4. Использование полей Word

Автоматически обновляемая информация в документ Word вставляется с помощью полей Word (команда Вставка/Поле). Примеры автоматически обновляемой информации:

• дата и время (текущее, время печати и создания документа);

• формульные поля в таблицах;

• текущий номер страницы и общее число страниц в документе;

• имя автора и имя файла;

• автоматически обновляемое оглавление с использованием встроенных стилей (команда Вставка/Оглавление и указатели, вкладка Оглавление);

• перекрестная ссылка (команда Вставка/Перекрестная ссылка);

• автоматически добавляемые названия к объектам (например, рисункам, таблицам, диаграммам) при их вставке (команда Вставка/Название, кнопка Автоназвание);

• закладка, которая может использоваться для организации перекрестных ссылок (команда Вставка/Закладка);

• обычная или концевая сноска (команда Вставка/Сноска);

• гиперссылка для перехода к другому документу, файлу или его фрагменту (кнопка Добавить гиперссылку, нажимается после выделения текста или графического объекта);

• список иллюстраций (список названий рисунков, диаграмм, графиков, слайдов, вставленных в документ, с указанием номеров страниц, на которых они находятся; команда Вставка/Оглавление и указатели, вкладка Список иллюстраций).

Чтобы вставить изменяемое содержимое в документе с помощью поля, надо щелкнуть в нужном месте документа, выбрать из меню ВставкакомандуПоле, указать категорию, а затем выбрать имя поля. Чтобы добавить ключи и другие параметры к коду поля, надо нажать кнопкуПараметры. Для получения сведений об определенном поле или его параметре выбирается имя поля или параметр, а затем нажимается клавиша <F1>.

Поле в документе может быть в двух видах:

• код поля (набор инструкций в фигурных скобках);

• результат поля (на экране может быть затененным или незатененным, команда Сервис/ Параметры, вкладка Вид).

Переключаться между кодом поля и его результатом можно с помощью клавиш <SHIFT>+<F9>после выделения поля. Чтобы отобразить или скрыть коды всех полей в документе, нажимаются клавиши <ALT>+<F9>. Для изменения кода поля, например добавления или изменения ключей, отображается код поля, а затем вносятся необходимые изменения. Существует два способа форматирования значений полей: форматирование значений или кодов полей. Например, чтобы подчеркнуть имя, вставляемое полемAUTHOR, следует выделить код этого поля и нажать кнопкуПодчеркнутый. При обновлении поля может быть потеряно форматирование, примененное непосредственно к его значению. Чтобы сохранить форматирование, к коду поля должен быть добавлен ключ\* MERGEFORMAT. Этот ключ добавляется к коду поля автоматически в случае вставки поля с помощью командыВставка/Полепри установленном флажкеСохранять форматирование при обновлении. Полную информацию о кодах и ключах полей можно получить в справочной системе Word в разделеДополнительные сведения.

Для обновления значения поля (полей) надо выделить поле (весь документ), потом нажать клавишу <F9>. При печати содержимое полей обновляется автоматически, если установлен флажокОбновлять поляна вкладкеПечать(командаСервис/Параметры).

Word позволяет выполнять очень удобную вставку названий для различного рода объектов (рисунков, таблиц, формул и др.). Для этого после выделения созданного объекта надо выполнить команду Вставка/Название. Важно понимать, что при этом обеспечивается автоматическая нумерация названий определенного типа и возможность задания на них перекрестных ссылок типа: «по данным табл. 1.1 построена диаграмма, приведенная на рис. 1.5».

Под перекрестными ссылками понимаются ссылки на заголовки или абзацы документа, метки названий таблиц, формул, рисунков и т.д. Ссылки вставляются в виде кодов полей. Это обеспечивает корректность ссылок за счет обновления полей в случае изменения номеров названий, номеров таблиц, рисунков, заголовков при редактировании документа. Название включает постоянную часть (метку) и номер. Для задания автоматической вставки названий объектов определенного типа надо в диалоговом окне Названиещелкнуть кнопкуАвтоназваниеи установить флажки для нужных типов объектов. Для создания ссылки (например, на библиографические источники) надо предварительно определить закладки, и затем ссылаться на нужную закладку с помощью командыВставка/Перекрестная ссылка.