книги из ГПНТБ / Есаулова, Г. П. Разработка и внедрение учетных задач на ЭВМ в УМТС Московского городского района

онных машин, электронные фактурные автоматы типа Зоемтрон (ЭФА-381/8, ЭФА-382/8, ЭФА-385), аппараты телеграф­ ные ленточные и рулонные, малая вычислительная техника.

Характеристика учетных задач в системе АСУ «Цветмет» УМТС Московского городского района

В рамках АСУ «Цветмет», которая создается в УМ.ТС

Московского городского района, задачи учета входят в сос­ тав 1-ой очереди и представлены самостоятельным блоком

«учета и отчетности».

Возможность объединить учетные задачи в самостоятель­ ный блок основана на следующих принципах:

по своему экономическому содержанию учетная инфор­ мация (как первичная, так и конечная) в сфере снабжения отражает один процесс: состояние материальных ресурсов;

показатели форм первичной учетной документации рас­ сматриваются в едином аспекте: сначала как показатели в каждый реальный отрезок времени (день, пятидневка), а за­ тем как показатели соответствующего периода отчетного — месяца, квартала, полугодия, года.

Для увязки учетных задач в единый комплекс работника­ ми управления совместно с ВНИПИ ОАСУ Минприбора бы­

ла разработана «модель информационных связей», которая отражала документооборот, перечень показателей, их струк­ туру, связь между отдельными показателями. Этот документ позволил осуществить не только комплексное проектирова­ ние, но и создал предпосылки для поэтапного внедрения от­ дельных задач и их промышленной эксплуатации.

Следующим этапом явилось составление схем алгоритмов обработки документов и определение трудоемкости обработ­ ки данных по каждой из операций алгоритма и по каждому из документов.

Функционирование комплекса задач учета основано на ис­

пользовании целого ряда первичных документов, содержа­ щих основные исходные данные для информационного обес­ печения задач системы: приходные ордера, товарно-тран­ спортные накладные, ведомости остатков на начало года, на­ ряды-заказы, извещения об изменении нарядов-заказов.

Все составляющие информационную базу потоки инфор­ мации были разделены на три основных вида: входящая, промежуточная и исходящая.

Информация, входящая в систему, была разделена на:

справочную — классификаторы по материалам, поставщи­ кам, потребителям и фондодержателям, единицам измере­ ния;

переменную — оперативные данные, содержащиеся в ос­

новном в приходных ордерах и товарно-транспортных нак­

ладных, а также данные о наличии переходящих остатков;

условно-постоянную, которая характеризует объем плано­

вых поставок (реализации) на планируемый период.

В качестве машинных носителей информации в систе­ ме приняты перфокарты, перфоленты и магнитные ленты.

В период создания и внедрения пускового комплекса АСУ «Цветмет» особое внимание было обращено на совершенст­ вование системы документооборота, а также на создание си­ стемы классификации и кодирования справочно-текстовой информации.

При создании классификаторов была заложена единая система классификации продукции и единые цифровые обоз­ начения (шифры), необходимые для занесения данных на машинные носители, с целью решения задач по оперативному

учету, планированию и составлению статистической отчетно­ сти по формам І-ПС.

Справочно-текстовая информация включает в себя коди­

фикаторы материалов, прейскурантных цен, единиц измере­ ния, потребителей, поставщиков, фондодержателей. Объем справочно-текстовой информации составляет 1089 тыс. зна­ ков.

Техническими средствами для решения задач системы являются электронно-вычислительная машина ЭВМ «Минск22», средства подготовки исходной информации, счетно-вы­ числительные и перфорационные машины.

Учитывая большие объемы информации, особое внимание уделялось подготовке информации (перенесение информации с первичного документа на машинные носители, контроль перфорации, контроль ввода информации в ЭВМ, контроль обмена информации между оперативно-запоминающим

устройством с устройствами внешней памяти ЭВМ).

В качестве контроля информации в проекте был заложен метод кодозащиты (контрольный разряд), который присваи­ вается шифрам справочно-текстовой информации при разра­

ботке и составлении кодификаторов.

