Электронный документооборот на предприятии. Проблемы перехода.

До недавнего время вся документация (конструкторская, технологическая, административного характера) содержалась в бумажном виде. Она хранилась в отдельных или централизованных хранилищах (архивах) и при необходимости запрашивалась, копировалась, корректировалась и пр.

В настоящее время с развитием компьютерных технологий появилась необходимость в развитии на предприятиях систем электронного документооборота – т.н. PDM,PLMиWorkflowсистем.

Тем не менее, подобные продукты начали появляться только в последнее время, и с их внедрением возникает ряд проблем:

• Невозможно разработать универсальную систему Эл. Документооборота, т.к. на различных предприятиях используют разные потоки информации, разные стадии их утверждения, согласования и пр.

• Ряд документов на предприятии носит неофициальных характер (черновики, эскизы), к тому же они постоянно корректируются. Трудно обеспечить учет таких документов и отслеживание их версий.

• Сложно организовать хранилище документации и должный уровень ее безопасности (нужно снабдить всех сотрудниками паролями, правами и полномочиями).

• Не все программы, имеющиеся на предприятии интегрируются в системы документооборота.

• Трудно установить подлинности документов. Необходимо переходить на цифровую подпись.

• И пр..

Современные систем электронного документооборота. Практика внедрения.

Несмотря на сложности первичного ввода системы электронного документооборота на предприятии, уже имеется немало примеров их успешного освоения даже на крупных предприятиях.

Современными системы документооборота должны прежде всего представлять собой систему управления базами данных СУБД, в хранятся документы и информация, необходимая для их идентификации и поиска - обозначение, наименование, формат и т.д. Для упорядочения документов по их статусу (утвержден/не утвержден), типу (конструкторские/технологические) и другим признакам, необходимо обеспечить гибкую модель электронного архива, в которой весь архив предприятия строится из необходимого количества архивов различного назначения и статуса. Для каждого из архивов администратором системы определяются:

• права доступа пользователей к документам архива;

• набор параметров, которые будут иметь документы, помещенные в архив;

• набор необходимых подписей, которые документ должен получить, для того, чтобы система разрешила поместить его в этот архив;

• правила изменения документов архива - необходимость выпуска извещения об изменении с последующим утверждением произведенных изменений и др.

Система должна поддерживать хранение различной информации – от бланков и извещений, до 3D-моделей, сборок и управляющих программ, а также гибридных (растерно-векторных) чертежей.

Система должна иметь удобный интерфейс и по возможности интегрироваться или служить часть системы планирования производством (CAPP). Навигация по базе данных должна быть простой и строится по иерархическому принципу. С помощью системы можно легко получать текущие производственные спецификации и замены деталей и узлов производимых единиц.

При внедрении на предприятии, для любой Workflowсистемы необходимо описать реальные пути и стадии продвижения информации внутри предприятия. Поэтому система должна быть открытой в этом плане, и позволять ее дорабатывать под нужды предприятия.