4. Справочная система Microsoft Word

Справочная система Word реализована как совокупность подпрограмм, призванных оказать пользователю помощь в самых различных вариантах. Подпрограмма Помощник по Officeпредназначена для отслеживания и анализа действий пользователя и выдачи совета в текущей ситуации. Заметим, чтоПомощник представляет собой элемент искусственного интеллекта Microsoft Word, который может быть настроен соответствующим образом в диалоговом окнеПомощниклибо полностью отключен. Для вызова помощника используется одноименная кнопка на панелиСтандартная. Пользователь может перемещать и изменять размеры окна, в котором находится анимационное изображение помощника. Сообщения помощника выводятся в обычном диалоговом окне или в выноске автоматически или после щелчка по значку с изображением горящей лампочки. Настройки помощника действуют во всем пакете Microsoft Office.

Основная справочная система вызывается командой ?/Вызов справки. Здесь, используя стандартные приемы работы, на вкладкахСодержание,Предметный указательиПоискможно получить самую достоверную и полную информацию по интересующему вопросу. Для справки в окне диалога надо использовать команду контекстного менюЧто это такое?. Всплывающая подсказка о функциях и назначении указанного элемента рабочего стола появляется после предварительного вызова команды?/Что это такое?. Соединение с Web-узлом Microsoft и другими узлами с помощью команды?/Microsoft на Webпозволяет получить обновленные справочные данные.

5. Упражнения

Упражнение 1. Работа со справочной системой

1. Откройте программу Проводник.Создайте папку С:\ Мои документы\ Студент. Выполните копирование учебных документов с сопроводительной дискеты в папку С:\ Мои документы\Информатика.

2. Удалите из папки C:\Program Files\Office 97\ Шаблоны файл Normal.dot. Это позволит запустить Word со стандартными параметрами.

3. Запустите текстовый процессор Microsoft Word. Сохраните автоматически созданный при запуске документ под именем Отчет 1_m_nв папке С:\ Мои документы\ Студент. Здесь и далее во всех работах понимать подm‑ номер группы, а подn‑ порядковый номер фамилии студента в списке группы.

4. Изучите все элементы окна программы, используя справочную систему.

5. Скопируйте в документ Отчет 1_m_nиз основной справочной системы и из всплывающих подсказок (командаЧто это такое?)назначение горизонтальной и вертикальной линейки, кнопкиВыбор объекта перехода, вешки разбивки и всех одиннадцати элементов строки состояния.

6. Отобразите на экране окно Помощникапо Office. Измените размеры и местоположение окнаПомощника. Изучите параметры работыПомощникаи включите все его функции. Расположите окно помощника в правом верхнем углу окна документа и уменьшите его размеры.

7. Отобразите на экране все панели инструментов Microsoft Word. Отобразите сочетания клавиш в подсказках для кнопок панелей и увеличьте размер кнопок.

8. Отобразите только две панели (Стандартная,Форматирование) и переведите их в плавающий режим, в окно документа. Изучите назначение кнопок на этих панелях. Переведите в плавающий режим строку меню. Просмотрите все команды строки меню. Верните в стандартное положение строку меню и панели инструментов.

Упражнение 2. Работа с панелями и кнопками

1. Откройте вкладку Сохранениев диалоговом окнеПараметрыи установите режим вывода запроса на сохранение шаблонаNormal.dot.

2. Создайте пользовательскую панель инструментов СуперПравка. Созданная панель должна быть сохранена в активном документеОтчет 1_m_n.Расположите на ней пять кнопок из категорииПравка, которые отсутствуют на экране.

3. Создайте пользовательскую панель инструментов СуперФормат.Эта панель должна быть сохранена в шаблонеNormal.dot. Расположите на ней пять кнопок из категорииФормат, которые отсутствуют на панелиФорматирование.

4. Добавьте в строку меню новое меню ФорматПлюс. Добавьте в это меню пять команд из категорииФормат, отсутствующие в одноименном меню.

