставщиков форм расчетных документов отодвигают автома­ тизацию этого учетного процесса на более поздний период. Эту работу можно выполнять старым способом или средствами малой механизации (на машинах типа «Аскота»).

Переменная информация для решения перечисленных задач ре­ гистрируется в типовых формах документов — приходных ордерах, лимитно-заборных картах, требованиях, ,накладных и т. д. Эти до­ кументы, а также определяемые инвентарным методом сведения о расходе материалов на производство и об остатках материалов в цеховых кладовых передаются на ВЦ по определенному графику для переноса на машинные носители и обработки. Предварительно они комплектуются в пачки в местах их формирования. Функцио­ нальные отделы фирмы получают из ВЦ машинограммы с реше­ ниями вышеперечисленных задач. На больших складах целесооб­ разно установить машины типа УРИ для совмещения учетной регистрации в карточках складского учета с перфорированием

данных на перфоленту или регистрировать первичные данные на

дуаль-картах.

36

Подобная организация обработки информации по материальным ресурсам высвобождает управленческий аппарат от большого объ­ ема технических действий, повышает обоснованность планов и оперативность учета.

Совершенствование потоков информации по труду и заработной плате

Оформлением и обработкой документации по труду и заработ­ ной плате занято большое число работников мебельных фирм,

поэтому комплексная автоматизация этих процессов дает значи­

тельный экономический эффект.

Наиболее трудоемки следующие задачи этой информационной

подсистемы:

1. Расчет планового фонда заработной платы и контроль за его использованием в целом по фирме и в производственных подраз­ делениях.

2.Составление плановых и нормативных калькуляций себесто­ имости продукции по статье «Заработная плата».

3.Планирование себестоимости всей товарной продукции по

этой же статье.

4.Начисление заработной платы и ее распределение по счетам, статьям и видам продукции.

5.Учет производительности труда и контроль за выполнением

,норм выработки.

6.Учет расчетов с рабочими и служащими и примыкающие к ним расчеты с бюджетом и с третьими лицами (организациями).

7.Анализ использования фонда заработной платы и учет от­

клонений от норм по факторам.

8.Кадровый учет.

9.Бухгалтерская и статистическая отчетность по кадрам, труду

изаработной плате.

Автоматизации решения всех перечисленных задач особенно

благоприятствует потенциальная возможность распространения бригадной организации труда и оплаты работ по конечной опера­ ции на большинстве производственных участков мебельных фирм.

Как и в других информационных подсистемах, непременное ус­ ловие сосредоточения всего комплекса работ на ВЦ — создание

информационно-справочного фонда, состоящего из следующих мас­ сивов (в части труда и заработной платы):

а) кадровый массив с подробной информацией о всех работаю­ щих на предприятии для кадрового учета и для расчета заработ­

ной платы; наряду с показателями типовых карточек учета кадров (по форме 2Т) в этот массив вводятся данные о разряде, долж­

ности, ставке, окладе, общем стаже и стаже, принимаемом для выплаты пособий по нетрудоспособности, числе иждивенцев, на­ личии детей (для налогообложения), удержании алиментов и т.д.;

ввиду громоздкости основного кадрового массива рекомендуется создавать параллельные рабочие массивы, упорядоченные по струк­

37

турным подразделениям, по плательщикам алиментов и т. д.;

обязанность вносить в массив изменения кадрового состава целе­ сообразно возложить на специально выделенного работника ВЦ за счет соответствующего сокращения численности отдела кадров;

б) операционные, подетальные и сводные нормы выработки и

расценки; к сводным относятся бригадные расценки за комплекс работ, выполняемых бригадой по конкретному изделию или техно­

логическому процессу, и итоговые расценки за изделие пли вид продукции; сводные расценки можно рассчитать на ЭВМ;

в) штатное расписание управленческого и хозяйственного пер­ сонала, а также повременно оплачиваемых рабочих;

г) плановые уровни дополнительных оплат, поясных коэффици­ ентов, премии, дополнительной заработной платы, рассчитываемые в процентном отношении к основной заработной плате;

д) ставки налогов;

е) номенклатура доплат, предусмотренных КЗОТ.

