17.3. Особенности участия предприятия в международных конгрессах

Международная конгрессная деятельность — это в первую оче­редь способ организации международных коммуникаций в различ­ных сферах деятельности: бизнесе, экономике, политике, культуре, науке и др. Ценность конгрессной деятельности на уровне государ­ства, региона или города очевидна и заключается в получении су­щественных бюджетных доходов, развитии ряда смежных сфер дея­тельности, привлечении ведущих экспертов, инвестиций.

Для отдельных предприятий международные конгрессные меро­приятия предоставляют широчайший спектр возможностей по уста­новлению ценных деловых контактов, получению важной инфор­мации, позиционированию и продвижению на необходимом уровне для нужной целевой аудитории. Таким образом, участие в конгрессных мероприятиях, или конференц-мероприятиях, — это важ­нейший инструмент интеграции в международное коммуникацион­ное пространство, выхода на внешний рынок и развития корпора­тивной информационной системы.

Конгрессное мероприятие в широком смысле этого слова пред­ставляет собой собрание в заранее определенном месте людей, объ­единенных сферой деятельности и/или интересами (бизнесменов, политиков, ученых и т.д.), в целях обсуждения и решения различ­ного уровня и рода проблем.

Главным фактором, обеспечивающим эффективность участия предприятия в международном конгрессном мероприятии, является правильный выбор его формы. В зависимости от целей, уровня и характера решаемых проблем выделяют достаточно большое коли­чество форм конгрессных мероприятий.

Конференция — встреча участников, направленная на обсуждение, выявление дополнительной информации, решение проблем, а также

консультирование. По сравнению с конгрессом конференция имеет меньшие масштабы и сфокусирована на более узких аспектах; благо­даря этому она способствует эффективному обмену информацией между участниками. Как правило, конференции имеют ограничен­ные сроки проведения и четко обозначенные цели и задачи.

Конвенция — крупная встреча представителей власти, социаль­ных и экономических структур в целях обмена информацией по конкретным ситуациям, а также принятия решений и выработки позиции участников в отношении этих ситуаций; в США — круп­ная национальная и международная встреча представителей дело­вых кругов в целях проведения переговоров и/или участия в вы­ставках.

Конгресс — регулярные встречи на репрезентативной основе большого количества (от нескольких сотен до нескольких тысяч) людей, представляющих отдельные профессиональные, культур­ные, религиозные или другие группы. Конгресс, как правило, со­бирается для обсуждения конкретных вопросов. С докладами вы­ступают только участники органализационного комитета. Кон­гресс проводится с фиксированной частотой, один раз в год (на­циональные конгрессы) или в несколько лет (большая часть меж­дународных и мировых конгрессов). Конгресс обычно продолжа­ется несколько дней, в течение которых проводится несколько параллельных сессий.

Симпозиум — встреча ряда экспертов в какой-либо сфере, на которой представляются доклады специалистов по конкретным во­просам, которые затем обсуждаются в целях вынесения рекоменда­ций их решению.

Семинар — встреча или ряд встреч специалистов, обладающих разным уровнем навыков, но имеющих общие профессиональные интересы, в образовательных или тренинговых целях. Программа семинара направлена на повышение уровня профессиональных на­выков участников.

Воркшоп (workshop) — рабочая встреча, нацеленная на поиск решения или практического результата по заявленным вопросам.

Форум — встреча или часть встречи, предназначенная для от­крытых дискуссий между участниками, имеющими высокий уро­вень признания, по вопросам, представляющим общий интерес.

Круглый стол — встреча экспертов, проводимая на принципах равноправия участников, направленная на обзор и обсуждение спе­циализированных профессиональных вопросов. Круглый стол мо­жет проводиться закрыто, но чаще он проводится с публичным об­суждением в целях повышения осведомленности аудитории по во­просам программы или усиления политических, институциональ­ных, социальных и других мероприятий.

Телеконференция — общий термин для встреч трех и более уча­стников, находящихся в двух и более географических точках, по­средством телекоммуникационных систем. Включает в себя видео­конференции и аудиоконференции.

Панельная дискуссия — дискуссия двух и более участников по определенной проблеме под управлением модератора.

Таким образом, выбирая конгрессное мероприятие, в котором предприятие будет участвовать, необходимо обращать внимание на форму его проведения, чтобы определить уровень приглашенных экспертов, цель и возможные результаты участия.

По географическому охвату конгрессные мероприятия делятся на:

• локальные (участники преимущественно из одного города или региона);

• межрегиональные (представлены участники нескольких регионов);

• национальные (представлено подавляющее большинство регионов страны);

• международные.

В соответствии с международными стандартами международным считается конгрессное мероприятие, в котором более 10% участни­ков представляют страны, отличные от страны проведения меро­приятия.

Организаторами международных конгрессных мероприятий могут быть различные лица и структуры. В целом нужно выделять инициа­торов и операторов мероприятий. Инициатор — лицо или организа­ция, предложившие провести конгрессное мероприятие для реше­ния/обсуждения конкретного круга вопросов. Как правило, инициа­торами становятся органы власти разного уровня, научные и иссле­довательские учреждения, различные отраслевые объединения и сою­зы, социальные группы, а также крупные отраслевые СМИ, корпо­рации и т.д. В дальнейшем именно они указываются в числе органи­заторов мероприятия. В международной практике инициатор может также называться планировщиком встреч (meeting planner). Операто­ром является компания, которая профессионально занимается подго­товкой и проведением конгрессных мероприятий и которая ведет организацию конкретного мероприятия по заказу инициатора. Через оператора мероприятия осуществляются переговоры, документообо­рот, финансовые расчеты по участию в мероприятии.

При выборе мероприятия для участия важно оценивать как состав организаторов (их репутацию и имидж в профессиональных кругах, роль, которую они выполняют для развития отрасли, цели и задачи их

деятельности и т.д.), так и оператора мероприятия (его опыт и профессионализм, референции участников предыдущих мероприятий).

Предприятие может выполнять разные роли при участии в конгрессной деятельности и в зависимости от этого решать разные за­дачи по выходу на внешний рынок. Основные роли и решаемые задачи представлены на рис. 17.5.

Для предприятия наиболее эффективны следующие варианты уча­стия в международном конгрессном мероприятии: в качестве слушате­ля, докладчика или спонсора (в зависимости от целей и задач).

Основные этапы при организации участия предприятия в меж­дународном конгрессном мероприятии следующие:

• определение целей и задач участия;

• анализ и выбор мероприятия для участия (необходимо проанализировать такие данные о мероприятиях: организаторы, цели и задачи мероприятия, состав спикеров, экспертов и партнеров, программа мероприятия, список участников, место проведения, стоимость участия, «возраст» и периодичность мероприятия, отзывы участников предыдущих мероприятий);

• выбор роли предприятия (слушатели могут участвовать как платно, так и бесплатно. Для вхождения в состав спикеров

необходимо заранее взаимодействовать с организаторами. Возможно, что состав спикеров изначально ограничен опре­деленным кругом лиц. Часто программа утверждается за не­сколько месяцев до самого мероприятия, после чего попасть в состав спикеров практически невозможно. Выступление с презентацией возможно как платное (рекламное, партнер­ское), так и бесплатное (экспертное). Участие в форме спон­сорства дает больший эффект при как можно более раннем сотрудничестве с организаторами мероприятия);

• определение состава представителей предприятия, которые будут участвовать в мероприятии (с учетом целей и задач участия, а также особенностей выбранного мероприятия);

• подача заявки организаторам, проведение переговоров по участию, заключение договора на участие, оплата участия;

• подготовка информационных, презентационных, рекламных и других информационных материалов для участия;

• решение организационных вопросов участия (бронирование авиабилетов, гостиницы, организация доставки грузов при необходимости, организация свободного времени и т.д.);

• участие;

• обработка результатов участия (обработка данных, внедрение инно­ваций, расширение базы данных по партнерам/клиентам, заказчи­кам, продолжение переговоров по установленным контактам и т.д.).

Вторым фактором (после формы мероприятия), влияющим на достижение целей и задач участия предприятия в международных конгрессных мероприятиях, является место его проведения, в том числе сама площадка. Наиболее эффективны города, которые яв­ляются признанными центрами отрасли, в которой работает пред­приятие, либо международным центром деловых коммуникаций, в котором неоднократно проводились качественные международные встречи. В этом случае мероприятие, даже если оно проводится впервые, имеет больше шансов на успех. Основными площадками для проведения конгрессных мероприятий являются конференц- центр (конгресс-центр) или конференц-отель (конгресс-отель).

Конгресс-центр — специализированное заведение, основной целью создания которого является предоставление услуг и инфраструктуры для проведения крупных конгрессных мероприятий. Предоставление ком­фортабельных номеров и гостиничных услуг не входит в круг обязатель­ных требований к конгресс-центру. При этом многие международные конгресс-центры мира имеют одну или несколько гостиниц соответст­вующего уровня на своей территории или в непосредственной близости. Конгресс-центр может не предоставлять гостиничных услуг.

Конгресс-отель — крупная или средняя гостиница классностью 4 или 5 звезд, обладающая необходимыми для проведения конгрессных мероприятий площадями и оборудованием; предоставляет делегатам и участникам конгрессных мероприятий все услуги, не­обходимые для комфортной жизни и работы в ходе всего конгрессного мероприятия. В России высокой популярностью пользуются конференц - отели, так как они предоставляют широкий спектр ус­луг и максимально комфортны для работы и проживания во время различных конгрессных мероприятий.

Одной из особенностей современной экономики является специализация стран (регионов, городов) как выставочных территорий (например, Германию часто называют страной-выставкой). Одним из российских городов, активно развивающихся как мировой центр деловых коммуникаций, является Екатеринбург. Программа в рамках стратегического плана развития г. Екатеринбурга направлена на дальнейшее развитие деловой комфортной инфраструктуры как одной из составляющих экономического потенциала и инвестиционной привлекательности города. Процесс формирования территории как пространства пересечения деловых связей любого уровня (международных, межрегиональных, межкорпоративных) включает комплекс мер по созданию материаль­ной базы, организационно-административной, информационно-консультационной, обучающей и маркетинговой инфраструктуры.