3. Создание макросов

В Word пользователь может значительно ускорить работу, если будет использовать макросы для автоматизации трудоемких или часто повторяющихся задач. Макрос ‑ это набор инструкций, указывающих последовательность действий, которые процессор должен выполнить вместо пользователя. С помощью макросов можно встраивать в Word собственные (дополнительные) команды и назначать их меню, кнопкам или клавишам.

Макросы можно записывать, воспроизводить, удалять и редактировать в Visual Basic (команда Сервис/Макрос). Перед записью макроса надо заранее спланировать шаги и команды, которые он должен выполнить. Далее надо дважды щелкнуть на кнопкеЗАПв строке состояния. В диалоговом окнеЗапись макросаввести имя макроса, назначить макрос панели инструментов или клавишам, указать место сохранения макроса. Далее должно автоматически открыться диалоговое окноНастройка, в котором необходимо назначить макрос кнопке и вывести кнопку на нужную панель. После этого диалогНастройказакрыть и приступить к выполнению запланированных действий. После выполнения всех действий надо дважды щелкнуть по кнопкеЗАП, чтобы остановить запись макроса. Важно помнить, что при записи макроса мышь используется только для выбора команды. Операция выделения фрагментов документа должна выполняться только с помощью клавиатуры.

В описанных ниже шаблонах (установленных в папку Microsoft Office\Office\Macros) содержатся макросы, которые поставляются с Word и могут использоваться как в повседневной работе, так и в качестве примеров при написании собственных макросов:

• шаблон Macros8.dot (включены макросы, которые могут использоваться в повседневной работе);

• шаблон Support8.dot (входят макросы, которые могут использоваться для обработки данных, разрешения вопросов и устранения ошибок в документе);

• шаблон Convert8.wiz (Мастер преобразований, позволяет выполнять одновременное преобразование нескольких файлов и изменять параметры преобразования)

Чтобы пользоваться этими макросами, необходимо выбрать команду Файл/Открыть, перейти в указанную папку и выбратьВсе файлыиз спискаТип файла. Дважды щелкнуть требуемый файл, после чего запустить нужный макрос. Для удобства использования можно загрузить шаблон в качестве общего шаблона и присвоить макрос кнопке панели инструментов, пункту меню или сочетанию клавиш. При работе с документом обычно используются только те элементы списка автотекста, макросы, настраиваемые панели инструментов, меню и сочетания клавиш, которые хранятся в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблонеNormal.dot.

Чтобы использовать элементы из другого шаблона, его следует загрузить в документ в качестве общего шаблона. Для загрузки шаблона надо выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки. После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время данного сеанса работы в Word. Закончив работу с нужными элементами другого шаблона, обязательно выгрузите этот шаблон, чтобы уменьшить объем используемых системных ресурсов. Надстройки и шаблоны, загруженные с помощью командыШаблоны и надстройки, выгружаются при закрытии Word. Чтобы загружать надстройку или шаблон при каждом запуске Word, надо скопировать надстройку или шаблон в каталог автозагрузки, указанный на вкладкеРасположение(командаСервис/Параметры).