Контроль за записью машинных документов на магнит­ ную ленту и хранением на ней информации осуществляется путем подсчета контрольной суммы конкретных порций ин­

формации.

В математическом обеспечении учетных задач использу­ ется библиотека стандартных программ, обеспечивающих ввод, компоновку, контроль, обработку и сортировку масси­ вов информации, формирование шкал справочников, позво­ ляющих ускорить поиск справочно-текстовой информации на магнитных лентах.

10

Одновременно с этим были разработаны организационно­

технические мероприятия, которые включали:

оснащение рабочих мест товароведов необходимыми тех­

ническими средствами;

организацию подразделения для обеспечения внедрения

задач в составе группы функционирования и фактурного бюро, оснащенного автоматами ЭФА-383;

организацию технической учебы с работниками управле­ ния;

подготовку различных классификаторов, согласование с

потребителями форм выходных таблиц информации с ЭВМ; перевод карточек складского учета на новую систему ко­

дирования;

подготовку информации для внедрения проектных реше­ ний по задачам первой очереди АСУ «Цветмет»;

перевод всего объекта на постоянную работу с новыми

кодами во всех плановых и учетных документах.

Рассмотрим основные проектные решения, процедуры об­ работки информации и алгоритм решения на примере задачи

«Контроль за движением материальных ресурсов на складах

управления Мосгорцветметснабсбыт».

Целью решения задачи является получение оперативной информации о всех количественных изменениях материаль­ ных ресурсов на складах управления. Контроль за состояни­ ем наличного запаса цветных металлов на складах осущест­ вляется ежедневно.

В результате решения задачи выдается «ведомость движе­

ния материалов на складах управления».

Движение материалов за день характеризуется тремя по­ казателями:

Qa — остаток металла на начало дня;

Kfβ — количество металла, реализованного со складов

управления потребителю β;

Kft — количество металла, поступившего на склад уп­ равления от поставщика L;

где а — шифр типосорторазмера металла.

В задаче используется следующая оперативная и спра­ вочная информация:

приемный акт (поступление металла на склады);

товарно-транспортная накладная (расход металлов); справочник единиц измерения;

справочник наименований металлопродукции; справочник прейскурантных цен.

11

P а с ч e τ її о к а з а теле й выходи о й в е до Ji осі ɪi

1. «Поступило за день» типосорторазмеров от поставщи­

ков

где п—поступление всего металла в типосорторазмере.

2.«Итого поставлено профилей» всеми поставщиками

3.«Итого поставлено укрупненных групп» всеми постав­ щиками

4.«Отгружено за день» типосорторазмеров всем потреби­

телям

і—ɪ

7. «Остаток на конец дня» по типосорторазмерам

Qli. = Qli. + Kli. - Kli.-,

где Qh — остаток на начало дня, Qk — остаток на конец дня.

8. «Итого остаток на конец дня по профилям»

Qli-Ql, Klin -Klf,

где Q" — итоговый остаток на начало дня по профилям

12

Qo = j⅛.

α≈l

9. «Итого остаток на конец дня по укрупненным группам»

QF = QF ÷ Kπl-Kvl,

где Q” ... итоговый остаток на начало дня по укрупненным группам

QF = 2 Qh •

7=1

Накопление оперативной информации о поступлении и расходе металлов для решения последующих задач системы

осуществляется в процессе решения задачи ежедневно. Ин­ формация о движении металлов переносится на МЛ и на­ капливается за весь месяц.

Месячный массив используется для решения задач стати­ стической отчетности и задач планирования.

В результате решения задачи «Контроль за движением материальных ресурсов на складах» с ЭВМ получаются две выходных ведомости:

ежедневная справка о поступлении и реализации матери­ альных ресурсов на складе;

13

14

Использование этих ведомостей позволило освободить то­ вароведов и бухгалтера от выполнения трудоемких операций по учету поступившей и отгруженной металлопродукции в специфицированном виде. Кроме того, получение этих ведо­ мостей на ЭВМ заменило ручное ведение картотек в товар­ ных отделах управления Мосгорцветметснабсбыт.

