Участники и окружение проекта
Окружение проекта – совокупность внутренних и внешних факторов, которые способствуют или препятствуют достижению целей проекта.
Каждый проект может затрагивать интересы различных сторон: местных властей, общественных групп, населения и отдельных граждан – это все участники проекта. На рис. 1.2 проиведена принципиальная схема участников проекта.
Проект, его внутренняя середа, внешнее окружение, а также их взаимодействие представлены на рис. 1.3. Особенностью взаимодействия внутренних компонентов и элементов внешней среды является наличие между ними переходных зон.
Основой внутренней среды проекта являются его участники. Различают следующие группы участников проекта:
Инициатор – сторона, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта (практически любой из будущих участников проекта);
Заказчик – будущий собственник и пользователь результатов проекта;
Инвестор – сторона, вкладывающая средства в проект;
Проектировщик– специализированные проектные организации, разрабатывающие проектно-сметную документацию (ответственная за все работы организация –Генеральный проектировщик);
Рис. 1.2. Принципиальная схема участников проекта
Поставщик(Генеральный поставщик) – организации, осуществляющие материально-техническое обеспечение проекта (закупки и поставки);
Подрядчик (Генеральный подрядчик,субподрядчики) – организации, несущие ответственность за исполнение работ согласно контракту.
Консультант– организации и специалисты, осуществляющее на контрактных условиях оказание консультативных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации;
Руководитель проекта – юридическое или физическое лицо, которой заказчик (инвестор или иной участник) делегирует полномочия по управлению проектом (в т.ч. планированию, контролю и координации работ участников проекта);
Команда проекта – специфичная организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период его осуществления. Задача команды проекта – осуществление функций управления проектом для эффективного достижения его целей.
Структуризация проекта
Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации сводится к разбитию проекта и системы его управления на:
фазы жизненного цикла проекта, этапы, работы, задачи, единичные рабочие процессы;
отдельные пакеты работ, связанные между собой в структуру работ по проекту (work breakdown structure — WBS);
организационную структуру исполнителей из проекта (organization breakdown structure – OBS);
структуру распределения ответственности и обязанностей исполнителей относительно работ по проекту на основе WBS и OBS в виде матрицы;
подсистемы управления проектом, которые функционируют практически на протяжении всех фаз управления проектом;
общие системные функции, которые выполняются на всех фазах реализации проекта и во всех подсистемах.
Структуризация должна выделить управляемые элементы, компоненты проекта, а также обеспечить организацию связей и отношений между фазами, подфазами, этапами, подсистемами, функциями, компонентами и элементами проекта, а также их состав. Приведенный ниже перечень содержит методы структуризации проекта и управления им.
Дерево целей – граф, схема, которая показывает, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующего уровня и т.д. Представление целей начинается из верхнего уровня, дальше они последовательно разукрупняются. При этом основным правилом разукрупнения целей является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть исчерпывающе представлена в виде подцелей следующего уровня.
Дерево решений – граф, схема, которая отображают структуру процедуры оптимизации многошагового процесса. Ветви дерева отображают разные события, которые могут иметь место, а узлы – точки, в которых возникает необходимость выбора. Причем узлы разные – в одних выбор осуществляет сам менеджер проекта из некоторого набора альтернатив, в других выбор от него не зависит. В таких случаях менеджер проекта может осуществлять оценку вероятности того ли другого решения.
Дерево работ – структура работ проекта (WBS). На каждой стадии планирования необходимо разделить работы по проекту на части. Например, на стадии технического проектирования основные части проекта, как правило, очевидные. В дальнейшем, когда станет известно больше деталей, эти части могут быть расчленены на отдельные группы, пакеты работ.
Организационная структура (OBS) исполнителей по проекту разрабатывается на основе WBS для обеспечения эффективного управления проектом. В процессе разработки WBS и OBS необходимо учесть все фазы, этапы и работы проекта, а также все организации, которые принимают участие в проекте, и обеспечить действенность управления путем распределения ответственности.
Структура работ проекта (WBS) должна быть интегрирована с организационной структурой проекта (OBS), что дает возможность возложить на участников проекта ответственность за выполнение конкретных технических задач и создать четкую систему отслеживания хода реализации проекта. WBS позволяет разбить общий объем работ по проекту на независимые блоки, которые поддаются управлению, пакеты работ, которые будут переданы под управления так называемых целевых менеджеров команды проекта, которые несут ответственность за их осуществление и завершение. Таким образом, устанавливается логическая связь между ресурсами проекта и объемами работ, которые должны быть реализованы.
Матрица ответственности – матрица распределения ответственности по проекту. Форма, которая описывает связь организационной структуры проекта с работами. Матрица «приписывает» каждому пакету работ конкретных исполнителей. Матрица ответственности связывает пакеты работ с организациями-исполнителями на основе структуры работ и организационной структуры исполнителей.
Сетевые модели. По мере продвижения работы над проектом создаются деревья WBS и OBS, то есть выделяются пакеты работ с назначенными на них исполнителями, которые дают возможность составить сетевой график узловых (ключевых) событий. В конце концов, становится возможной разработать детальные сетевые графики, которые отвечают узловым событиям и целям. Поскольку эти графики представляют не проект в общем, а его отдельные пакеты работ, они называются сетевыми блоками, или подсетями. Если работа по нескольким взаимозависимым пакетам осуществляется одновременно, причем для каждого из них нужно разработать отдельное расписание, то каждый пакет представляется отдельной подсетью.
Структура потребляемых ресурсов(RBS). Для анализа средств, которые необходимые для достижения целей и подцелей проекта, осуществляется структуризация ресурсов различных типов. Иерархически построенный граф фиксирует необходимые на каждом уровне ресурсы для реализации проекта. Например, на первом уровне определяются материально-технические, трудовые и финансовые ресурсы. Потом материально-технические ресурсы дифференцируются на строительные материалы, машины, оснащения, комплектующие изделия и детали.
Структура затрат. Методика структуризации затрат аналогичная разработке структуры потребляемых ресурсов, которые используется в процессе реализации проекта.