Официально – деловой стиль

Официально-деловой стиль – это стиль государственных актов, договоров, постановлений, юридических законов, кодексов, уставов, доверенностей, заявлений (личных, исковых, служебных), справок, докладных и объяснительных записок, расписок и т.д.

Все деловые документы обладают следующими обязательными качествами:

достоверность и объективность,

точность, исключающая двоякое понимание текста,

максимальная краткость, лаконизм формулировок,

стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения,

нейтральный тон изложения,

соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Форма документов разных видов унифицирована.

2. Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Многие документы состоят из отдельных элементов - реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа.

Перечень реквизитов	Комментарий
Адресат	наименование учреждения в форме именительного падежа (что?)
	указание должности лица в форме дательного падежа (кому?)
	фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?)
Адресант	Наименование отправителя документа в форме родительного падежа (чьё? кого?), реже - (от кого?)
Наименование документа	Пишется посередине строки с прописной буквы на любом виде документа, кроме служебного письма, без точки
Дата	Записывается непосредственно под текстом личного документа, слева, арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год (например: 03.05.98 г.)
Подпись	Ставится непосредственно под текстом документа, на той же строке, что и дата, но справа

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

языковые Особенности официально-делового стиля речи

в л е к с и к е:

а) терминология (социальная, юридическая, бухгалтерская);

б) нетерминологические слова, характерные для официально-делового стиля;

в) стандартные речевые обороты и высказывания (языковые формулы) (доводим до Вашего сведения …; согласно Вашему распоряжению…; с сожалением сообщаем и т.д.);

г) сложносокращенные слова и аббревиатуры;

д) отсутствие эмоционально-экспрессивной лексики, жаргонизмов, просторечных слов и диалектизмов;

в м о р ф о л о г и и:

а) преобладание имени над глаголом;

б) употребление отвлеченных отглагольных существительных (выписка, исполнение, признание);

в) использование глаголов в форме 3-го лица настоящего времени;

г) отсутствие замены имени существительного на местоимение;

д) использование стандартных отыменных предлогов (в целях, в ходе, в силу, на предмет);

в с и н т а к с и с е:

а) употребление инфинитивных и безличных конструкций со значением долженствования (Принятые общим собранием решения должны быть выполнены к началу второго квартала);

б) широкое использование пассивных конструкций (Оплата гарантируется);

в) преобладание сложных предложений над простыми (лидируют сложноподчиненные предложения с придаточными условными);

г) использование косвенной речи;

д) прямой порядок слов.

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный учреждению или должностному лицу.

1. Наименование адресата помещается традиционно в правой трети листа. Если адресат должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию, инициалы в дательном падеже (Директору…). Если адресат – учреждение, то по нормам литературного языка его наименование необходимо писать в винительном падеже с предлогом «В»: В бухгалтерию…

2. Под наименованием адресата помещается наименование заявителя в форме родительного падежа без предлога с указанием должности, фамилии, имени, отчества полностью (Сидорова Николая Петровича)

Если заявитель – постороннее лицо для данной организации, то вместо должности указывается его домашний адрес (…проживающий по адресу…).

После наименования адресата и заявителя перед словом «заявление» не ставится никаких знаков.

3. Слово «Заявление», как правило, пишется с прописной буквы, и после него точка не ставится.

4. Текст просьбы пишется с красной строки и обосновывается. Существует два построения основного текста: а) прямое изложение просьбы плюс ее обоснование (например: Прошу Вас разрешить мне … в связи с …); б) обоснование просьбы плюс изложение просьбы (В связи с… прошу разрешить мне…). Если к заявлению прилагаются документы, они перечисляются в тексте отдельным абзацем (после слов: К заявлению прилагаются…).

В конце указывается дата подачи заявления (слева) и подпись заявителя (справа).

Декану _________________________________

(наименование факультета, вуза)

_______________ ________________________

(учен. звание) (Фамилия И.О.)

студента (тки) группы _____________

(шифр)

________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

Заявление

Прошу освободить меня от учебных занятий на _________ дней с ______

(количество) (дата)

по ________________ в связи ____________________________________

(дата включительно) (указать причину)

_________________ ______________________

(дата) (подпись)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, правил, невыполнения задания и т.п.

Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, адресата, текст, отметку о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте), подпись.

Декану _________________ _______________

(название факультета) (наименование вуза)

_________________ _________________

(учен. звание) (Фамилия И.О)

студента (тки) группы ___________

(шифр)

________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

Объяснительная записка

Мною пропущено _______ часов учебных занятий по __________________

(кол-во) (предмет)

__________ в связи с __________________________________

(например, посещением врача поликлиники №5 г. Саратова; число, месяц, год)

Справка прилагается.

_________________ _________________

(дата) (подпись)

РЕЗЮМЕ – краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность.

Резюме включает следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись. Автор резюме должен предоставить работодателю сведения об образовании, специальности и квалификации, о профессиональном опыте. Следует также указать, на какую должность претендует автор и на какую зарплату он рассчитывает.

В деловой практике не существует единого образца составления резюме. Традиционно резюме пишется в такой последовательности:

Заголовок резюме — фамилия, имя и отчество претендента (полностью).

Общая информация: дата и место рождения соискателя; адрес, е-mail, контактный телефон с кодом города; адрес организации (учебного заведения), в которой (ом) претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон.

Цель - интересующая вакансия. Не следует указывать сразу несколько устраивающих вас вариантов, особенно если они не из смежных областей. Для каждой интересующей вас должности составьте отдельное резюме.

Образование: а) основное образование; необходимо указать данные по каждому месту учебы (дату поступления и окончания (мес./год), название учебного заведения (полностью), название факультета, уровень образования (среднее, среднее техническое, незаконч. высшее, высшее), название специальности; б) дополнительное образование (повышение квалификации, курсы, тренинги и т. п.) имеет смысл указывать только в том случае, если оно соответствует цели.

Опыт работы. Традиционно описывается в обратном хронологическом порядке (последнее место работы вначале). Указывается период работы, название предприятия, сфера деятельности фирмы, затем следуют должность, описание обязанностей, которые приходилось выполнять, достижения.

Дополнительные сведения. Перечисляются навыки и знания соискателя, подходящие для той специальности, которая является целью резюме: владение компьютером, оргтехникой и иностранными языками, вождение автомобиля. В этом разделе указываются качества претендента, ценные для выполнения работы (н-р, коммуникабельность, ответственность и пр.), а также готовность/неготовность к ненормированному рабочему дню, к командировкам, к переезду в другой город и  т. п.); семейное положение претендента

Рекомендации. При наличии письменных рекомендаций последние могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены».

Резюме по объему не должно превышать 1-2 страницы.