книги из ГПНТБ / Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий)

ħe зависящие от работы цеха, не оказывали влияния на уровень материального поощрения производственных подразделений. Эти взаимосвязи достаточно хорошо раскрывают значение системно­

го подхода для оптимизации документооборота.

Методы обследования потоков экономической информации на мебельных фирмах

Существует несколько методик обследования потоков эконо­ мической информации и описания информационной модели пред­

приятия. Во всех методиках проведения этой предпроектной ста­ дии разработки АСУ можно выделить следующие этапы: харак­

теристику обследуемого объекта, изучение и численную оценку объема документооборота, оформление результатов обследования.

Общее для всех разработанных методик — целевая установка и рекомендации по организации этой работы. Цель обследования состоит в том, чтобы получить исходный материал для анализа документооборота и его перестройки с учетом требований АСУ или для его совершенствования при сохранении традиционной

технологии управления.

Обследование рекомендуется проводить силами специализи­ рованных или отраслевых проектных институтов, а также спе­ циалистов высших учебных заведений, привлекаемых на хоздо­

говорных началах. В порядке исключения допускается проведение

этой работы силами предприятий, если в них созданы специаль­ ные подразделения. На первый взгляд кажется, что работники предприятия могут быстрее и лучше справиться с этой работой, поскольку они хорошо знакомы с объектом обследования. Одна­ ко работники предприятия привыкают к информационной систе­ ме хозяйства и перестают замечать ее недостатки. Иногда сложно на несколько месяцев освободить группу работников фирмоуправления от текущих обязанностей и переключить на выполнение

разовой работы.

Обследование документооборота предприятия — трудоемкий процесс. На средних мебельных фирмах с годовым объемом про­ дукции 4—6 млн. руб. группа обследования в составе 3—4 человек загружена приблизительно в течение квартала. Поскольку работа выполняется привлеченными лицами, которые недостаточно хорошо знакомы с особенностями предприятия, рекомендуется начинать обследование с подробной характеристики предприятия, его струк­ туры, объемов и ассортимента выпускаемой продукции, технологии производства, функций управления и т. д. Обследование предприя­ тия и анализ информационной модели необходимо зафиксировать

вследующих документах:

1.Схеме организационной структуры предприятия с пометками

оместонахождении отдельных подразделений и служб, размещен­

ных на разных площадках.

2.Основных производственных показателях работы фирмы —

объеме выпускаемой продукции, основной номенклатуре изделий

20

с указанием количества и выпускающих подразделений (если сбо­ рочные цехи специализированы попредметно), численности про­ изводственного персонала в подразделениях.

3.Кратком описании технологии производства с перечислением важнейших операций по каждому цеху.

4.Схеме организационной структуры фирмоуправления.

5.Штатном расписании отделов фирмоуправления и управлен­

ческого аппарата цехов с указанием содержания работ каждого работника.

6.Укрупненной номенклатуре материалов с указанием основ­ ных поставщиков.

7.Системе оплаты труда по каждой категории работников це­ хов (индивидуальная сдельщина, бригадная сдельщина, оплата по

конечной операции, показатели премирования из фонда заработной платы и т. д.).

8. Показателях и условиях премирования из фонда материаль­ ного поощрения работников фирмоуправления и подразделений.

9. Ведомости технических средств механизации управленчес­ кого труда.

10. Табеле оперативной, бухгалтерской и статистической отчет­ ности с приложением отчетных форм.

Следующий этап обследования — изучение документооборота и его численная характеристика. Сложность охвата всей докумен­ тации предприятия и необходимость разделения труда между ис­ полнителями обязывают расчленить документооборот. В этом еди­ нодушны авторы разных методик, однако группировочные признаки членения документации могут быть различными. Так, Ю. И. Maкарский [12] рекомендует обследовать информацию в разрезе под­ разделений по функциям управления (планирование, оперативное управление, учет и т. д.). Μ. Μ. Блувштейн и др. [20] предлагают

схематически отражать движение документации по подразделе­ ниям с приложением образцов документов.

