Экзамен Базы данных Отборное / Темы / Тема 7

Основные сведения о базе данных Access

База данных представляет собой набор сведений, относящихся к определенному предмету или служащих определенной цели, такой как отслеживание заказов клиентов или обработка коллекции музыкальных записей. База данных может не храниться на компьютере пользователя совсем, или же на компьютере могут храниться только части базы данных. В этих случаях имеется возможность отслеживать данные из различных источников, которые необходимо скоординировать и организовать.

Например, предположим, что номера телефонов ваших поставщиков хранятся в различных местах: в файле, содержащем номера телефонов поставщиков, в папках сведений о продуктах в картотеке и в электронной таблице, содержащей сведений о заказах. Если телефон поставщика изменится, вам придется обновлять данные три раза во всех трех местах. В хорошо организованной базе данных Access номер телефона сохраняется только один раз, поэтому обновлять сведения придется тоже только один раз. В результате при обновлении номера телефона поставщика этот номер будет автоматически обновлен везде, где он используется в базе данных.

Таблицы и связи

Для хранения данных создается одна таблица для каждого типа отслеживаемой информации. Типы информации могут включать сведения о клиентах, продукты и другие подробности. Чтобы собрать данные из нескольких таблиц в одном запросе, форме или отчете, необходимо задать связи между таблицами.

Запросы

Запрос помогает находить и извлекать данные, удовлетворяющие заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц. Запрос можно также использовать для обновления или удаления нескольких записей одновременно и для выполнения предписанных или пользовательских расчетов на основе данных.

Формы

Форма используется для облегчения просмотра, ввода и изменения данных по одной строке за раз. С помощью форм можно также выполнять другие действия, такие как отправка данных в другое приложение. Обычно формы содержат элементы управления, которые связаны с базовыми полями в таблицах. Когда пользователь открывает форму, Access извлекает данные из одной или нескольких таблиц, затем данные отображаются в представлении, выбранном при создании формы. Можно создать форму, используя одну из команд группы Форма на ленте или мастер форм, а также можно создать форму самостоятельно в «Конструкторе форм».

Определение схемы данных

Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

Определение объектов

MS Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access (файл .mdb) основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В MS Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними.

Определение атрибутов

Записи об определенных параметрах каждой из сущностей называются атрибутами.