3. Использование фильтров для анализа списков

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. В Excelсуществуют две команды фильтрации соответственно для простых и сложных условий отбора.

1. Команда Автофильтр

Перед использованием команды Автофильтрвыделите любую ячейку в списке. Затем выберите эту команду в подменюФильтриз менюДанные. Excel выведет кнопки со стрелками рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые используются для задания условий отбора строк.

Автофильтр можно использовать для нахождения заданного числа наибольших или наименьших элементов списка, поиска пустых ячеек, поиска текстовых значений в заданном алфавитном диапазоне и т.д. Окно диалога Пользовательский автофильтрпозволяет задавать достаточно сложные условия отбора.

При задании условий отбора можно использовать два символа шаблона:

• звездочка (*) заменяет любую последовательность символов;

• вопросительный знак (?) заменяет любой одиночный символ.

Для того чтобы отменить все примененные автофильтры, выберите в меню ДанныекомандуФильтри затемОтобразить все. Для удаления всех автофильтров и их кнопок выберите командуАвтофильтреще раз, удалив таким образом галочку рядом с названием этой команды.

2. Команда Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтрпозволяет:

• задавать условия, соединенные логическим оператором или для нескольких столбцов;

• задавать три или более условий для конкретного столбца с использованием, по крайней мере, одного логического оператора ИЛИ;

• задавать вычисляемые условия.

Команда Расширенный фильтртребует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Диапазон условий должен содержать две строки. Лучше ввести один или несколько заголовков столбцов в верхнюю строку, а условия отбора – во вторую и последующие строки этого диапазона. В диапазоне условий можно вывести любое количество условий. Excel интерпретирует их в соответствии со следующими правилами:

• условия, записанные в одной строке, считаются соединенными логическим оператором И;

• условия, записанные на разных строках, считаются соединенными логическим оператором ИЛИ.

Пустая ячейка в диапазоне условий означает любое значение для соответствующего столбца. В том случае, если в диапазон условий включена пустая строка, то получится неотфильтрованный список.

При каждом выполнении команды Данные/Фильтр/Расширенный фильтрExcel просматривает полный список, а не текущее множество ранее отфильтрованных условий.

С помощью расширенного фильтра можно задавать и текстовые условия. Правила задания текстовых условий следующие:

• единственная буква означает: найти все значения, которые начинаются с этой буквы;

• символ > (больше) или < (меньше) означает: найти все значения, которые находятся по алфавиту после или до введенного текстового значения;

• формула =”=текст” означает: найти значения, которые точно совпадают со строкой символов;

• в условиях отбора расширенного фильтра разрешается использование символов шаблона, они работают так же, как и в пользовательском автофильтре.

Вычисляемые условия отличаются от обычных условий сравнения тем, что позволяют использовать значения, возвращаемые формулой. Правила применения вычисляемых условий приведены ниже:

• заголовок над вычисляемым условием должен отличаться от заголовка любого из столбцов;

• ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными;

• ссылки на ячейки в списке должны быть относительными.

Окно диалога Расширенный фильтрпозволяет установить режим копирования отобранных строк в другую часть листа вместо вывода отфильтрованного списка. Для этого в окне диалогаРасширенный фильтрустанавливается переключательСкопировать результат в другое место, а в полеПоместить результат в диапазонуказывается имя или ссылка на диапазон.