Сущность и структура информационных потребностей. Информационные технологии и информационные системы

ВОПРОСЫ

1.Сущность и структура информационных потребностей

2.Информационные технологии и информационные системы

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ:

1. Сущность и структура информационных потребностей

Информационная потребность (ИП) следует из профессиональной деятельности пользователей, определяемой их конкретными целями и задачами.

Информационные потребности — свойство лица, группы лиц или системы, отображающее необходимость получения информации для выполнения поставленной задачи в практической деятельности.

Каждой организации свойственны специфические информационные потребности – определенные нюансы деятельности, т. е. специфика. Ввиду этого специфика деятельности (функционирования) определяет сущность информационных потребностей.

Так, А.И. Черный дает следующее определение: информационная потребность – это «информация, необходимая для достижения какой-то цели». С целью удовлетворения данной потребности были созданы и создаются библиотеки и архивы, а в настоящее время – сложные информационные системы.

Эффективная деятельность организации возможна только при наличии четкого (конкретного) понимания следующих компонентов: какая информация, какой категории потребителей, когда и в какой форме она должна быть представлена потребителю для правильного восприятия и усвоения.

Существуют следующие составляющие информационных потребностей:

1. Потребность в текущей и ретроспективной информации.

Всем специалистам для работы требуется оперативное текущее информирование, способствующее правильному реагированию и, соответственно, принятию адекватных решений в процессе профессиональной деятельности.

Запросы, выражающие потребность в текущей информации, обусловлены профессиональной деятельностью потребителя информации, его специализацией и выполняемыми им функциями. Данные запросы – постоянно действующие, т.к. потребность в текущей информации относительно стабильна.

Потребность в ретроспективной информации появляется в случае необходимости непосредственного принятия решений в конкретной ситуации, что отличает потребность в ретроспективной информации от текущей, потому, что в данной

2

ситуации зачастую необходимо обратиться к источникам, накопленным за предыдущие периоды. В отличие от текущих потребностей потребности в ретроспективной информации появляются при необходимости непосредственного принятия решений в данной ситуации.

2.Потребность в узкотематической и широкотематической информации.

Дифференциация знаний и специализация в профессиональной деятельности ведет к постоянному сужению тематических рамок профессиональных информационных потребностей.

Следует отметить, что чересчур узкая специализация приводит к ограниченности контроля над ситуацией, а также потере качества принимаемых решений из-за утраты контроля по ряду факторов.

Таким образом, специалистам требуется как узкотематическая, так и широкотематическая информация.

Потребность в узкотематической информации – это запросы предметного характера, потребность в широкотематической информации – это запросы ознакомительного характера (об объекте исследования или разработки в целом).

3.Потребность в отраслевой (специализированной) и межотраслевой (неспециализированной, смежной) информации.

Потребность в отраслевой информации – это запросы профильного характера, не выходящие за рамки определенной отрасли знания.

Потребность в межотраслевой информации – это запросы непрофильного характера, включающие в себя значительный объем смежной, межотраслевой информации из других отраслей знаний.

4.Потребность в фактографической и концептуальной информации.

Потребность в фактографической информации – потребность в различных сведениях, извлекаемых потребителем из первичных и вторичных документов, справочников и т.п.

Когда и если необходимы не просто сведения, но также их оценка и интерпретация иными специалистами на предмет их достоверности, технико-экономической целесообразности и перспективности, то нужна концептуальная информация. Прежде всего, в концептуальной информации нуждаются руководители для правильного принятия решения.

Итак, потребности в фактографической информации – это запросы фактографического характера, а в концептуальной информации – концептуального характера.

Схема структуры информационных потребностей

3

(формальная)

4

2. Информационные технологии и информационные системы

Информационные технологии включают в себя компьютеры и программное обеспечение для обработки и хранения информации, а также технологии связи для передачи информации.

Существует следующее определение информационных технологий: это процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Цель информационных технологий — производство информации для ее анализа человеком и принятия на основе анализа решений по выполнению каких-либо действий.

Информационные технологии управленческого процесса представляют собой автоматизированную поддержку технологии управления и включают в себя информационные потоки, базы данных, алгоритм поиска, оценку и принятие решения.

Информационные технологии дают возможность обеспечения информационных потребностей государственного управления основных ветвей власти на функциональном, отраслевом и территориальном уровнях. Информационные технологии способствуют принятию эффективных и комплексных управленческих решений и связаны с качественной стороной использования информационных ресурсов.

Таким образом, понятие «информационные технологии» применимо к процессу управления и исследованию информационных процессов в обществе в целом.

Современные информационные технологии базируются на следующих основных принципах:

-интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

-интегрированность с другими программными продуктами;

-гибкость процесса изменения данных и постановок задач.

Косновным видам информационных технологий (ИТ) относятся:

-ИТ обработки данных – предназначены для решения хорошо структурированных задач, алгоритмы решения которых хорошо известны и для решения которых имеются все необходимые входные данные;

-ИТ управления – предназначены для информационного обслуживания всех работников предприятий, связанных с принятием управленческих решений;

-ИТ автоматизированного офиса – призваны дополнить существующую систему связи персонала предприятия;

-ИТ поддержки принятия решений – предназначены для выработки управленческого решения, происходящей в результате итерационного процесса, в котором участвуют система поддержки принятия решений (вычислительное звено и объект управления) и

5

человек (управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат); - ИТ экспертных систем – основаны на использовании искусственного интеллекта.

Следует рассмотреть, что такое информационные системы и как они связаны с информационными технологиями.

С технической точки зрения, информационная система определяется как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации.

Приводим еще одно определение понятия «информационная система»: информационная система — система, предназначенная для хранения, поиска и обработки информации, и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию.

Информационные системы помогают проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и помогают создавать новые изделия.

Кроме того, информационные системы содержат информацию о людях, местах и объектах внутри организации либо вне ее.

Вначале скажем, что информация – это данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Все виды информации, необходимой для управления, образуют информационную систему – организационно оформленную совокупность видов информации, каналов связи и технических средств, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы управления в целях ее эффективного функционирования и развития.

В информационных системах три процесса производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых продуктов или услуг:

-ввод – фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения;

-обработка – сырой материал преобразуется в более значимую форму;

-вывод – обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.

Кроме того, информационные системы нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для приспособления элементов организации с целью помощи в оценке и / или исправлении обработанных данных.

Организационные компьютерные информационные системы делятся

на:

6

-формальные – опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных;

-неформальные (например, шумы: сплетни, слухи) – основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Не существует никаких правил о том, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Данные системы тоже необходимы для нормального функционирования организации.

Существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. ЭВМ, а также программы для них – это техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Однако компьютеры только часть информационной системы. Компьютеры обеспечивают базу для хранения и изготовления информации, в то время как компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Компьютеры и программное обеспечение – лишь инструменты и материалы, но они сами по себе не могут производить нужную информацию.

Для современных управленцев (менеджеров) важен синтез компьютерной грамотности и системной информационной грамотности.

Что касается делового взгляда на информационные системы, то понимание информационной системы не определяется только грамотностью в использовании компьютерной техники. Менеджеру следует более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечения решения проблем в деловой среде.

Исходя из вышеизложенного, информационная система в ракурсе делового видения – это организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой.