книги из ГПНТБ / Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий)

те укрупнения мебельных предприятий и специализации цехов, а также расширения ассортимента и увеличения в составе продук­ ции доли многопредметных наборов (гарнитуров) темпы роста физического объема документооборота опережают темпы роста численности управленческого персонала.

Допустим, что в результате слияния двух мебельных фабрик создана фирма. На каждой фабрике два цеха — заготовительный

и сборочный. Между ними циркулирует два документопотока — заявки на детали и сдаточные накладные, а всего на обеих фаб­ риках четыре документопотока:

На фирме вместо двух комплексных заготовительных цехов организовано два специализированных цеха — деревообра­ ботки и мебельных щитов, а в сборочных цехах проведена попред­ метная специализация. При такой структуре производства на фирме будут циркулировать 12 документопотоков, т. е. они воз­ растут в 3 раза, что отражено в схеме:

В общем виде число документопотоков будет равно Х(Х—1\,

где X число подразделений.

Справиться со все возрастающими потоками экономической

информации и повысить эффективность управления, применяя математические методы в экономических расчетах, можно только путем автоматизации этого процесса — внедрения автоматизиро­ ванных систем управления (АСУ).

Под АСУ подразумевают такую организацию управления, при которой с помощью ЭВМ и других технических средств автомати­ зируют все или часть основных элементов этого процесса.

В АСУ большую роль играет человек. Людьми в первичных документах фиксируется большая часть исходных данных, машин­ ное восприятие которых технически трудно осуществимо. Как правило, человек принимает управленческие решения по резуль­ татам аналитических расчетов. Прерогатива человека — опреде­ ление критериев, которые положены в основу расчетов по опти­ мизации планов и технологических процессов.

Переход предприятий на АСУ дает огромный экономический

эффект. Этот эффект достигается не столько за счет управлен­

ческих расходов (на первых порах внедрения АСУ такой эконо­ мии не наблюдается), сколько за счет улучшения общих показа­ телей работы предприятия.

Обязательным компонентом АСУ являются ЭВМ. Однако это не значит, что небольшие и средние мебельные предприятия долж­ ны создавать собственные вычислительные центры (ВЦ). Орга­ низация ВЦ экономически выгодна только на крупных предприя­ тиях. В мебельной промышленности целесообразно создавать кустовые ВЦ в промышленных территориальных объединениях для обслуживания всех или большинства подчиненных пред­

приятий.

В условиях АСУ к содержанию и форме экономической ин­ формации предъявляется ряд требований, невыполнение которых может свести на нет все преимущества этой прогрессивной фор­ мы управления. Эти требования вытекают из задач, решаемых

АСУ,— обеспечения оптимального функционирования управля­ емой системы и автоматизации обработки данных.

Первое требование — это полнота информации. Содер­ жание документов должно отразить все параметры, наблюдение за которыми может улучшить функционирование управляемых

объектов и процессов. При ручном управлении часть полезной ин­ формации не регистрируется, так как трудоемкость обработки препятствует ее использованию. АСУ устраняет этот барьер. Так, в условиях АСУ целесообразно фиксировать время работы каж­ дой единицы оборудования, чтобы оптимизировать его загрузку. Для наиболее экономичного раскроя обивочных тканей необхо­ димо регистрировать длину каждого фабричного куска.

Второе требование, предъявляемое АСУ к экономиче­ ской информации, — системный подход. Поскольку ЭВМ наряду с выполнением технических функций могут выдавать и частные управленческие решения, необходимо, чтобы машина располага­ ла всеми необходимыми данными для выработки этих решений, независимо от того, что источником сведений являются разные подсистемы хозяйства. Например, на мебельных предприятиях цехам ежемесячно выписываются лимитные карты, ограничиваю­

щие выдачу материалов со складов нормативной потребностью на

12

плановый объем продукции. ЭВМ могут автоматически выдавать эти карты, если в памяти машины есть все необходимые сведе­

ния — нормативы материальных затрат на каждый вид продукции,

производственная программа каждого подразделения, остатки материалов в цеховых кладовых и на производстве на начало ме­ сяца, т. е. информация, образующаяся в разных подсистемах.

Из требования системности вытекает, что эффективность АСУ может быть обеспечена только при наличии на предприятии нор­ мативной базы. Следовательно, для совершенствования потоков

информации на мебельных фирмах в условиях АСУ необходимы нормативы материальных и трудовых затрат на каждый вид вы­

пускаемой продукции, нормы складских запасов, амортизацион­ ных отчислений, сметных ставок по содержанию и эксплуатации

оборудования, расчетных цен и т. д. Совокупность каждого вида нормативов образует специальные нормативные массивы, храни­ мые в памяти ЭВМ. Особое внимание должно уделяться своев­ ременному документированию всех изменений нормативов и об­ новлению массива, с таким расчетом, чтобы в нем всегда храни­ лись нормы, действующие в данный момент.

Третье требование — своевременность сбора и переда­ чи информации. Запоздавшие данные не могут быть использова­ ны для управления; утрачивается весь смысл их обработки. Если документы об отгрузке поступают на ЭВМ только в конце меся­ ца, учет выполнения договорных обязательств бесцелен, так как восполнить недогруз (в данном периоде) уже невозможно, поэ­ тому периодичность документов устанавливается с учетом момен­

та протекания явлений в действительности, продолжительности обработки данных и сроков регулирования управляемых процес­ сов (либо сроков отчетности). Аналогично по своему значению и требование достоверности.

Наличие в- ЭВМ долговременной памяти (внешнего запоми­ нающего устройства на магнитных лентах или дисках) позволяет

ликвидировать дублирование данных в разных первичных доку­ ментах. Это можно сформулировать как требование однократ­ ности ввода исходной информации. C одной стороны, это озна­ чает, что нет необходимости повторно фиксировать в первичных документах постоянную информацию, хранящуюся в памяти ма­ шины (нормативную, плановую, справочную). В первичных до­ кументах не надо указывать нормы времени, нормы выработки, расценки и т. д., если эти показатели содержатся в постоянных массивах. C другой стороны, не нужно одну и ту же переменную

информацию фиксировать в разных документах, поскольку после однократного ввода она может быть многократно использована для формирования различных видов производных документов,

сводок, отчетов и т. д.

Без применения АСУ сведения о выпуске мебели регистри­ руются в сдаточных накладных, в отчете цеха о выпуске продук­ ции, в заполняемых бухгалтерией накопительных ведомостях, в

оперативных сводках планового отдела, в оперативных сведениях

13

отдела сбыта, в отчетах о списании материалов, в аналитическом учете и др. В условиях АСУ достаточно 1 раз зафиксировать эти

данные в сдаточных накладных; все производные документы ма­ шина составит самостоятельно.

Способность ЭВМ. воспринимать информацию только на ма­ шинных носителях предъявляет к формам документов ряд требо­ ваний. Они типичны для любой системы механизированной обра­

ботки данных. Необходимость трансляции содержания докумен­ тов на машиночитаемый язык обязывает классифицировать все виды информации и наиболее крупные массивы (например, но­ менклатуру материалов) и разработать коды для каждой номен­ клатуры. Трудоемкость перфорирования требует, чтобы коды были предельно лаконичными.

Реквизиты документов подлежат шифровке в соответствии C

принятым кодом. Основания реквизитов (т. е. та часть, которая

характеризует численное значение показателя) должны обладать свойствами аддитивности (допускать арифметическое сложение) и сопоставимости. Так, подетальные нормативы затрат конкрет­ ного материала и данные о фактических расходах следует реги­ стрировать в одинаковых единицах измерения, чтобы на ЭВМ. их

можно было суммировать, формировать сводные нормативы на изделие и сопоставлять с отчетными показателями. Словесное выражение призначной части реквизита (например, наименова­ ния материала) не должно давать повода для различного толко­

вания смысла и обеспечивать однозначность шифровки.

Размещение реквизитов в документе должно соответствовать их расположению в макете перфорации. Перфорируемые данные це­ лесообразно разместить в определенной зоне документа и обвести жирной линией. Это облегчит работу операторов, занятых транс­

ляцией документов на машинные носители. Наконец, вся первич­ ная документация должна быть строго формализована. Регламен­

тации подлежат формы, периодичность, число экземпляров, мар­ шруты документов, порядок согласования и утверждения и т. д.

Сбор, регистрация и передача информации

вавтоматизированных системах управления

Винформационных процессах различают ряд основных и вспо­ могательных элементарных операций. К числу основных опера­

ций принято относить восприятие (сбор), регистрацию и перера­ ботку информации. Вспомогательные операции — передача (тран­

спортирование) данных, шифровка, трансляция на машинный

язык (чаще всего путем перфорирования), размножение, хране­

ние и поиск.

Первичное восприятие реальной действительности происходит

посредством органов ощущения человека, либо . технических средств. Сбор исходных данных предполагает их численное изме­ рение — подсчет, взвешивание, замер и т. д. К числу технических средств, воспринимающих конкретные параметры производствен-

Г4

ных процессов, относятся различные счетчики, датчики, фотоэле­

менты и др.

Большинство документов заполняется на основе восприятия исходных данных человеком. Технические средства применяются

ограниченно (счетчики электроэнергии, пара). При внедрении АСУ необходимо шире использовать технические средства для сбора первичных данных там, где это экономически целесообраз­ но. Критерием должна служить сравнительная стоимость выпол­ нения этих операций вручную и автоматически.

В мебельной промышленности целесообразно использовать такие устройства, как автокубатурник для дистанционной переда­ чи показаний кубатуры распиливаемых бревен, машины типа

«Сигнал», фиксирующие работу или простой каждой единицы оборудования с ручной шифровкой причин простоя и др.

Следующий этап информационного процесса — регистрация исходных данных в документах или непосредственно на машин­

ных носителях (перфокартах, перфолентах). При традиционной системе управления практически вся первичная информация фик­ сируется в документах вручную или в лучшем случае на пишу­ щих и счетных машинах. Поскольку обязательно требование АСУ — трансляция документов на машинные носители (причем этот процесс достаточно трудоемок), необходимо максимально увеличить долю исходных данных, регистрируемых непосредст­ венно на машиночитаемом языке, или совместить процессы за­ полнения документов и их трансляции. В арсенале технических средств есть устройства, позволяющие положительно решить эту задачу. В мебельной промышленности наиболее перспективны

дуаль-карты, а также пишущие и счетные машины, агрегатиро-

ванные с перфораторами.

Дуаль-карта объединяет первичный документ и перфокарту. В ней есть специально отведенное поле для заполнения вручную реквизитов документа, включая необходимые подписи, и цифро­ вая сетка, в которой оператор впоследствии перфорирует необхо­

димые показатели документа. Наиболее совершенные дуаль-кар­ ты построены так, что составитель документа путем графических отметок в цифровой сетке шифрует его содержание. Эти отметки автоматически воспринимаются считывающим перфоратором, про­ бивающим в дуаль-карте необходимые отверстия.

Устройства, агрегатированные с перфоприставками, следую­ щие: отечественный пишущий автомат «Эпро», позволяющий сов­ местить заполнение документа с пробивкой его содержания на перфоленте; клавишные электронные вычислительные машины

«Искра-22 и 122», в которых исходные данные и результаты вы­ числений одновременно переносятся на перфоленту; бухгалтер­

ские машины типа «Аскота» и «Зоемтрон» (производство ГДР),

предназначенные для изготовления самых различных документов с синхронной перфорацией; одна из наиболее совершенных моде­ лей фактурных машин «Искра-2301», эффективно используемая

для выписки счетов с дублированием данных на перфоленту.

15

Оснащать техническими средствами первичной регистрации це­ лесообразно те подразделения, где формируются большие масси­ вы документов. На мебельных фирмах такими подразделениями являются склады материалов и готовой продукции и некоторые

цехи.

Материальные склады нуждаются в регистраторах производ­ ства с перфоприставкой. На них совмещается выписка докумен­ та, заполнение карточки складского учета и перфорация этих показателей для последующей обработки на ВЦ.

Склады готовой продукции (или отдел сбыта) целесообразно оснащать фактурными машинами с перфорирующим устройством

типа «Искра-2301».

В лесопильных цехах и на складе пиломатериалов регистри­ руется много исходных данных — число распиленных бревен по породам, диаметрам, длинам и сортам и выход пилопродукции по породам, сортименту, сортам, длине, ширине и толщине. Исполь­

зование устройств типа УРИ-2М позволяет первично суммировать однородные данные и перфорировать для последующего машин­ ного вычисления все производные показатели работы лесопиль­ ных цехов.

Проблема передачи информации решается с учетом местона­

хождения ВЦ и территориального размещения производственных подразделений фирмы. Многие цехи и филиалы мебельных фирм значительно удалены от головного предприятия. ВЦ и фирмоуправление, как правило, также расположены в разных местах. Такие условия в качестве первоочередной задачи выдвигают воп­ рос о передаче исходных данных к месту их переработки и ис­ пользования. Однако какова бы ни была дислокация источника и приемника информаций, необходимо неуклонно соблюдать сле­ дующую принципиальную схему документооборота:

Объекты управления (цехи, склады) передают исходные дан­ ные на ВЦ, а управляющая система (функциональные отделы фирмы) получает необходимые сведения в обработанном виде из ВЦ. Если не соблюдается это принципиальное требование, эффек­ тивность АСУ резко понижается.

Например, если данные о движении материалов на складах будут по-прежнему передаваться из складов в отдел материально-

технического снабжения (OMTC) и только в конце месяца посту­ пать на ВЦ для составления табуляграмм количественно-суммо­ вого учета, то по существу сохраняется старая технология управ­ ления, так как OMTC неизбежно организует автономный учет ресурсов, дублирующий работу ВЦ. Если склады ежедневно (или в другие заранее установленные сроки) будут пересылать на ВЦ

документацию о поступлении и выбытии материалов, OMTC, по-

16

АСУ. Проектирование новой информационной системы без учета

старого опыта потребовало бы энциклопедических знаний по всем аспектам управления. Наконец, большая часть документации

строго регламентирована законодательством и ее видоизменение выходит за рамки правовой компетенции проектировщиков.

Все эти факторы предопределяют последовательность разра­ ботки новой информационной системы. Основные этапы этого про­ цесса — составление модели существующих на предприятии ин­ формационных связей, ее анализ, разработка новой модели, удов­ летворяющей требованиям АСУ.

Существующий документооборот изучается на предпроектной стадии разработки АСУ при составлении задания на проектиро­ вание. Однако эта работа вполне себя оправдывает и в тех слу­ чаях, когда предприятие, не намечает переход на АСУ. Целью подобного обследования может быть совершенствование докумен­ тооборота, рационализация методов обработки данных и в конеч­ ном итоге повышение производительности труда управленческого аппарата.

Информационная модель предприятия очень сложна. Она долж­ на отражать всю командную (плановую, нормативную, админи­ стративную) информацию и все документы, характеризующие протекание производственных процессов. Документы формируются

почти во всех подразделениях и многократно передаются из одних в другие. Движутся документы по разным направлениям, и их маршруты пересекаются. Показатели разных документов взаимо­ увязаны и подлежат взаимной сверке. При движении от места образования до органа управления документы обобщаются и фор­

мируют производную информацию (отчеты, сводки и т. д.). Одни и те же документы группируются в разных сочетаниях для раз­ ных целей управления.

Все эти особенности документооборота позволяют составить удовлетворительную информационную модель только в том слу­ чае, если предварительно будут хорошо продуманы принципы и методика этой работы.

К обследованию существующих на предприятии информацион­ ных связей и составлению информационной модели нужен систем­

ный подход.

Системный подход означает, что документопотоки нельзя рассматривать изолированно, без взаимной увязки с харак­ тером и технологией производства, функциями и структурой

управления на всех иерархических уровнях, системой оценоч­

ных показателей хозяйственной деятельности и методов эко­ номического стимулирования, внешними связями предприятия и т. д.

Всю информационную систему необходимо изучать комплек­ сно, чтобы раскрыть взаимные связи между разными документа­

ми с точки зрения их содержания или использования. Предприя­ тие представляет собой упорядоченную совокупность цехов, служб, отделов, взаимодействующих между собой. Естественно, что в ДО-

18