Соц.психолог. основы общения / Социально психологические основы общения. Аминов.Кукушин.2010 / Аминов.Глава 2. Подготовка к деловой встрече

Аминов А. А. Глава 2. Подготовка к деловой встрече. С. 14-18.

Планирование деловой встречи

Никто не может сломить того, кто ко всему готов.

П. Буаст

Отнюдь не у нас недостаточно времени: это ему недостаточно нас.

П. Клодель

Если ваш собеседник не испытывает затруднений в процессе переговоров и относительно легко выходит из трудных ситуаций, то скорее всего он добросовестно, в подробностях распланировал и подготовил деловую встречу с вами. Он мысленно детально, многократно прорепетировал ее, приблизительно представил все неожиданные обстоятельства, которые могут сложиться в ходе разговора. Следовательно, в момент получения «сюрприза» с ва­шей стороны он может полностью сосредоточиться на основной проблеме, не отвлекаясь на мелочи. Кроме того, если партнер сумел предугадать ваш вариант, предварительно готовясь к бе­седе, не исключено, что ответ у него уже готов. Итак, ваш собе­седник в данном случае руководствуется принципом: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю».

Вместе с тем, партнеры нередко недооценивают значение под­готовки к деловой встрече. Это оборачивается значительными из­держками в проведении совещаний, переговоров, бесед. Напри­мер, неопределенность высказываний многих участников пере­говоров приводит в конечном итоге к потере времени, снижению трудоспособности собеседников. Неумение партнеров во время де­ловой встречи говорить лаконично, по существу и конструктив­но мешает укреплению профессионального авторитета руководителей, способствует снижению производительности труда.

Как правило, подавляющее большинство партнеров оправдывает свою неподготовленность к переговорам постоянной нехваткой времени и недоумевает: где его взять?

Для того чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к практи­ческим советам Н.М. Тимченко, который предостерегает от все­возможных «поглотителей времени». К ним относятся: 1) нечет­кая постановка цели; 2) отсутствие приоритетов в делах; 3) по­пытка слишком много сделать за один раз; 4) отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения; 5) плохое планирование трудового дня; 6) личная неорганизован­ность, «заваленный» письменный стол; 7) скверная система сбо­ра материала; 8) отрывающие от дела телефонные звонки; 9) не­запланированные посетители; 10) неспособность сказать «нет»; 11) отвлечения, шум; 12) отсутствие самодисциплины; 13) синд­ром «откладывания»; 14) длительные ожидания (например, условленной встречи) и др.

Н. М. Тимченко рекомендует также запомнить следующую поучительную историю:

«Гуляя по лесу, некто встретил дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево. Прохожий подошел ближе, что­бы разглядеть, почему работа дается с таким трудом, и сказал: «Извините, но мне кажется, что ваша пила совершенно затупи­лась! Почему бы вам ее не заточить?». На что дровосек в ответ простонал: «Для этого у меня нет времени — я должен пилить!».

Чтобы ваше положение в процессе деловой встречи было проч­ным и устойчивым, вам необходимо заблаговременно разработать план ее проведения. Он должен представлять собой четкую про­грамму действий: как начинать и заканчивать предстоящую бесе­ду, чем аргументировать свои предложения и убеждать партнера.

Вы можете возразить: целесообразно ли вообще что-либо пла­нировать в рамках деловой встречи, особенно если она не очень важная? Не будет ли это потерей драгоценного времени?

Как показывают социологические исследования, неподготов­ленные деловые встречи, как правило, обходятся гораздо доро­же, чем хорошо спланированные заранее (с учетом времени на повторную беседу). Возможны отсрочки соглашения и наруше­ния планов. И это понятно: никто не строит здание без чертежа. Деловое общение не должно представлять собой разрозненную совокупность не связанных элементов — оно должно иметь чет­ко разработанную систему планирования.

Планирование деловой встречи позволяет:

• своевременно осуществить сбор и систематизацию матери­алов для деловой встречи;

• смоделировать возможное ее построение исходя из логичес­ких, психологических, риторических и научно-профессиональных принципов;

• сделать предварительно как прогноз, так и анализ пред­стоящей беседы, переговоров, совещания;

• разработать стратегию, тактику и технику ведения дело­вого общения;

• найти и устранить возможные узкие места деловой встречи;

• «передать ответственность» и «делегировать контроль» от­дельным сотрудникам в рамках проекта встречи;

• согласовать все действия и мероприятия по плану деловой встречи во времени;

• заранее подыскать сильные аргументы, продумать стиль изложения и найти нужное слово в нужный момент.

Организация беседы

У кого много дел, тот не может себе позволить не иметь времени.

В. Швебель

Если попытаться кратко сформулировать возможные рекоменда­ции по организации беседы, то они будут такими: место и время беседы должно максимально соответствовать ее целям и характеру. Успешное решение задач переговоров во многом за­висит от обстановки, в которой будет протекать беседа. Здесь, конечно, не может быть общего правила и стандарта. Однако важ­но предварительно получить согласие партнера на встречу (в удоб­ное для него время), заранее позаботиться об исключении раз­личного рода помех (телефонных звонков, обращений коллег, вызовов к начальству), обеспечить конфиденциальность обще­ния. В местах проведения беседы не должно быть ничего слиш­ком яркого или неожиданного, отвлекающего собеседников.

Планирование тактики проведения беседы — также процесс творческий. Характер и последовательность вопросов, подлежа­щих обсуждению, зависят от конкретных обстоятельств, особен­ностей личности партнера и его отношения к теме встречи. Но в то же время имеется ряд общих правил, необходим максималь­ный учет положений психологии для достижения поставленных целей.

Прежде всего необходимо принять решение, с какой темы сле­дует начать беседу, чтобы установить психологический контакт с партнером.

По реакции собеседника, его манере держаться, одеваться можно определить его свойства, облегчающие установление кон­такта (любознательность, чувство юмора, культура поведения, вежливость), а также черты характера, затрудняющие контакт (подозрительность, настороженность, озлобленность, грубость, беспечность).

Время встречи важно устанавливать с учетом характера пред­стоящего разговора, причем необходимо учитывать пожелания обоих партнеров. Часто один из них, более заинтересованный в разговоре, бывает вынужден соглашаться на условия, которые ему предлагают. Если вы сами окажетесь в такой ситуации, не спешите обижаться или, во всяком случае, демонстрировать свою обиду. Это может произвести неприятное впечатление на собе­седника и помешать успеху дела.

Не менее важно правильно организовать расположение людей относительно друг друга в ходе встречи. Собеседники, сами того не сознавая, стремятся занять в пространстве определенное мес­то, соответствующее их субъективному статусу. Был проведен такой эксперимент: специалистов разного профессионального уровня просили занять в большом зале те места, которые им боль­ше нравятся. Оказалось, что «начальники» стараются сесть в центре, так, чтобы им было хорошо видно и слышно всю аудито­рию. Те же, кто воспринимает свой статус как низкий, садятся где-либо сбоку или с краю, как бы свидетельствуя о том, что они ни на что не претендуют. Эти результаты показывают, что под­черкнуть неравенство позиций партнеров при организации пространства встречи не так уж сложно, но как соблюсти их равенство?

Пожалуй, самым естественным будет выглядеть положение собеседников друг напротив друга. Такое расположение создает одновременно и деловую, и доверительную атмосферу. Важно и то, что находится между партнерами по общению. Если это нечто массивное, например, большой письменный стол, то разговор скорее всего примет деловой оттенок, если же это журнальный столик, беседа будет более интимной. Мягкий, неяркий свет в помещении также способствует доверительности беседы.

Если же разговор происходит в большом помещении, напри­мер, в кабинете или аудитории, для длинного и обстоятельного разговора собеседникам лучше расположиться где-нибудь в углу, чтобы возникла иллюзия собственного пространства встречи. Расстояние между беседующими также нужно учитывать, поскольку оно может служить определенным индикатором тональности беседы. Но прежде всего мы рассмотрим факторы, влияю­щие на первоначальную оценку партнера по общению

.