5. Удалите меню Сервис, Таблица, Окноиз строки меню. Замените словоФайлв строке меню на словоДокумент, а знак вопроса в строке меню на словаСправка.

6. Удалите с панели Стандартнаяодиннадцать кнопок справа. Добавьте на эту панель две кнопки из категорииФайл, позволяющие работать с несколькими документами.

7. Нарисуйте пользовательскую кнопку для выполнения команды Выделить всёиз категорииПравкаи разместите её на панели инструментовСтандартная.

8. Переведите все четыре панели (Стандартная, Форматирование, СуперПравка, Суперформат) и строку меню в плавающее состояние, т.е. расположите их компактно в поле активного документаОтчет1_m_n.Окно Помощника должно быть минимального размера и располагаться в правом верхнем углу документа. Сохраните документ. Закройте Word, сохранив изменения в шаблонеОбычный.

9. Откройте, используя кнопку ПускиГлавное меню, документОтчет1_m_n.Убедитесь в том, что пользовательская панель инструментовСуперФорматсохранилась в шаблонеNormal.dot, а панель СуперПравка в документеОтчет1_m_n.

Упражнение 3. Полное и быстрое сохранение документа

1. Скройте пользовательские панели. Восстановите стандартный вид двух видимых панелей (Стандартная, Форматирование) и строки меню, используя кнопкуСбросв диалоговом окнеНастройка.

2. Откройте документ С:\Мои документы\ Информатика\Работа с графическими объектами и сохраните его в папке С:\ Мои документы\ Студент под именем Графика.

3. Повторите операцию сохранения три раза, изменяя при каждом сохранении только тип файла (только текст, текст в формате RTF, Word 6.0/95).

4. Установите режим быстрого сохранения. Удалите все абзацы текста, кроме заголовка. При этом автоматически удалятся связанные с ними графические объекты. Установите для заголовка цвет шрифта: красный, начертание: полужирный, курсив, подчеркнутый.

5. Сохраните документ, добавив к его имени слово «быстрое». Закройте документ. Откройте программу Проводники просмотрите содержимое папкиСтудент. Сравните объемы файловГрафика. Откройте двойным щелчком документГрафика быстрое.

6. Установите режим полного сохранения. Сохраните документ, заменив слово «быстрое» на слово «полное». Закройте документ.

7. Сверните окно Word. Откройте программу Проводники просмотрите содержимое папкиСтудент. Отсортируйте файлы по размеру.

8. Закройте Word, сохранив документ Отчет 1_m_n.

Упражнение 4. Сохранение документа с разными параметрами

1. Откройте программу Проводники скопируйте документПисьмо из редакциииз папки С:\ Мои документы\ Информатика в папку С:\ Мои документы\ Студент. Откройте теперь этот документ в папке Студент.

2. Задайте папку С:\ Мои документы\ Студент для расположения в ней автосохраненных файлов. Эту же папку укажите для сохранения в ней настроек пользователя.

3. Установите режим создания резервных копий и режим автоматического сохранения через каждые 1 мин. Установите пароль для открытия документа.

4. Измените в документе фамилию, имя и отчество адресата (произвольно). Сохраните полученный вариант письма как версию. Введите соответствующую заметку к версии. Еще раз измените фамилию, имя и отчество адресата и сохраните вторую версию документа. Просмотрите полученные версии.

5. Откройте программу Проводники просмотрите содержимое папки Студент. Установите в правой панели режим таблицы. Проверьте, отображаются ли в окне Проводника скрытые и системные объекты. Вам необходимо увидеть все четыре типа файла, относящиеся к редактируемому документу.

6. Сделайте копию активного окна Проводникс помощью клавиш<Alt> + <PrtSc>, предварительно уменьшив его размер так, чтобы было хорошо видно содержимое папки Студент, размеры файлов, их типы. Откройте документОтчет 1_m_n. Вставьте в него полученный графический объект. Закройте документ.

