Довідка
Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ.
Довідки поділяються на особисті та службові; внутрішні та зовнішні.
Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи (місце проживання, навчання, роботи; склад сім’ї; стан здоров’я тощо). Створюються на бланках установи, від руки заповнюються індивідуальні свідчення.
Службові повинні об’єктивно відображати стан справ структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.
Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.
Довідки, що відображають основну діяльність організації (службові), можуть бути зовнішніми і внутрішніми.
Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та засвідчуються печаткою.
Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.
Реквізити особистої довідки:
1. Повна назва організації, установи, що видає довідку.
2. Дата видачі, номер.
3. Назва виду документа та його номер (посередині).
4. Текст:
- прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка (переважно у називному відмінку або давальному після слова «Видано»);
- посвідчення фактів (у тексті слід уникати архаїчних зворотів на зразок: «Цим повідомляємо, що ...», «Пред’явник цього документа…»,«дійсно проживає», «справді працює», «зараз навчається» тощо);
- призначення довідки (назва установи, закладу, до яких подається довідка).
5. Підпис (посада укладача, власноручний підпис, ініціали та прізвище).
6. Печатка.
Штамп підприємства
«___» ____________2011 року
Вих. №____________
ДОВІДКА
Видана (п. і, пб) _____________про те, що він (а) працює у фірмі ___________, обіймає посаду__________ і його/її щомісячна (річна) заробітна плата становить ______ грн.
На час туристичної поїздки в (країну) _____________ в період з ____по _____ за працівником ______________ зберігається робоче місце й заробітна плата.
Директор підпис С.В. Петрова
Головний бухгалтер підпис К.В. Сергієнко
Печатка
Протокол
Протокол – це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, конференцій тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних та слідчих органів. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Протокол – це первинний офіційний документ.
Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена особа. Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів та ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим, як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.
Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.
За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на стислі (записано лише ухвалу або поширену резолюцію), повні (записуються усі виступи доповідачів, запитання, виступи під час обговорення) та стенографічні (хід засідань записується дослівно).
Питання порядку денного в протоколі формулюються у називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: «Розгляд і затвердження ... » (форма «Про розгляд і затвердження...» не рекомендується). Жанр виступу («доповідь», «повідомлення», «пропозиція» та ін.), посада і прізвище доповідача називається після формулювання питання.
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.
В наступному рядку після слова «Слухали»вказуються прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді або повідомлення.
У розділі «Ухвалили» повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої частин). У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.
Результати голосування записуються так:
За Мащенка С.М. – 25 голосів, проти – 3, утримався – 1.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Номер.
3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо).
4. Назва підприємства, організації.
5. Дата.
6. Кількісний склад учасників (якщо учасників більше 10-12 осіб, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).
7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії).
8. Порядок денний (питання формулюються в називному відмінку).
9. Текст (будується за схемою: СЛУХАЛИ/ВИСТУПИЛИ/УХВАЛИЛИ)
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).
Витяг з протоколу — відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання з порядку денного. Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить такі реквізити:
1. Назва виду документа, з якого зроблено витяг.
2. Номер протоколу.
3. Назва зборів, засідання, наради.
4. Дата проведення зборів, засідання, наради.
5. Текст (позиції СЛУХАЛИ та УХВАЛИЛИ відповідно до певного питання порядку денного).
6. Підписи голови та секретаря.
7. Дата складання витягу з протоколу.
У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому він переданий.
ПРОТОКОЛ № 8
зборів орендного швейного об’єднання «Каштан» Укршвейпрому
12. 04. 2011
Усього членів колективу:
Присутні:
Відсутні:
Голова:
Секретар:
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни. Доповідає начальник цеху № 5 Кошовий В.П.
2. Розподіл грошових премій. Доповідає головний бухгалтер Зимня С.В.
1. СЛУХАЛИ:
В. П. Кошового про стан дисципліни в колективі об’єднання «Каштан» та необхідність створення комісії з питань контролю дисципліни.
ВИСТУПИЛИ:
Л.Я. Гриценко, Г.М. Іванова, М. Д. Коваль, М.І. Петренко.з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб. Усього виступило 20 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисципліни у швейному об’єднанні «Каштан».
УХВАЛИЛИ:
До 20.04.2011 створити комісію з питань контролю дисципліни в об’єднанні в складі 15 осіб. Список додається.
2. СЛУХАЛИ:
С.В. Зимню про розподіл грошових премій між працівниками швейного об’єднання «Каштан».
УХВАЛИЛИ:
Надати грошові премії у розмірі мінімальної зарплати усім працівникам цеху № 5.
Голова зборів підпис С.С. Коробко
Секретар підпис М.М. Мостова
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 6
засідання товариства відкритого типу «Україна»