Достоинство группировки документов по структурно-функцио­

нальному признаку состоит в тоМ, что можно закрепить за каж­ дым исполнителем определенные подразделения и упростить ох­

ват всех входящих и исходящих документов данного звена. Однако этот подход имеет весьма существенный недостаток, так как раз­ общает взаимосвязанные документы, затрудняет в процессе по­ следующего анализа выявление избыточной информации и разра­ ботку интегрированной системы обработки данных. Одно из требований этой системы — изъятие из первичных документов све­ дений нормативно-справочного характера, чтобы при решении кон­ кретных задач (составлении расчетов, аналитических таблиц,

заполнении отчетности и т. д.) эти данные поступали непосредст­ венно из нормативно-справочных массивов, хранящихся на вычис­ лительном центре. Арифметические действия также должны выпол­

няться механизмами на ВЦ.

Для АСУ необходимо описывать каждый документ в отдельно­ сти и каждый содержащийся в них показатель. Показатели и до­

21

изучаются методом сквозного обследования по следующим важ­ нейшим информационным подсистемам: кадры, труд и заработная плата, материальные ресурсы, основные фонды, производство, го­ товая продукция и сбыт. Содержание документов в каждой под­ системе определяется ее названием. К подсистеме производства относятся те документы, которые связаны с производственным

процессом и не вошли в остальные группы, .например плановые и отчетные калькуляции, акты на брак, документация по внутрифир­ менным услугам, производственные задания подразделениям и т. д. Метод сквозного обследования заключается в том, что документы, пути их движения, способы обработки и обобщения по каждой ин­

формационной подсистеме изучаются и анализируются по всем ■структурным подразделениям и функциональным отделам фирмы.

Так, вся нормативная, плановая, отчетная документация по труду

и заработной плате и ее последующая обработка изучаются в ос­ новных и вспомогательных цехах, в отделе труда и заработной платы, в плановом отделе, в бухгалтерии, в отделе кадров, а до­ кументация и обработка данных по материальным ресурсам — в

технологическом отделе (в части разработки норм расхода мате­ риалов), отделе снабжения, на складах, в цехах, бухгалтерии, пла­ новом отделе.

2. Обследование одной информационной подсистемы во всех структурных подразделениях поручается одному и тому же лицу, компетентному в этих вопросах. Масштабы даже крупных мебель­ ных фирм таковы, что обследование одной информационной подси­ стемы под силу одному человеку. Соблюдение этого требования облегчает составление модели документооборота по данной под­ системе, ее осмысливание и совершенствование.

3.Наиболее приемлемая техника обследования состоит в про­ ведении устного опроса должностных лиц каждого подразделения.

Впроцессе беседы с должностными лицами выясняется, какие до­ кументы они заполняют (или получают) по соответствующей под­ системе и какова процедура их обработки и использования. Метод

письменных анкет дает худшие результаты.

4.Результаты изучения первичной документации фиксируются в упрощенном порядке: по каждой информационной подсистеме составляется перечень первичных документов в разрезе тех под­

разделений, где эти документы формируются и используются. Сна­ чала записываются документы, заполняемые в данном подразделе­ нии, а затем документы, поступающие из других звеньев. В переч­ не одни и те же документы перечисляются дважды — по месту образования и использования. Указываются также название до­ кумента, приблизительная трудоемкость его заполнения, число ко­ пий, периодичность составления, адрес представления или источ­ ник получения, целевое назначение и общее число документов за год.

Перечень документации по труду и заработной плате показан в табл. 1.

23

Таблица t

Перечень документации по труду и заработной плате

К перечню прилагаются образцы заполненных документов и графические схемы их движения. В схеме условными знаками обозначаются действия, производимые с документами (составле­ ние, подписание, утверждение, согласование, регистрация, вклю­ чение в свод и т. д.).

Образец графических отметок на обороте (Наряда на заработ­

ную плату следующий:

24

Такой порядок отражения результатов обследования создает

отчетливую модель документооборота, вполне пригодную для ее анализа и совершенствования лицами, компетентными в данной области управления. Обычно уже в процессе составления перечня обнаруживается избыточная и нерациональная информация. За­

полнение подробного перечня значительно менее трудоемко по сравнению с имеющимися рекомендациями о составлении специ­ альных карт на каждый документ, в которых подробно описыва­ ются источники данных, реквизиты и совершаемые в документе арифметические и логические действия.

5. Процедуры обработки документов, способы обобщения, по­ рядок системного учета, а также целевое назначение этих дейст­ вий фиксируются в аналогичных перечнях работ. Эти перечни со­ ставляются в каждой информационной подсистеме по структурным подразделениям фирмы.

К перечню прилагаются заполненные образцы расчетов, регист­ ров и т. д. Подобные перечни менее трудоемки и более наглядны по сравнению с документограммами, рекомендованными другими методическими указаниями.

6. Каждый обследователь анализирует данные соответствующей подсистемы и разрабатывает рекомендации по ее совершенствова­ нию. Комбинированные документы, охватывающие разнообразную

информацию и взаимосвязи между разными информационными

подсистемами, анализирует руководитель бригады. Однако подоб­

ных точек соприкосновения бывает не слишком много.

7. При необходимости по каждой подсистеме составляют мат­ ричные схемы документальных связей между структурными произ­

водственными подразделениями и функциональными отделами фирмы. В подлежащем матрицы указан вид документа и его пе­ риодичность, а в сказуемом — структурные подразделения, в ко­ торых формируется и используется документ. На пересечении со­ ответствующих граф условными графическими обозначениями отмечают характер выполняемой над документом операции (фор­ мирование, обработка, использование), а стрелками — путь движе­ ния документа.

Для количественной оценки объема документооборота исполь­ зуются различные единицы измерения: количество заполненных до­ кументов, реквизитов, символов, арифметических действий, при­ веденных к одинаковой трудоемкости и др. (в качестве единицы трудоемкости можно принять операцию сложения, трудоемкость

остальных арифметических действий пересчитывается при помощи

определенных коэффициентов).

Однако на стадии обследования существующей информацион­ ной системы нецелесообразно затрачивать много усилий на точный

подсчет количества показателей и символов, тем более, что в про­ цессе оптимизации документооборота будет отменено заполнение некоторых избыточных документов или пересмотрено их содержа­ ние. Наиболее простой способ измерения объема документооборо­ та — подсчет количества заполненных документов. Этих данных вполне достаточно для решения вопроса о целесообразности авто­ матизации соответствующих управленческих задач. Более деталь­ ные сведения, необходимые для проектирования машинной обра­ ботки данных, можно получить непосредственно из заполненных

образцов документов, прилагаемых к перечню (см. табл. 1).

ОРГАНИЗАЦИЯ ОСНОВНЫХ потоков ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ПРИ АСУ

Методика оптимизации документооборота

Обследование действующей информационной модели фирмы и ее анализ позволят приступить к проектированию более совершен­

ной организации документооборота с учетом требований, предъяв­ ляемых АСУ. Разработка новой информационной модели — очень ответственный процесс, от которого во многом зависит эффектив­ ность функционирования АСУ.

Анализ существующего документооборота позволил выяснить организационную структуру фирмоуправления, функции, выполня­ емые каждым структурным подразделением и отдельными долж­ ностными лицами, содержание решаемых ими задач и логику их решения, процедуры обработки данных, виды используемой пер­ вичной документации и т. д. В процессе анализа вскрываются нерациональные управленческие работы и пороки циркулирующей документации в содержании, периодичности, маршрутах, способах

26

обработки. Совокупность этих сведений и выводов позволяет раз­ работать более совершенную информационную модель.

При переходе на АСУ строение существующего документообо­ рота останется в основном без изменения, так как цели и функции

управления практически не меняются. Пересмотрены будут: лишь

содержание и формы отдельных документов и способы их обработ­ ки для устранения дублирования, обеспечения многократного ис­

пользования единожды зафиксированных данных, совмещения первичной регистрации хозяйственных операций с переносом на машинные носители и максимальной механизации технических процессов — подсчетов, таксировки, сравнения и т. д.

