4. Работа с листами

Книга Excel является подшивкой для всех своих листов. Книга может содержать листы разных типов, которые можно перемещать в любое место, удалять и вставлять. Листы книги разрешается также копировать, присваивать им имена и потом переименовывать. Наконец, можно выделить группу листов и редактировать их вместе. При этом команды меню Формат, Правка (за исключением команд Найти и Заменить), Вставка, Печатьприменяются одновременно ко всем листам группы.

Работа с листами активной книги предполагает выполнение следующих операций:

• вставку нового листа (команда Вставка/Лист);

• удаление существующего (команда Правка/Удалить лист);

• переименование листа (команда Формат/Лист/Переименовать или ввод нового имени после двойного щелчка по ярлычку листа);

• перемещение и копирование листов внутри книги (ярлычок выделенного листа перетаскивается мышью, при копировании удерживается нажатой клавиша <Ctrl>);

• перемещение и копирование листов в другие открытые книги (команда Правка/Переместить /Копировать лист);

• скрытие отдельного листа (команда Формат/Лист/Скрыть);

• отображение скрытого листа (команда Формат/Лист/Отобразить);

• предотвращение изменений содержимого листа (команда Сервис/Защита/ Защитить лист);

• проверка орфографии листа (команда Сервис/Орфография);

• разделение листа на области просмотра (вертикально, горизонтально или в обоих направлениях сразу) с помощью вешек разбивки;

• фиксация строки (столбца) для удобного просмотра данных при прокрутке листа (команда Окно/Закрепить области);

• изменение масштаба изображения листа (команда Вид/Масштаб);

• задание количества листов во вновь создаваемой книге (команда Сервис/ Параметры, вкладка Общие);

• настройка параметров печатаемой страницы и выбор масштаба печати (команда Файл/Параметры страницы);

• настройка разрывов печатаемых страниц (Вид/Разметка страницы);

• предварительный просмотр и печать листа (команды Файл/ Предварительный просмотр и Файл/Печать).

Контекстное меню ярлычков листа предоставляет удобные способы вставки, удаления, переименования, перемещения и копирования листов. Это контекстное меню содержит команду Выбрать все листыдля выделения всех листов в книге. В заключение следует отметить, что каждый пустой или неиспользуемый лист книги занимает дополнительное место на диске, поэтому лучше создавать книги с небольшим количеством листов, добавляя новые листы при необходимости. Число листов в книге ограничено памятью и системными ресурсами компьютера.

5. Форматирование и печать листов

   1. Форматирование ячеек

Microsoft Excel позволяет легко создавать из рабочих листов профессионально оформленные отчеты. Форматированный лист намного облегчает интерпретацию и восприятие данных. Форматирование – это задание определенного набора параметров (вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание, заливка и т.д.) для внешнего представления данных, записанных в ячейку или диапазон. Форматирование ячеек можно выполнить до или после ввода в них значений. Команда Формат/Ячейки контролирует большинство форматов, применяемых к ячейкам рабочего листа. После выделения ячейки или диапазона эту команду можно быстро вызвать комбинацией клавиш <Ctrl>+<1>. К форматированной ячейке можно применить новый формат или удалить все назначенные форматы. КнопкаФормат по образцуна панелиСтандартнаяпозволяет копировать форматы из выделенных ячеек в другие ячейки и листы текущей книги и даже в другие книги. Панель инструментовФорматированиепредназначена для выполнения операций форматирования. Форматирование можно применять не только ко всей ячейке, но и к отдельным символам текстового значения в ячейке.

Для экономии времени рекомендуется использовать команду Формат/Автоформат. Автоматические форматы Excel – это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки. При форматировании чисел и текста необходимо помнить о различии между хранимыми и отображаемыми значениями. На хранимые в ячейках значения форматы не воздействуют.

Excel позволяет назначать имя набору форматов ячейки. Все определения стилей сохраняются в книге вместе с данными. Любая новая книга имеет несколько встроенных стилей. Команда Формат/Стильпредназначена для работы со встроенными и пользовательскими стилями. Для объединения стилей из разных книг надо открыть эти книги и нажать кнопкуОбъединитьв диалогеСтиль.