бух ответы на экзамен / 7 Понятие бухгалтерской документации

7 Понятие бухгалтерской документации.

Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носители: магнитные ленты, диски и др. Документы на машинных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

1) возможность визуального просмотра;

2) возможность получения бумажных копий;

3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;

4) идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;

5) ограничение доступа к информации.

Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы являются важным источником сведений о преступлениях против собственности и могут использоваться в качестве доказательств по уголовным делам. Большое значение в предупреждении, обнаружении и раскрытии хищений и должностных преступлений имеет знание работниками правоохранительных органов классификации документов. Все документы на предприятии классифицируются по следующим признакам: - по назначению они делятся на распорядительные (содержат информацию приказного характера: приказ, указ), оправдательные (содержат информацию исполнительного характера и бухгалтерского оформления: накладные, ведомости, справки, расчеты) и комбинированные (содержат информацию распорядительного и исполнительного характера: расходный кассовый ордер, авансовый отчет); - по содержанию операции они делятся на материальные (приходный ордер по складу на оформление поступивших товарно- материальных ценностей), денежные (операции с денежными средствами: платежное поручение, приходные и расходные кассовые ордера) и расчетные (для производства расчетов с поставщиками и покупателями: счет-фактура); - по порядку отражения операции они делятся на первичные {первичными называются документы, в которых регистрируется впервые совершенная хозяйственная операция: чек, кассовый ордер) и сводные (для обобщения информации по однотипным операциям на основании первичных документов: кассовый отчет, журналы-ордера); - по способу охвата операции они делятся на разовые (чеки, платежные требования) и накопительные (лимитно-заборная карта); - по количеству учитываемых позиций они делятся на одно строчные (документы, имеющие одну учетную позицию) и многострочные (расчетно-платежная ведомость); - по месту составления они делятся на внутренние (составляются на самом предприятии: накладные, кассовые ордера) и внешние (один экземпляр составляется для себя, другой — для покупателей и других дебиторов: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные); - по степени использования средств механизации они делятся на заполняемые на машинах полностью или частично (машинно-считываемые документы, дуаль-карты) и заполняемые ручным способом (чек, объявление на взнос наличными).

Классификация учетных регистров

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

По детализации учетных данных:

Синтетически - формируют обобщенные показатели в денежном выражении(главная книга, жерналы-ордера)

Аналитичские – используются для детализации данных синтетических счетов (книга, карточка, ведомости)

По внешнему виду учетные регистры могут иметь форму книг, карточек, свободных листов, машинных носителей (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя – ее должен вести один человек (например, кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Примером применения учетных регистров в виде книг могут служить главная книга – регистр синтетического учета, книга остатков материалов на складах – регистр аналитического учета (необходим для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности).

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица – картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по сравнению с карточками. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть синтетическими (главная книга, журналы-ордера) и аналитическими (карточки аналитического учета).

По характеру регистрации записей учетные регистры группируются в хронологические, систематические и комбинированные.

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке предусматривает их отражение в последовательности совершения операций и оформления документов (в последовательности поступления документов в организацию) независимо от содержания записей. Примером хронологической записи может служить регистрационный журнал, применяемый при мемориально-ордерной форме учета, в котором регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем счетам за этот же месяц.

Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах – это запись операций по их содержанию на счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи (по дебету одного и кредиту другого счета). Примером может служить главная книга, в которой все хозяйственные операции систематизируются по синтетическим счетам: обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается использование хронологических и систематических записей. Комбинированные регистры позволяют осуществлять контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета путем совмещения итогов аналитических и синтетических записей, в результате чего отпадает необходимость сверки этих записей.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Исправление ошибок в учетных регистрах

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну, за ее разглашение они несут ответственность.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

– корректурным способом – ошибочно сделанную запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивают тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), над зачеркнутым делают запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делают оговорку «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяют в тех случаях, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

– способом дополнительной проводки – дополнительную проводку составляют, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляют бухгалтерскую справку с указанием того, какая ошибка исправлена и где искать первичный документ, который является основанием записи. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляют мемориальный ордер. Этот способ применяют в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;

– способом «красное сторно» – в случае если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанную сумму вычитают. Исправления способом «красное сторно» оформляют бухгалтерской справкой, в которой дают ссылку на номер и дату исправляемого документа, а также обоснование внесения исправления;

– способом обратной проводки – для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений. Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок. Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.