2.3 Организация деятельности кадровой службы предприятия

Кадровая служба является структурным подразделением открытого акционерного общества ЗАО «Птицесовхоз «Родина». Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя общества. Кадровая служба подчиняется руководителю общества. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем общества с учетом задач, стоящих перед предприятием, его специфика и численности работников. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет руководитель общества в соответствии с должностными инструкциями и данным положением. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Основные задачи кадровой службы:

- участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом;

- обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации;

- осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;

- участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата;

- постоянное совершенствование управления кадрами не основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

Функции кадровой службы.

В соответствии с основными задачами кадровая служба выполняет следующие основные функции:

- участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу;

- прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения;

Таблица 2.3.1 Текущая потребность в кадрах с высшим, специальным образованием и в кадрах рабочих профессий

Потребность в специалистах с высшим образованием
Наименование специальности	Количество
	2011 г.	2012 г. 2013 г.
Всего:
Потребность в специалистах со средним специальным образованием
Наименование специальности	Количество
	2011 г.	2012 г. 2013 г.
Техник - механик	1	- -
Ветфельдшер	1	- -
Всего:	2	- -
Потребность в кадрах рабочих профессий
Наименование профессии	2011 г.	2012 г. 2013 г.
Трактористы-машинисты	3	5 5
Электромонтеры	2	2 2
Слесаря- сантехники	2	1 2
Водители автомобиля	-	2 2
Всего:	7	10 11

- содействует успешной адаптации новых работников в коллективе;

- анализирует имеющийся кадровый состав, планирует профессионально-должностное продвижение работников;

- организует изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов;

- формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения ;

- осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих;

- участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом;

- принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов;

- содействует проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива;

- разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформление приема на работу, приобретение бланков трудовых книжек;

- организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами;

- визирует проекты документов, касающиеся персонала;

- организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров;

- осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность;

- готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам;

- представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам их семьям в органы социальной защиты;

- представляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия .

На примере предоставленных данных в управление по труду, занятости и соцзащите по району.

Таблица 2.3.2 Информация по ЗАО «Птицесовхоз «Родина» на 2011 г.

Наименование предприятия	Ожидаемая численность работников на 01.01.2011	Ожидаемое сокращение	Ожидаемая текучесть кадров /увольнение по с/ж и за нарушение дисциплины/	Ожидаемое выбытие с производства			Выбытие с производства работавших лиц пенсионного возраста в связи с переходом только на пенсионное содержание	Прирост новых рабочих мест в 2011 г. за счет Строительства и ввода новых и расширения действующих мощностей
				ВСЕГО:	Поступление на учебу с отрывом от производства	Выбытие на пенсию
ОАО« птицефабрика»	624	-	110	15	-	15	20	-

Прогнозные цифры приема на работу граждан, требующих дополнительных гарантий занятости в счет брони на 2014 год в разрезе следующих категорий:

-впервые ищущие в возрасте до 21 года- 2

-молодежь до 18 лет -1

-демобилизованные из ВС-2

Обязанности между работниками кадровой службы распределяются руководителем кадровой службы на основе занимаемых должностей и их должностных инструкций.

Должностные инструкции работников кадровой службы утверждает руководитель организации.

Кадровыми вопросами в ЗАО «Птицесовхоз «Родина» занимается инспектор по кадрам. На инспектора по кадрам возлагаются следующие функции:

- оформление соответствующей документации по кадрам;

- обеспечение соблюдения графиков очередных отпусков;

- ведение и предоставление пенсионных документов;

- ведение личных дел служащих;

- введение и представление установленной отчетности.

Инспектора по кадрам имеет следующие права:

- знакомиться с проектами решений руководства организации, связанных с его деятельностью;

- запрашивать и получать от руководителей и специалистов других структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

- требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей. Для оценки эффективности использования рабочего времени инспектора по кадрам, проведем группировку одноименных затрат рабочего времени инспектора по кадрам ЗАО «Птицесовхоз «Родина», результаты приведем в таблице 2.3.3.

Таблица 2.3.3 Группировка одноименных затрат рабочего времени инспектора по кадрам

№ п/п	Индекс	Содержание затрат рабочего времени	Повторяемость затрат		Продолжительность
1	ПЗ	Планировка рабочего дня	1		42
2	ОП	Подготовка к совещаниям, разговоры по телефону, подведение итогов	9		354
3	ОБС	Приведение в порядок необходимой документации и в целом рабочего места	3		46
4	ОТД	Кофе-паузы	1		18
5	ПНТ	Неполадки с телефоном	1		10
6	ПНД	Уход с работы раньше времени	2		10
Итого						480

Баланс затрат рабочего времени инспектора по кадрам ЗАО «Птицесовхоз «Родина» приведен в таблице 2.3.4

Таблица 2.3.4 Баланс затрат рабочего времени инспектора по кадрам

№ п/п	Затраты рабочего времени	Индекс	Мин	Процент
1	Подготовительно-заключительное время	ПЗ	42	8,75
2	Оперативное время	ОП	354	73,75
3	Время обслуживания рабочего места	ОБС	46	9,58
4	Время на отдых	ОТД	18	3,76
5	Время технических неполадок	ПНТ	10	2,08
6	Время нарушения трудовой дисциплины	ПНД	0	0
Итого			480	100

Составим нормативный баланс рабочего дня, если Тпз = 20 мин, Тотд – 5%, Тобс – 6% от оперативного нормативного времени. Нормативное дневное рабочее время составляет 480 мин. Из него 20 мин – подготовительно-заключительное время. Можно составить уравнение.

Тпз + Тотд + Тобс + Топ = 480,

20 + Топ + 5 × Топ / 100 + 6 × Топ / 100 = 480.

Решив это уравнение, получим Топ = 414 мин.; 5 % – время на отдых, то есть 21 мин, и 6 % на время обслуживания рабочего места, то есть 25 мин.

Заполним нормативный баланс затрат рабочего времени инспектора по кадрам ЗАО «Птицесовхоз «Родина» (таблица 2.3.5).

Таблица 2.3.5 Нормативный баланс затрат рабочего времени инспектора по кадрам ОАО «птицефабрика»

№ п/п	Затраты рабочего времени	Индекс	Мин.	Процент
1	Подготовительно-заключительное время	ПЗ	20	4,17
2	Оперативное время	ОП	414	86,25
3	Время обслуживания рабочего места	ОБС	25	5,2
4	Время на отдых	ОТД	21	4,4
Итого			480	100

Рассчитаем коэффициент полезного использования рабочего времени:

Кпи = (Тпз + Топ + Тобс + Тотд) / Тнабл, (2.1)

где Тпз – подготовительно-заключительное время;

Топ – оперативное время;

Тобс – время обслуживания рабочего места;

Тотд – время перерывов на отдых;

Тнабл – время наблюдения.

Кпи = (42 + 354 + 46 + 18) / 480 = 0,958.

Найдем потери за счет времени нарушения трудовой дисциплины.

Кпнд = ПНД / Тнабл, (2.2)

Кпнд = 20 / 480 = 0,042 ≈ 4,2 %.

Найдем потери рабочего времени по организационно-техническим причинам:

Кпнт = ПНТ / Тнабл, (2.3)

Кпнт = 10 / 480 = 0,021 = 2,1 %.

Коэффициент уплотнения = (ПНДф + ПНТф) / Тнабл, (2.4)

Коэффициент уплотнения = (10 + 10) / 480 = 0,042 = 4,2 %.

Рассчитаем рост производительности труда через коэффициент уплотнения:

↑ПТ = Купл / (1 – Купл), (2.5)

↑ПТ = 0,042 / (1 – 0,042) = 0,044 = 4,4 %.

Рассчитаем рост производительности труда через оперативное время:

↑ПТ = (ПНТ + ПНД) / ОП, (2.6)

↑ПТ = (10 + 10) / 354 = 0,056 ≈ 5,6 %.

Рассчитаем рост производительности труда за счет нормативного баланса:

↑ПТ = [(Тпнд + Тпнт) + (ТпзФ – ТпзН) + (ТобсФ – ТобсН) + (ТотдФ – ТотдН)] / Тнабл = (10 + 10 + 42 – 20 + 46 – 25 + 18 – 21) / 480 = 0,125.

Проанализируем нормативный и фактический балансы.

По норме на подготовительно-заключительное время приходится 4,17 % от наблюдательного времени, фактически это время составляет 8,75%. На отдых должно приходиться по нормам 4,4 % от наблюдаемого времени, фактически эта цифра меньше и составляет 3,76 %. По фактическому балансу сократилось и оперативное время, оно составляет 73,75 % (по нормам – 86,25 %). Это произошло за счет того, что появилось время технических неполадок и время нарушения трудовой дисциплины (2,08 % и 2,08 % соответственно). В нормативном балансе меньше времени приходится и на время обслуживания рабочего времени (по нормам – 5,2 %, а фактически – 9,58 %). Для того, чтобы максимально приблизиться к нормативному балансу, прежде всего, необходимо добиться, чтобы как можно меньше рабочего времени уходило на время технических неполадок и на время нарушения трудовой дисциплины, то есть исключать опоздания на работу, уходы с работы раньше времени, уменьшить личные разговоры по телефону, обеспечить быстрое устранение неполадок в оборудовании.

Мотивирующий эффект кадровой политики выражается в повышении лояльности сотрудников к компании, укреплении трудовой и производственной дисциплины, поддержании системы материального и нематериального (административного) стимулирования.