Тема 5. Довідково-інформаційні документи

Модуль 2

1. Прес-реліз.

2. Звіт.

3. Довідка.

4. Службові записки.

5. Протокол. Витяг з протоколу.

6. Листи. Оформлення та класифікація.

Переважна більшість вхідних та вихідних документів є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, установах; є підставою для створення розпорядчих документів. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково-інформаційних належать такі документи: службові листи, звіт, службові записки, телеграми, довідки, прес-реліз, рапорт, протокол, витяг з протоколу.

Прес-реліз

Прес-реліз (випуск для преси) – це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ).

Прес-реліз – це інформаційний документ, що повідомляє громадськість про прес-конференцію, презентацію, виставку, акцію тощо

Існують різні підстави для написання прес-релізів. Головною з них є усвідомлення необхідності ознайомити якомога ширшу аудиторію з подією (подіями), що пов’язані з діяльністю вашої установи, фірми, компанії.

Подія може вважатися об’єктом новин, якщо:

• є цікавою, важливою для широкого кола людей;

• походить із джерела, що заслуговує на довіру;

• стосується подій, що відбулися нещодавно чи відбудуться незабаром;

• пов’язана з певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.

Слід враховувати й те, чи є важливими ці події для вас. Якщо ви хочете досягти успіху, треба пам’ятати:

1) не повідомляйте інформацію, що потенційно не здатна привернути увагу громадськості;

2) визначте ЗМІ (національні або регіональні газети, щотижневики, випуски новин на радіо й телебаченні, місцеві телеканали, рекламні оголошення), що позитивно відреагують на ваше повідомлення;

Технологія написання та підготовки прес-релізу:

• використовуйте гучний заголовок, щоб привернути увагу репортерів;

• подавайте найважливішу частину інформації на початку тексту;

• уникайте незаслуженої похвали і необґрунтованих заяв;

• будьте максимально точні;

• бажаний обсяг матеріалу до 2 сторінок;

• включіть відомості про контакти;

• зведіть вживання спеціальної лексики до мінімуму;

• вичитайте та відредагуйте прес-реліз.

Початкова фраза (мета повідомлення) повинна бути коротким викладом усього прес-релізу, вона має містити найважливішу інформацію вашого повідомлення в кількох вступних рядках. Формулюючи мету, необхідно пам’ятати п’ять запитань: Хто? Що? Де? Коли? Чому? і відповісти на них. Наприклад: На ринку відеопрокату в Україні з’явилися стрічки вітчизняного кінематографа.

Щодо написання тексту прес-релізу не існує єдиних загальних настанов, оскільки повідомлення про створення нової установи, фірми вимагатиме зовсім іншого підходу й міститиме зовсім іншу інформацію, ніж, скажімо, про відкриття у медицині нових ліків. Без сумніву, текст має бути коротким, достовірним і по суті.

Якщо прес-реліз за обсягом перевищує 2 сторінки, бажано робити підзаголовки до головних питань (пунктів) або залишати достатньо вільного місця для того, щоб редактор зміг використати його для написання власних підзаголовків. Тобто, не рекомендують перетворювати текст на один суцільний блок інформації, що може дуже швидко відвернути увагу. Такий текст можуть недочитати до кінця.

Після того, як ви надіслали прес-реліз до редакції, варто зателефонувати згодом (скажімо, наступного дня) для того, щоб дізнатися, чи було його прочитано і який журналіст є «відповідальним» за його подальшу долю. Це значно полегшить спілкування з конкретним виданням і сприятиме встановленню особистих контактів із працівниками редакції.

Умовно можна виділити два різновиди прес-релізу:

• стандартний (призначений для інформування про планові події);

• спеціальний (призначений для інформування про незаплановані події).

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи поділяють на:

• анонс (ознайомлення з подією заздалегідь);

• запрошення (запрошення на захід за кілька днів);

• інформація (висвітлення заходу одночасно з проведенням);

• резюме (підбиття підсумків, визначення планів на майбутнє після закінчення події, заходу).

Реквізити:

• назва виду документа;

• дата;

• назва або логотип установи, яка підготувала документ;

• контактна особа, номер телефону, адреса, e-mail для отримання подальшої інформації;

• заголовок;

• текст (відомості про зміст події, організаторів, місце, час, значення події).