7. Используя контекстное меню Панели задач, настройтеРабочий столWindows так, чтобы при работе в окне Word одновременно видеть содержимое папки Студент.

8. Продолжая произвольно редактировать документ Письмо из редакции в течение 5 мин, попробуйте заметить, как при создании очередной резервной копии Word удаляет последний по времени автоматически сохраненный файл.

9. Удалите пользовательскую панель инструментов СуперФормат.

10. Закройте и потом вновь откройте документ Письмо из редакциидля проверки защиты файла паролем открытия.

11. Закройте Word, сохранив изменения в шаблоне Normal.dot. Заметьте, что при нормальном завершении работы процессор автоматически удаляет все копии, кроме резервной копии.

Упражнение 5. Работа с документами в различных режимах

1. Разверните полностью окно Word. Откройте документ Методичка, который находится в папке С:\ Мои документы\ Информатика и сохраните этот документ в папке Студент.

2. Установите режим просмотра документа Разметка страницы. Установите отображение границ области текста, всех непечатаемых символов, графических объектов, привязки объектов. Быстро перейдите в конец документа, на 17 страницу, потом в начало документа, на 1 страницу. Внимательно просмотрите документ.

3. Установите масштаб 2  3(в страницах). Далее перейдите в полноэкранный режим. Просмотрите документ. Отмените полноэкранный режим.

4. Установите масштаб 200 %.Просмотрите документ, обращая внимание на отображение непечатаемых символов. Далее установите масштабСтраница целикоми перейдите к началу документа.

5. Перейдите в режим Обычный. Установите масштаб50%.Просмотрите документ, обращая внимание на границы между страницами, расположение графических объектов, колонок текста. Включите режим черновика, перенос по границе окна и отображение пустых рамок вместо рисунков. Заметьте, что эти установки ускоряют работу с документом и перемещение по документу.

6. Отключите режим черновика и пустых рамок рисунков. Установите масштаб По ширине страницы.Перейдите в режимСтруктура.Отобразите последовательно заголовки 1-го, 2-го, 3-его уровней, используя кнопки на панелиСтруктура.

7. Повысьте на один уровень раздел 1.4 «Расчетно‑пояснительная записка».

8. Далее измените структуру документа и переместите подраздел «Оформление таблиц» вверх на первую позицию в разделе «Оформление пояснительной записки». Повысьте на один уровень подраздел «Оформление рисунков». Щелкните его и перейдите в режим Разметка страницы.

9. Установите режим одновременного просмотра двух частей документа, разделив окно документа. Переместите мышью графический объект с 12-ой страницы на 3-ю.

10. Перейдите в режим Электронный документ. Слева должно быть окноСхема документа, с помощью которой можно быстро перемешаться по документу. Перейдите в раздел «Оформление формул», затем перейдите в раздел «Оформление таблиц».

11. Установите режим Главный документс отображением заголовков 1 уровня. Используя первую кнопку на панелиГлавный документ,разверните вложенные документы. Отобразите заголовки 1 уровня. Обратите внимание, что число страниц в документе увеличилось, появился вложенный документИспользование полей. Перейдите в конец документа.

12. Образуйте еще одну главу документа, четвертую, нажав клавишу <Enter>. Вставьте в нее вложенный документЭкранные бланкииз папкиИнформатика.

13. Сохраните изменения в документе Методичка и закройте его.

Упражнение 6. Работа с несколькими документами

1. Откройте программу Проводники скопируйте документыДеловое письмо, Экранные бланки, Табуляцияиз папки С:\ Мои документы\ Информатика в папку С:\ Мои документы\ Студент.

2. Перейдите в окно Word. Одновременно откройте три вышеуказанных документа из папки Студент. Отобразите в окне Word одновременно все открытые документы.

3. Перетащите мышью таблицу из документа Экранные бланки в документТабуляция. Скопируйте при перетаскивании мышью весь текст из документаДеловое письмо в документТабуляция.

4. Закройте документ Табуляция, сохранив в нем изменения. Два других документа закройте по очереди без сохранения изменений.