3. Автоматическое форматирование

Наложение стилей на абзацы документа может производиться в Word автоматически, причем в двух вариантах: непосредственно в процессе ввода либо после ввода (команда Формат/Автоформат). По умолчанию при первом запуске Word автоформат включен. Его можно совсем отключить, сняв все флажки на вкладкахАвтоформатиАвтоформат при вводе(командаСервис/Автозамена). Именно на этих вкладках производится предварительная установка параметров автоформатирования.

Команда Формат/Автоформатзапускает подпрограмму автоматического форматирования активного документа на основе анализа его содержимого. Автоформат помогает создать привлекательный и легко читаемый документ, не заставляя пользователя отвлекаться от содержания. При этом Word проводит анализ использования каждого абзаца в документе (например, абзац является заголовком или элементом нумерованного списка), затем к каждому элементу применяется соответствующий стиль. Автоматически форматируются как гиперссылки адреса Интернета, сетей и электронной почты, к частям документа, выделенным звездочками (*) и знаками подчеркивания, применяется полужирный или подчеркнутый шрифт соответственно, два дефиса (--) заменяются длинным тире (—) и т. д.

4. Создание структуры документа

Создание любого большого документа необходимо начинать с составления его структуры, т.е. определения заголовков разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Существует два способа создания структуры документа. Первый способ наиболее распространен и состоит в следующем.

После создания документа и выполнения операции сохранения надо переключиться в режим структуры. Ввести заголовки, нажимая клавишу <ENTER> после каждого заголовка. Заголовкам автоматически присваивается встроенный стильЗаголовок 1. Чтобы изменить уровень вложенности заголовков, надо использовать две первые кнопки на панелиСтруктура. Чтобы упростить процесс просмотра и реорганизации структуры документа, документ надо свернуть, оставив только нужные заголовки.

После создания структуры документа заголовки можно пронумеровать. При использовании встроенных стилей заголовков существует возможность автоматической нумерации заголовков при помощи выбранного формата нумерации. Для этого в режиме структуры выполняется команда Формат/Список, на вкладкеМногоуровневыйвыбирается формат нумерации, содержащий один из заголовков «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д.

Поскольку некоторые разделы документа, например: ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ не должны иметь номер, то соответствующий номер удаляется клавишей <Backspace >. Для изменения формата нумерации отдельного уровня надо нажать кнопку Изменитьна вкладкеМногоуровневый, и в диалоговом окнеИзменение многоуровневого спискавыбрать необходимые параметры.

Когда организация документа будет закончена, надо установить обычный режим или режим разметки страницы, чтобы ввести подробный основной текст и рисунки.

Второй способ создания структуры документа состоит в присвоении отдельным абзацам уровней структуры. Чтобы присвоить выделенному абзацу структурный уровень, надо выполнить команду Формат/Абзац, а затем на вкладкеОтступы и интервалыв полеУровеньвыбрать нужный уровень. Структурные уровни можно использовать, если необходимо сохранить внешний вид текста, поскольку стили заголовков определенным образом форматируют текст, а структурные уровни присваивают ему «невидимый» формат. Присвоение абзацам структурного уровня позволит в дальнейшем создать собственный комплект стилей заголовков, не изменяя имеющиеся встроенные стили.

После присвоения абзацам иерархических уровней с документом можно работать в режиме структуры без помощи встроенных стилей. Для перемещения заголовка на более низкий уровень необходимо его выделить, а затем нажать кнопку Увеличить отступили клавишу <TAB>. Для перемещения заголовка на более высокий уровень необходимо его выделить, а затем нажать кнопкуУменьшить отступили клавиши <SHIFT>+<TAB>.