1. Создание новой базы данных

Access хранит все таблицы базы данных в одном файле с расширением MDB. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл базы данных. После запуска Microsoft Access выводит первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных. Если первое диалого­вое окно не выводится, начать создание базы данных можно с помощью команды «Создать» меню «Файл» или кнопки «Создать базу данных» расположенной на панели инструментов. Независимо от выбранного варианта начала создания базы данных, Access выведет окно «Создание», в котором необходимо указать диск, и папку, где будет храниться файл БД, ввести имя файла вместо стандартного названия (DB1) и нажать на кнопку создать.

2. Создание новой таблицы базы данных

Таблица базы данных состоит из строк и столбцов. Одну строку таблицы будем называть записью, а один элемент записи – полем. Поле имеет название – это имя соответствующего столбца. В один столбец могут входить только данные одного типа. Имя столбца может содержать до 64 символов, не может начинаться с пробела и включать: «», «»,  . Имя не может содержать управляющие символы с кодами ASCII 00—31.

С

Рисунок 61 - Окно конструктора таблиц.

оздание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последова­тельность размещения полей в таблице, тип данных каждого по­ля, размер поля, ключи (индексы) таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания новой таблицы надо в окне базы данных выбрать вкладку «Таблицы» и нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне «Новая таблица» выбрать один из режимов создания таблицы. Самым универсальным является режим Конструктор. Строка Конструктор в окне «Новая таблица» определяет выбор основного способа создания новой таб­лицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. Режим конструктора позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы. При выборе режима конструктора таблиц, появляется окно «Таб­лица1:таблица» в котором определяется структура таблицы базы данных (Рисунок 61).

Следует иметь в виду, что при переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню, и панель инструментов базы данных заменя­ется на панель инструментов конструктора таблиц.

Для определения поля в окне конструктора таблиц (Рисунок 61) задаются Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type), Описание (Description) — краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля (Field Properties) — на вкладке Общие (General) и Тип элемента управления (Display Control) — на вкладке Подстановка (Lookup).

1. Типы данных

Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access конкретный тип для поля выбирается в окне конструктора таблиц (Рисунок 61) из списка следующих типов данных:

Текстовый (Text) — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля (Field Size). Пус­тые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.

Поле MEMO (Memo). Тексты длиной до 64 000 символов. ). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице либо через область ввода, вызывае­мую нажатием клавиш <Shift>+<F2>.

Числовой (Number). Различные числа, используемые в математических вычислениях. Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных — Денежный (Currency). Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля (Field Size).

Денежный (Currency). Суммы и числа, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой. Учитывая последнее обстоятельство, рекомендуется для полей, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, использовать денежный тип данных.

Дата/время (Date/Time). Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт.

Счетчик (AutoNumber). Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа. Значение этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля 4 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таб­лице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы.

Логический (Yes/No). Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет (Истина/Ложь, Вкл./Выкл.). Длина поля 1 бит.

Поле объекта OLE (OLE Object). Специальное поле, в котором содержится ссылка на объект, созданный другим приложением (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звуко­запись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access. Длина поля до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска). Для полей типа OLE и MEMO не допускается сортировка и индексирование.

Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:

• Текст - текст, выводимый в поле или в элементе управления;

• Адрес - путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL).

• дополнительный адрес -смещение внутри файла или страницы.

Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите команду Гиперссылка из меню Вставка. Каждая из трех частей в типе Гиперссылка может содержать до 2048 символов.

Мастер подстановок...(Lookup Wizard...). Выбор этого типа дан­ных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля спи­сок значений на основе полей из другой таблицы. Значения в та­кое поле будут вводиться из одного из полей списка. Соответст­венно фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком по­стоянных значений.