При разработке новой информационной модели из большинства первичных документов исключают нормативные показатели. Все

нормативы, необходимые для планирования и регулирования хо­ зяйственной деятельности, а также для анализа и контроля, обра­ зуют специальные нормативно-справочные массивы, хранящиеся в памяти ЭВМ или на перфокартах. По мере изменения норм эти

массивы систематически корректируются. Сопоставление отчетных данных с нормативами и расчет отклонений происходят на ЭВМ по разработанным алгоритмам. Содержание и периодичность до­ кументов разрабатывают исходя из задач управления на всех иерархических уровнях. Потребность вышестоящих звеньев в эко­ номической информации четко определена существующими форма­ ми отчетности. Внутрифирменная потребность в информации вы­ текает из характера задач, решаемых отделами фирмоуправления и линейным управленческим, аппаратом фирмы. Содержание доку­ ментов должно обеспечить систематический контроль за выполне­ нием плановых заданий и нормативов, принятие оперативных реше­ ний, анализ хозяйственной деятельности и материалы для плани­

рования работы на следующий период, выявление результатов

внутрифирменного хозрасчета, подведение итогов социалистиче­

ского соревнования и т. д.

Формы и маршруты документов проектируют, ориентируясь на механизированное выполнение вычислительных и элементарных логических операций (сравнений, группировок, отбора и т. д.).

Там, где это допустимо без ущерба для оперативности управле­

ния, внедряют накопительные документы при одновременном уд­ линении их периодичности. Это диктуется трудоемкостью трансля­ ции рукописных документов на машинные носители.

Особое внимание уделяют сохранению юридической доказа­ тельности документов, устанавливающих материальную и адми­ нистративную ответственность должностных лиц за сохранность ценностей или за принятие решений.

Разнообразие и сложность информационной системы предприя­ тия обязывают придерживаться определенного порядка при разра­ ботке новой модели. Наиболее целесообразно соблюдать тот прин­ цип систематизации документов, который применялся при об­ следовании существующей системы, т. е. всю документацию

Группировать в разрезе основных информационных подсистем — кадры, труд и заработная плата, материальные ресурсы и т. д.

Общий подход к оптимизации документооборота основан на методе дедукции. В первую очередь определяют потребности каж­ дого функционального отдела и производственного подразделения в конкретных данных, а затем содержание сводных, промежуточ­ ных и первичных документов, обеспечивающих получение этих сведений. Данные, зафиксированные в каком-либо первичном до­ кументе, могут быть использованы в разных подразделениях фир­ мы без его дублирования. Это может лишь потребовать группиров­ ку исходных данных в различных разрезах и в разные сроки.

Определив содержание информации для всех функций и уров­

ней управления по каждой подсистеме, необходимо установить ее

периодичность, способ обобщения, место формирования, порядок первичной регистрации, т. е. проектируют формы первичных и свод­ ных документов и пути их движения.

На предприятиях основным потребителем первичных данных и Поставщиком обобщенной информации для других функциональных отделов является ВЦ, поэтому начинают с определения потреб­ ности в исходной информации для ВЦ, тем более, что она строго регламентирована существующими формами отчетности и действу­ ющими положениями. Каждому запроектированному первичному документу присваивается буквенно-цифровой шифр. Буквой обо­ значают информационную подсистему (К — кадры, T — труд и зарплата, П — продукция и сбыт и т. д.), а все первичные

документы внутри данной подсистемы нумеруют по порядку. Если идентичная информация необходима для решения управленческих

задач в других функциональных отделах, новый документ не проектируют, а в качестве источника данных ссылаются на ранее разработанный документ.

При отсутствии в первоначально разработанной форме докумен­ та каких-либо дополнительных данных, необходимых для других функций управления, недостающие реквизиты добавляют в уже имеющиеся формы документов, чтобы обеспечить их интегральное

использование. Так, сменный рапорт лесопильного производства дополняют сведениями о выходе пилопродукции в ассортиментном разрезе.

Порядок разработки необходимой документации — информаци­ онной модели по подсистеме «Готовая продукция и сбыт» (фраг­ мент) представлен в табл. 3. В ней опущены процедуры обработки первичных данных и виды производной информации. Их проекти­ руют применительно к каждому массиву однородных документов в зависимости от потребностей отделов, объема Документов и имеющихся технических средств.

При детализации информационной модели необходимо опреде­ лить порядок фиксации исходных данных, количество экземпля­ ров документа, маршруты движения, порядок юридического офор­ мления (подписи, утверждение, согласование).

28

29