4. Форматирование сетки рабочего листа

Сетка рабочего листа является очень важным конструктивным элементом оформления электронной таблицы. При создании пользовательских форм для достижения нужного эффекта осуществляется форматирование сетки специальным образом: объединение выделенных ячеек (команда Формат/Ячейки, вкладкаВыравнивание). Объединение ячеек имеет ряд последствий, и самым наглядным является нарушение сетки. При этом нельзя вставлять и удалять целые строки и столбцы, содержащие объединенные ячейки. В объединенной ячейке сохраняется содержимое только одной левой верхней ячейки или единственной непустой ячейки выделенного диапазона. Содержимое остальных ячеек удаляется. Также удаляются все границы, за исключением внешней. При протаскивании маркера заполнения объединенной ячейки ячейка репродуцируется.

5. Печать листов

Процесс подготовки рабочей книги к печати включает этапы:

• выбор драйвера для подключенного принтера;

• задание параметров страницы и разбиение документа на страницы;

• определение порядка и диапазона выводимых страниц, их нумерация.

Для печати текущего листа выполняется команда Файл/Печать. В случае, если никакие установки не изменяются, будет напечатана одна копия всей заполненной области рабочего листа. При этом совсем необязательно задавать диапазон печати. В окне диалогаПараметры страницы(командаФайл/Параметры страницы) задается внешний вид печатаемых страниц. При этом пользователь устанавливает размер бумаги и ориентацию листа, размер печатаемого документа (от 10 до 400%), поля, колонтитулы, заголовки строк и столбцов для печати их на каждой странице отчета, последовательность вывода страниц, печать сетки, печать примечаний к ячейкам на новой странице в конце документа.

Для настройки разрывов страниц выбирается команда Вид/Разметка страницы. В режиме разметки можно перемещать разрывы страниц, перетаскивая их с помощью мыши. Автоматические разрывы страниц, которые Excel устанавливает по умолчанию, отображаются в виде пунктирных линий. Если автоматический разрыв перетащить с помощью мыши, то разрыв станет принудительным и будет отображен в виде сплошной линии. Перетаскивание автоматического разрыва заставляет Excel применить к странице масштабный коэффициент. Для удаления принудительного вертикального (горизонтального) разрыва надо активизировать ячейку непосредственно справа (ниже) разрыва и выполнить командуВставка/Убрать разрыв страницы. Настройка полей и ширины столбцов отчета может быть выполнена в режиме предварительного просмотра после нажатия кнопкиПоля.

Конкретный рабочий лист, подготовленный к печати, можно определить в качестве именованного отчета. Для этого используется надстройка Excel Диспетчер отчетов. Если это надстройка установлена и подключена (командаСервис/Надстройки), то командаВид/Диспетчер отчетовзапускает диспетчер отчетов. Последний используется для объединения последовательности листов, видов и сценариев в отчет, который может быть распечатан с последовательной нумерацией страниц. Диспетчер отчетов очень полезен тогда, когда надо создать несколько отчетов для одного и того же рабочего листа или когда надо создавать периодический отчет. Вместо многократного переключения параметров печати можно определить отчет один раз и потом генерировать его сколько угодно раз.

Для определения отчета сначала надо подготовить к печати первый рабочий лист, используя все необходимые установки, далее выполнить команду Вид/Представления, в окне диалогаДобавление представлениязадать имя представления и установить флажокПараметры печати, затем подготовить к печати следующий лист и повторить диалог. Таким образом, в итоге может получиться несколько именованных представлений (по одному для каждой используемой комбинации параметров печати). Для определения отчетов выполняется командаВид/Диспетчер отчетови в диалоговом окнеДобавление отчетазадается имя отчета и все его разделы, которые образуются совокупностью представлений или сценариев одного или нескольких листов. Можно создать несколько отчетов. Для печати отчета достаточно в диалоговом окнеДиспетчер отчетоввыбрать его имя и нажать кнопкуПечать.