2. Создание серийного документа

При печати документов на бланке, например извещений клиентам о сумме их задолженности за пользование услугами связи, можно непосредственно использовать функцию слияния. Для этого необходимо предварительно создать основной документ (бланк). В активном окне основного документа выполнить команду Сервис/Слияние. В диалогеСлияниевыбрать источник данных, содержащий сведения о клиентах. Далее вернуться в основной документ и, используя кнопки на автоматически появившейся панелиСлияние, вставить в основной документ поля слияния. После форматирования основного документа надо в диалоговом окнеСлияниенажать кнопкуОбъединитьи просмотреть созданные бланки для каждого клиента. Составной (серийный) документ можно не сохранять на жестком диске, поскольку его несложно получить, открыв основной документ слияния.

Серийный документ Word создается после вызова команды Сервис/Слияниена основе двух файлов, которые условно называются основной документ и источник данных.

• Основной документ содержит стандартный текст, графические объекты, которые должны быть в каждом экземпляре печатаемого документа;

• Источник данных имеет вид таблицы, содержащей переменную информацию в каждом экземпляре документа, например, фамилия, имя, адрес.

В основной документ вставляются поля слияния, в которые при объединении двух файлов на экране или непосредственно при печати подставляется указанная переменная информация из источника данных. Источник данных имеет вид таблицы; заголовки столбцов называются полями; строки таблицы называются записями. Имя каждого поля не должно содержать более 32 символов и не должно содержать пробелов. Число записей в источнике данных определяет количество экземпляров серийного документа, если предварительно перед слиянием пользователь не установил критерий отбора записей по какому‑либо полю (полям). Документ, полученный при слиянии основного документа и источника данных по умолчанию получает имя Формы1. Используя менюОкно, можно активизировать основной документ, на экране появится панельСлияние.

Таким образом, можно выделить следующие этапы создания серийного документа:

1. создание файла основного документа, например, на бланке формата А4, ввод стандартного неизменяемого текста, графических объектов, форматирование документа;

2. выполнение команды Сервис/Слияние;

3. создание нового или открытие существующего файла источника данных;

4. просмотр и правка данных в источнике данных, добавление новых записей;

5. правка основного документа, вставка в нужные места полей слияния;

6. переключение на просмотр основного документа с данными с помощью кнопки Поля/Данные на панели Слияние;

7. завершение этапа правки и форматирования основного документа;

8. объединение основного документа и источника данных; сохранение при необходимости составного документа

Для создания нового источника данных в диалоговом окне Слияниенадо нажать кнопкуПолучить данныеи выбрать команду Создать источник данных. В полеПоляв строке заголовка следует просмотреть имеющиеся поля данных. В источник данных будут введены все поля данных, перечисленные здесь, если они не будут удалены или изменены. Чтобы удалить поле, выберите имя поля, а затем нажмите кнопкуУдалить поле. Чтобы добавить к списку новое поле, введите имя нового поля (без пробелов!), а затем нажмите кнопкуДобавить поле. Когда в строке заголовка останутся только нужные поля, нажмите кнопкуOK, а затем сохраните источник данных.

После сохранения данных нажмите в открывшемся окне кнопку Правка источника данных. В диалоговом окнеФорма данныхвведите данные в каждое поле. Чтобы перейти от одного поля к другому, нажмите клавишу <ENTER>. Если для какого-либо поля данные отсутствуют, нажмите клавишу <ENTER> и пропустите это поле. Не помещайте в поле пробелы. Чтобы перейти к новой записи, нажмите кнопкуДобавить. Чтобы вернуться к основному документу после ввода данных, нажмите кнопку OK.

Запрос, требующий подтвердить сохранение изменений, внесенных в источник данных, будет выведен на экран при закрытии основного документа. Чтобы сохранить данные источника перед возвращением к основному документу, нажмите кнопку Источник, а затем — кнопкуСохранить. Чтобы перейти к основному документу, нажмите кнопкуОсновной документ слиянияна панели инструментовБазы данных.

Если на машине установлен Microsoft Office, данные для источника можно получить из внешнего источника данных с помощью программы Microsoft Query, создав соответствующий запрос.