3. Сохранение документа

В процессе работы над документом выполняются следующие основные действия с файлами: открытие, создание, сохранение, защита и печать документа. Все команды сосредоточены в меню Файл. КомандаФайл/Версиипозволяет сохранять в одном файле несколько модификаций одного документа, что экономит место на диске и способствует хорошей организации файлов. Любая из ранее сохраненных версий может быть просмотрена, отредактирована, напечатана и удалена.

Печать документа выполняется командой Файл/Печать, которая открывает диалог задания параметров печати с возможностью настройки параметров текущего принтера. С помощью кнопкиПечатьна панелиСтандартнаяможно напечатать одну копию активного документа с использованием текущих параметров печати.

При выполнении операции сохранения документа необходимо правильно установить многочисленные параметры, определяющие особенности этой операции (команда Сервис/Параметры, вкладкаСохранение).Гарантией восстановления документа при сбое является установление режима созданиярезервных копийи режимаавтоматического сохранения. Тогда при аварийном выходе на диске сохраняются резервная копия (тип файла ‑ Копия документа), автоматически сохраненная копия (тип файла ‑ ASD), служебная копия (тип файла ‑ TMP), что позволит в следующем сеансе восстановить активный документ. В этом случае в заголовке окна появится слово «восстановлен». Для продолжения работы необходимо для каждого такого документа выполнить командуФайл/Сохранить как.

При работе в Word важно понимать различие между полнымибыстрымсохранением документа. Если на вкладкеСохранениеустановлен флажокРазрешить быстрое сохранение, то включен режим быстрого сохранения. Если этот флажок сброшен, то будет использоваться режим полного сохранения. При полном сохранении документ записывается в файл полностью. При быстром сохранении Word фиксирует только изменения, внесенные в документ с момента полного последнего сохранения. Естественно, что этот процесс выполняется быстрее, чем полное сохранение.

При быстром сохранении для записи изменений требуется значительно больше места на диске, чем при полном сохранении, поэтому недостаток места на диске может привести к потере результатов данного сеанса работы. При возникновении такой ситуации надо отключить режим быстрого сохранения и сохранить документ полностью. Сохранять документ полностью необходимо после завершения его редактирования и форматирования, перед построением предметного указателя и оглавления, при записи на дискету, перед преобразованием файла документа в другой формат.

Возможность защиты документа Word предоставляет при выполнении операции сохранения. Для этого на вкладке Сохранениеустанавливается пароль для открытия документа. Пароль может содержать не более 15 букв, цифр и символов латинского алфавита. При вводе пароля учитывается регистр букв. Для открытия документа необходимо ввести правильный пароль.

Для защиты документа от изменений устанавливается пароль разрешения записи. Для получения возможности изменения документа необходимо ввести правильный пароль. Если пароль неизвестен, то пользователь сможет открыть документ только для чтения. Если документ открыт только для чтения, то внесенные в него изменения могут быть сохранены только под другим именем. Для вывода при открытии файла сообщения о том, что документ рекомендуется открывать только для чтения, на вкладке Сохранениеустанавливается одноименный флажок.