4. Вимоги до тексту документів

Основою службового документа є текст (сукупність змістовних, тематично об’єднаних речень), який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази й висновки. Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

1. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

2. Обов’язковим є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв’язність викладу, структурна організація, завершеність. Усі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту. Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи.

3. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

4. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу (рубрикація тексту). Застосовують нову або комбіновану системи нумерації.

Комбінована (традиційна)	Нова
А. Б. В. Розділ І І. ІІ. ІІІ. Частина 1 1. 2. 3. Частина 2 1); 2); 3); пункт 1 а); б); в); §1 §2	1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2.1 1.3 2 і т.д.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:

- текст документа викладається від третьої особи. Наприклад: фірма просить, дирекція клопочеться, комісія ухвалила. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази, службові листи;

- замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа;

- вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги, у зв’язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії, відповідно до постанови);

- уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові; означення - перед означуваними словами; додатки - після опорного слова; вставні слова - на початку речення);

- використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;

- з метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до уваги ... Керуючись ... Розглянувши...»;

- уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, вжити заходів, забезпечити явку;.

- у розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную, відрядити тощо;

- не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. В управлінській документації не повинно бути оцінки фактів, що констатуються у тексті документа. Тон – нейтральний.

Отже, документ – основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, чітким, коротким, належним чином оформлений; містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Використовувати мовні засоби у документі такі, що відповідають нормам літературної мови, уникати повторень та зайвих подробиць.