Временной принцип Парето (соотношение 80:20)

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:

Сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а потом уже — многочисленные «второстепенные»

Принцип эйзенхауэра

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения.

1. Срочные/ важные дела.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3. Менее срочные/важные задачи.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Поэтому мы вам рекомендуем: перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации в работе своих подчиненных, доверяя им ответственные дела.

4. Менее срочные/менее важные дела.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! организация дня

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

20 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Начало дня Основная часть дня Конец дня

(1)-(8) (9)-(20) (21)-(25)

Правила начала дня:

1. Начинать день с позитивным настроением.

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

Как этот день может приблизить меня к моим целям?

Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т. п.)?

2. Хорошо позавтракайте и без спешки — на работу.

3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

4. Перепроверка планов дня.

5. Вначале — ключевые задачи.

6. Приступать без «раскачки».

7. Согласовать план дня с секретарем.

8. Утром заниматься сложными и важными делами.

Правила, касающиеся хода дня:

9. Хорошая подготовка к работе.

10. Влиять на фиксацию сроков.

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты. Это часто получается легче, чем вы думаете.

11. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.

Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

12. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы.

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. «Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на первый план» (Ф. Купер). Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств.

13. Избегать незапланированных импульсивных действий.

14. Выкраивайте спокойный час.

Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка — это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь?

Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного или закрытого часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время, возможно, самое важное для вас: