прием иностранных делегаций

Неотъемлемой частью развития международных связей является прямое взаимодействие с зарубежными коллегами и партнерами путем приглашения иностранных граждан и приемов иностранных делегаций.

При подготовке официальных приемов или приема представителей иностранной компании необходимо учитывать ряд тонкостей, особенностей и нюансов, чтобы продемонстрировать представителям другой стороны степень уважения, признания статуса, а также лучшие качества своей компании.

ПОДГОТОВКА К ПРИЕМУ ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ

1. Уточнить заранее (за 2-3 месяца) дату и время прибытия, место встречи, продолжительность пребывания, язык переговоров, количество переводчиков, которое необходимо для обслуживания переговоров, и, разумеется, количество и состав участников. За 2 - 3 дня до прибытия делегации все эти моменты еще раз уточняются по факсу или электронной почте.

2. Позаботиться о получении въездных виз иностранными гражданами.

3. Составить и утвердить программу пребывания делегации. Она должна включать в себя следующие вопросы:

• встреча делегации в аэропорту или на вокзале;

• размещение в гостинице;

• организация питания;

• организация транспортного обслуживания;

• подготовка переговорного помещения;

• экскурсия по предприятию;

• культурная программа;

• протокольные мероприятия (обед, прием, фуршет и т. п.);

• собственно переговоры (время начала и конца, кто отвечает за организацию, какие вопросы необходимо решить).

4. Разработать и утвердить смету расходов на прием делегации.

5. Решить и продумать вопрос о вручении гостям сувениров или подарков - фирменных или приобретенных.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРИЕМА ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ

1. Встреча в аэропорту (или на вокзале);

Обычно приезжающую группу встречают глава принимающей стороны или секретарь с водителем и, возможно, переводчик. Если гости приезжают впервые, то следует изготовить плакат с названием своей организации или организации гостей. Желательно иметь информацию и о багаже делегации. Вручать цветы не принято; исключение может составить тот случай, когда в группе приехавших есть дама. Тогда можно вручить небольшой букет (цветы вручают в целлофановой упаковке). В момент встречи не принято производить обмен визитными карточками. Встреча прибывшей группы «у трапа самолета» обычно не практикуется, кроме тех случаев, когда приезжает делегация высокого уровня и при наличии реальной возможности для этого.

2. Транспорт;

В зависимости от числа членов приехавшей делегации это могут быть одна или две легковые автомашины (наемные или принадлежащие предприятию) или микроавтобус. Также следует определить транспортное средство для перевозки багажа. Обслуживать делегацию на личных автомашинах не рекомендуется.

3. Проживание;

Номера в гостинице должны быть заказаны заранее. При этом нужно заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Бронируя номера, следует выбирать те, что находятся в тихой и спокойной части гостиницы. Размешать в одном номере двоих человек не принято. Номер дамы можно украсить цветами.

Вне зависимости от времени приезда делегации и времени начала переговоров всегда принято сначала доставить гостей в отель, дать им возможность оформить проживание и привести себя в порядок после путешествия. Только после этого можно начать выполнение программы проведения переговоров.

4. Визит вежливости;

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. Кроме того, в процессе визита вежливости еще раз уточняется программа пребывания, высказываются дополнительные просьбы и пожелания, если они есть.

Визит вежливости длится не более 20-30 мин, через 5-7 мин после его начала можно подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются. В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры.

5. Переговоры;

Необходимо подготовить помещение для переговоров заранее. Нежелательно, чтобы это был кабинет директора или его заместителей.

Выбирая помещение для переговоров, необходимо обратить внимание на его чистоту, достаточность освещения и отсутствие шумов. Стол для переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера.

На столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. Они должны быть одинакового размера и расположены на одном уровне.

Заранее подготовить необходимые для проведения переговоров документы. Все подготовленные документы должны быть переведены на тот язык, на котором будут проходить переговоры.

Рассадка за столом переговоров осуществляется согласно общепринятым правилам с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. В начале переговоров участники обмениваются визитными карточками.

6. Кофе-паузы;

В ходе переговоров обычно предусматриваются кофе-паузы. Поэтому стоит оборудовать в помещении рядом с переговорной комнатой небольшой буфет. В самой переговорной комнате на столе необходимо заранее поставить бутылки с минеральной и питьевой водой и стаканы.

Если в кабинете присутствует только один гость, следует соблюдать общие правила: первая чашка подается гостю, вторая - хозяину кабинета. В случае, когда гостей много, напитки подаются им с учетом служебного положения. Убирают посуду также сначала у гостей. Если корпоративная культура позволяет курить в помещении и во время переговоров присутствующие пользовались этой возможностью, не следует забывать про смену пепельниц.

Напитки готовят за дверью, а не в помещении, где проходят переговоры. Традиционно заваривают черный чай или молотый кофе. Пакетированный или зеленый чай не допускается.

На подносе или раздаточном столике должно стоять одинаковое количество чашек с чаем и кофе. Сахар предпочтительно подавать порционный или кусковой.

Кроме напитков гостям предлагают конфеты, печенье, фрукты.

Салфетки подают в специальной подставке.

Подавать напитки и убирать пустые чашки следует, подойдя с левой стороны.

7. Культурная программа;

Культурная программа зависит от интересов партнеров, их увлечений, хобби, знания русского языка. Всегда желателен осмотр города или его достопримечательностей, краеведческих и художественных музеев, галерей; возможен поход на балет или в оперу. Нежелательно посещение различных саун, бассейнов, охотничьих домиков и т. п.

8. Протокольные мероприятия;

Важной частью программы являются протокольные мероприятия. Например, в связи с завершением переговоров и подписанием документов руководство компании организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без рассадки за столом. При немногочисленном приеме (10 - 12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, как им удобно. Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков человек, целесообразно тщательно продумать расстановку столов, определить места для гостей и решить, как довести информацию об этом до приглашенных. Классический способ - карточка с фамилией, которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Следует учитывать национальные особенности, а также религиозные традиции гостей и не включать в меню блюда, наносящие ущерб национальным или религиозным чувствам.

9. Вручение подарков и сувениров;

В практике делового общения принято преподносить партнерам памятные сувениры или делать подарки. Цель подарка в деловой жизни - продемонстрировать свои добрые намерения.

Подарки следует дарить относительно недорогие и иметь соответствующий повод для его вручения. Не следует делать подарки тем, с кем ведете переговоры о сделке, так как это может быть воспринято, как попытка повлиять на исход дела.

Для успешного общения и долгосрочного сотрудничества с иностранными партнерами необходимо соблюдать несколько общих принципов международного делового этикета:

• уважение к традициям, праздникам, религии и правительству страны-партнера;

• проявление интереса к иностранной культуре;

• непозволительность критики (даже по мелочам);

• избегание дискуссий на темы политики и религии;

• воздержание от жестов;

• элегантность, простота и сдержанность в деловом костюме.

Знание традиций и норм поведения той страны, откуда прибыли гости, может существенно облегчить взаимопонимание с иностранными партнерами.