Технологический процесс решения задачи «Контроль за движением материальных ресурсов на складах» состоит из следующих этапов:

подготовка и контроль входной информации в управле­

нии;

прием и контроль входной информации на ВЦ; создание машинных носителей исходной информации; ввод и контроль ввода в ЭВМ исходной информации;

машинный счет и контроль счета;

печать и оформление выходных форм.

На первом этапе технологического процесса (подготовка и контроль входной информации) первичные документы под­ вергаются логическому контролю (например, шифр склада должен соответствовать шифру продукции), шифруются и в соответствии с действующими инструкциями передаются в группу приемки и регистрации документов ВЦ. Документы

поступают на ВЦ сброшюрованными в пачки не более 50 до­ кументов в каждой. На каждой последней пачке документов,

поступивших за отчетный период, делается надпись «послед­ няя».

На этапе приема и контроля входной информации на ВЦ

работники вычислительного центра осуществляют количест­ венную проверку документов. После количественной провер­

ки определяется наличие в каждом документе всех реквизи­ тов и необходимых шифров, четкость записей. Принятые до­ кументы регистрируются в специальном журнале. Проверен­

ные документы хранятся в специальных шкафах-стеллажах.

Создание машинных носителей в настоящее время осу­

мер пачки, дата поступления, шифр поставщика, шифр но­ менклатуры, шифр единицы измерения, количество поступив­ шего материала. C расходных документов (товарно-транс­

шифр потребителя, шифр номенклатуры, шифр единицы из­ мерения, количество отгруженной продукции.

C ведомости инвентаризации перфорируются данные по макету: номер макета, номер склада, шифр номенклатуры,

единица измерения, количество.

15

Структура массивов информации, которые участвуют в решении задачи «Контроль за движением материальных ре­ сурсов на складах» (массивы М5, Мб, М7), представлена в

табл. 3, 4 и 5.

Расчет показателей (остаток, приход и расход) в выход­ ных ведомостях в стоимостном выражении ведется с исполь­

зованием кодификатора прейскурантных цен, сформирован­ ного на магнитных лентах (в разрезе складов управления), являющегося постоянным нормативно-справочным массивом. Такой подход позволил исключить из макетов оперативной

информации реквизиты «цена за единицу продукции» и

«сумма».

Оформление полученных на ЭВМ выходных форм осу­

ществляется в ВЦ в группе контроля и выпуска. Ведомости

передаются на склады управления в сброшюрованном виде.

Укрупненная блок-схема алгоритма решения задачи по­ казана на рис. 1.

Несмотря на то, что учетные задачи АСУ «Цветмет» при­

надлежат к классу информационно-логических задач и отли­ чаются достаточно простым алгоритмом решения, к вопро­ сам математического обеспечения именно этих задач были

предъявлены дополнительные требования: проведение расче­

та в заданные календарные сроки (а, следовательно, обеспе­ чение быстрого поиска информации), осуществление надеж­ ной системы контроля на всех этапах обработки информа­

ции, обеспечение контроля за ходом вычислительного про­ цесса на ЭВМ.

Эти требования были учтены в процессе эксплуатации задачи и внесены в рабочую документацию работниками вы­ числительного центра объединения.

Задача «Контроль за движением материальных ресурсов» не является «классической» задачей бухгалтерского учета (хотя и содержит все показатели учетной функции), она ско­ рее относится к типу задач, которые содержат оперативную информацию обо всех изменениях в количестве материаль­ ных ресурсов на 14 складах и в магазине оптовой торговли управления Мосгорцветметснабсбыт.

В настоящее время работники управления, ВЦ и ВНИПИ ОАСУ ведут работу по дальнейшему совершенствованию этой задачи. В частности, изменена выходная форма и те­ перь она будет содержать (кроме ранее имевшихся данных)

неснижаемый норматив запаса, остаток невыполненных на­

рядов и др.

На базе расширения информации о движении продукции

появилась возможность решить и другие задачи:

контроль за выполнением плана отгрузки с базы за пла­ новый период;

16

18