Тема 3. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
Класифікація документів.
Національний стандарт України. Вимоги до змісту розташування реквізитів.
Вимоги до бланків документів. Оформлювання сторінки.
Вимоги до тексту документа.
Класифікація документів. Національний стандарт України.
Документи є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів, мають велике правове значення є основною одиницею офіційно-ділового стилю.
З наукової точки зору документ ( з лат. взірець, посвідчення, доказ) — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа»).
Енциклопедичний словник трактує документ як:
письмовий акт, здатний служити доказом юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;
офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);
достовірне історичне письмове джерело (берестяна грамота, наскальний живопис);
матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація.
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками класифікації та групами розрізняють такі документи:
1. За найменуванням: акт, протокол, заява, лист, службова записка тощо.
2. За призначенням:
- кадрово-контрактні (заяви, скарги, пропозиції, накази, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа);
- організаційно-розпорядчі (положення, статути, інструкції, правила, постанови, розпорядження, рішення, накази з основної діяльності, вказівки);
- довідково-інформаційні (листи, телеграми, службові записки, довідки, оголошення, протоколи, звіти);
- господарсько-договірні (договір постачання, договір підряду, договір оренди, договір про матеріальну відповідальність та договори з інших питань);
- обліково-фінансові (акти, розписки, заяви-зобов’язання, накладні, доручення).
3. За походженням:
- службові (офіційні) - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;
- особисті (приватні) - укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань.
4. За місцем виникнення:
- внутрішні - мають чинність у межах установи, де їх складено;
- зовнішні - виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.
5. За напрямком (спрямуванням):
- вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);
- вихідні (адресовані за межі установи).