Решение ситуаций
Тесты конкретных ситуаций, предложенных в книге, разработаны и апробированы ленинградским промышленным психологом А. А. Ершовым. По его мнению, связь между личностными характеристиками и эффективностью деятельности опосредуется такими социально-психологическими факторами, как позиция личности в коллективе, степень соответствия ее интересов и мотивов деятельности коллектива.
Выбор того или иного решения каждой из предложенных ситуаций, а их четыре варианта — А, Б, В, Г зависит от того, как понял испытуемый предложенную ситуацию, как сориентировался на свой опыт руководителя, какими доминирующими интересами и мотивами руководствовался при ответе. Тест измеряет четыре типа склонностей или ориентации руководителя производства на выражение своей личной позиции во взаимоотношениях между людьми:
Д — ориентация на интересы дела;
П — ориентация на психологический климат и взаимоотношения в коллективе;
С — ориентация на самого себя;
О — ориентация на официальную субординацию.
Подсчитав количество ответов, можно составить некоторое представление об испытуемом как о личности, обладающей определенными склонностями так или иначе решать вопросы управленческой деятельности, когда речь идет о взаимоотношениях в коллективе.
Предложенные варианты решений могут быть дополнены и другими, что обычно и происходит при обсуждении ситуаций теста с руководителями.
ОТВЕТЫ НА СИТУАЦИИ
Анкета «мое рабочее время»
Проанализируйте, как вы тратите свое рабочее время.
1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим категориям:
А — Была ли работа необходимой? Да Нет
Ответ «Нет» занести также в графы «Б» и «В»
Б — Были ли оправданы затраты времени? Да Нет
В — Было ли целесообразным выполнение работы? Да Нет
Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Да Нет
Анализ временных потерь
С помощью следующей самоанкеты из 49 пунктов проанализируйте практиковавшийся вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
Потери времени при постановке цели
Да Нет
1. Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?
2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?
3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?
4. Занимаюсь ли я слишком многими различными делами?
5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент?
6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?
Потери времени при планировании
Да Нет
7. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?
8. Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы?
9. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов и помех?
10. Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?
11. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?
12. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?
Потери времени при выработке решений
Да Нет
13. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)?
14. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?
15. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?
16. Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?
17. Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?
18. Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?
19. Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?
20. Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?
Потери времени из-за плохой организации работы
Да Нет
21. Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача часто становится все меньше?
22. Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?
23. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?
24. Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?
25. Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)?
26. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?
27. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?
Потери времени в самом начале работы
Да Нет
28. Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?
29. Болтаю ли я с коллегами или секретарем, прежде чем приступить к работе?
30. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?
31. Прочитываю ли я в начале дня газеты?
32. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?
33. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?
34. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?
35. Откладываю ли я часто важные дела?
36. Занимаюсь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?
37. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?
Потери времени при составлении распорядка дня
Да Нет
38. Знаю ли я свой трудовый ритм и график продуктивности?
39. Знаю ли я, когда я более производителен — утром или вечером?
40. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?
41. Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности?
42. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами?
43. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?
44. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?
45. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?
46. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?
47. Проверяю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками?
48. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае самых невероятных событий?
49. Использую ли я формуляры для рутинной работы?
Каков оказался ваш результат?
Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритета в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникаций) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Задумайтесь над этим.
Одолев свои пять важнейших «поглотителей времени», вы сможете добиться значительного повышения своей продуктивности.
Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%.