Наряду с постоянным информационно-справочным фондом из цехов и отделов фирмы ВЦ направляется текущая переменная ин­ формация. Число первичных документов значительно сокращено по сравнению с существующим документооборотом, а формы упро­ щены за счет исключения нормативно-справочных реквизитов. ВЦ направляются следующие документы:

1.Приемные записки, форма которых дополнена необходимыми сведениями для организации учета личного состава (демографиче­ ские показатели учета кадров и военнообязанных) и для начисле­ ния заработной платы (разряд, ставки, стаж, наличие детей, чис­ ло иждивенцев и т. д.).

2.Типовые записки об увольнении и предоставлении отпусков.

3.Записки о перемещении и об изменении условий оплаты, се­ мейного положения.

4.Данные табельного учета. В табелях вместо отметок о явках

ичасах работы допускается фиксировать только отступления о г

нормального режима, однако в период освоения АСУ этот метод внедрять преждевременно. В специальных графах табеля шифром намечают причитающиеся доплаты кормящим матерям, подрост­

кам, за бригадирство, за обучение учеников и т. п. В производ­ ственных подразделениях табельный учет ведут мастера по брига­ дам. Если на фирме при распределении бригадного заработка при­ меняют коэффициенты участия в зависимости от отношения к труду, их проставляют в табеле в соответствии с решением собра­ ния бригады.

5. Больничные листы (без расчета причитающегося пособия).

6. Ведомости начисления премии по всем источникам премиро­ вания. Многочисленные факторы при расчете премий усложняют их расчет на ЭВМ.

7. Доплатные листки за отступления от нормальных условий труда.

38

8. Данные о выработке. Подразделения, в которых применяется бригадная сдельщина и работа оплачивается по конечной опера­ ции, ограничиваются передачей на ВЦ вместо нарядов сдаточных накладных на выпущенную продукцию. На основе табеля и бри­ гадных расценок ЭВМ рассчитывает сдельный заработок каждого

члена бригады. При этом, если для производства одноименных

изделий применяют разную технологию с операциями различной

трудоемкости, в сдаточных накладных изделия группируют в таком

же виде и в коде продукции для них предусматривают различ­

ные шифры. Этот метод учета выработки и расчета заработной платы вполне себя оправдывает при одном обязательном усло­ вии — относительной стабильности состава бригад. Если состав бригад не постоянен, оплата по месячным итогам выпуска может материально ущемить лиц, проработавших в период высокой выработки, и неоправданно увеличить заработки рабочих в

периоды низкой производительности труда или простоев по орга­ низационным причинам. При подобной ситуации сдаточные на­ кладные о выпуске продукции и бригадные табели передают на ВЦ за более короткие интервалы времени — по платежным перио­ дам или по неделям. Рекомендуемый порядок практически приме­ ним во всех основных цехах мебельной фирмы. Для учета разо­ вых, случайных работ сохраняется оформление типовыми наря­

дами. На участках/где целесообразно сохранить индивидуальную сдельную оплату, мастер передает на ВЦ месячные накопительные

ведомости выработки каждого рабочего.

9. Данные о поступивших в бухгалтерию исполнительных лис­ тах и обязательствах по оплате товаров, купленных в кредит.

К числу важнейших выходных документов (машинограмм), ко­ торые ВЦ выдает на печать, относятся планы по труду и заработ­ ной плате с необходимой для управления детализацией (по подраз­ делениям, периодам и т. д.), плановые затраты постатье «Заработ­ ная плата по отдельным изделиям» и на товарный выпуск (плано­ вый и фактический), ведомость начисления заработной платы, свод заработной платы по видам оплат, расчетные листки на каждого рабочего, данные для заполнения отчетности по труду и заработ­ ной плате, таблицы распределения заработной платы по синтети­

ческим счетам, статьям и изделиям, свод удержаний, платежные ведомости, аналитические таблицы с группировкой непланируемых выплат по отдельным причинам, группировки, необходимые для от­ четности по кадрам, и другие периодические формы. По запросам

фирмоуправления ВЦ может группировать имеющуюся информа­ цию и в других разрезах и выдавать сводные таблицы для опе­

ративного анализа и контроля.

В условиях АСУ изменяются и автоматизируются почти все

процедуры обработки данных, это радикальный путь совершен­ ствования документооборота и потока информации по труду и заработной плате.

39'