ИТИП / Lecture_2_Invitations

Очень часто нам приходится связываться с нашими клиентами, заказчиками и договариваться о встрече, визите, выяснять детали предстоящей встречи и т.д. Как правило, структура таких писем ничем не отличается от стандартных деловых писем:

• Приветствие

• Основная часть

• Заключение

А теперь остановимся подробнее на каждой из этих частей.

ПРИВЕТСТВИЕ

Начните ваше письмо, как обычно:

Dear Ms Green/ Dear Mrs Chio

Напомните о себе - где или когда встречались или разговаривали:

It was good to see you last month - Было приятно встретиться с тобой в прошлом месяце,

We spoke on the phone on Monday about the forthcoming conference - Мы разговаривали с вами по телефону в понедельник о предстоящей конференции.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Сообщите причину вашего письма:

We were interested to hear that you will be in Belarus for the forthcoming conference – мы очень заинтересовались тем, что вы будете присутствовать на предстоящей конференции.

… and would be very pleased if you could visit our company - … и нам было бы очень приятно, если бы вы смогли навестить нас

We are holding a conference in Minsk and would be very pleased if you could attend it – мы проводим конференцию в Минске и были бы признательны, если бы вы смогли присутствовать

We would like to invite you to the reception – Мы хотели бы пригласить вас на прием

Попросите сообщить вам, принимает ли человек ваше приглашение:

Please let us know if you can attend the conference – Пожалуйста, дайте нам знать, сможете ли вы присутствовать на конференции

…. if you accept our invitation - принимаете ли вы наше приглашение

Could you please confirm this? – Вы не могли подтвердить это?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

Завершите письмо обычным образом:

We look forward to hearing from you - Мы с нетерпением ждем вашего ответа

Подпись, имя, должность

Правилом хорошего тона является написать ответ на приглашение и указать, принимаете ли вы его или нет.

В первую очередь поблагодарите за приглашение:

Thank you for the invitation to visit your company – Спасибо за приглашение посетить вашу компанию

I was really pleased to receive your invitation – Мне было очень приятно получить ваше приглашение

Если вы принимаете приглашение, подтвердите свое искреннее желание посетить компанию (побывать на конференции и т.д.):

I would be very interested to visit your company (the conference) – Мне будет очень приятно посетить вашу компанию.

… I have heard too much about your new technology of … - Я много наслышан о вашей новой технологии …

Сообщите точное время, когда именно вы сможете приехать:

I will be available on May 19 if this is convenient for you – Я смогу побывать у вас 19 мая, если вас это устраивает.

Если вы не можете принять приглашение, обязательно сообщите об этом, при этом не забудьте извиниться за то, что не можете принять приглашение:

I would be very glad to attend the conference but, unfortunately, I will not be free – Мне бы очень хотелось присутствовать на конференции, но, к сожалению, я буду занят.

Thank you very much for your invitation but, unfortunately, I will not be able to accept it – I will be on a business trip in Moscow. – Большое спасибо за приглашение, но, к сожалению, я не смогу принять его – я буду в командировке в Москве.

Если это входит в ваши планы, предложите другой вариант:

But on May 28 I will be in Minsk and can visit your company - Но 28 мая я буду в Минске и могу навестить вас

Would May 28 be convenient? – Подойдет ли вам 28 мая?

Пример письма-приглашения:

 Пример письма-ответа на приглашение:

 Invitation (conference)