Лекция № 1 по ms Word 2007 «Редактирование и форматирование документов»

Оглавление

1Свойства документа 2

2Создание пользовательского шаблона 2

3Понятия редактирования и форматирования 3

3.1Работа с колонтитулами 4

4Автоматизация форматирования 6

5Использование стилей 6

6Создание пользовательского стиля 7

7Создание автоматического оглавления 8

7.1Создание оглавления с использованием стандартных заголовочных стилей 8

7.2Создание оглавления с использованием пользовательских стилей 8

1. Свойства документа

Свойства документа(метаданные)– подробные сведения, описывающие документ.

Рис. 1.

Для задания свойств документа, выполнить следующую последовательность действий:

Кнопка "Office" / Подготовить/ Свойства

2. Создание пользовательского шаблона

Часто один и тот же вид документа (приказ, докладная записка, отчет, реферат и т.д.) используются многократно. В таких ситуациях удобно создать шаблон такого специализированного документа.

Порядок создания шаблона

1. Создать документ, который необходимо сохранить в виде шаблона

   1. Внести в документ стандартный текст (неизменный для любой копии документа)

   2. Создать структуру документа (введение, оглавление, разбивку на разделы).

   3. Определить параметры страниц (поля, колонтитулы, ориентацию, нумерацию страниц)

   4. Разработать или выбрать из списка стандартных:

      1. три заголовочных стиля;

      2. стиль основного абзаца;

      3. стили списков

2. Для изменяющегося текста (даты создания/ изменения документа, темы отчетной работы, ФИО проверяющего, номеров страниц и др.) использовать автополя Word.

Автоматизированное поле Word– это набор кодов, обеспечивающих вставку и автоматическое обновление изменяющихся данных.

Автополя в Word используются в качестве местозаполнителей для данных, которые могут изменяться, а также для создания документов слияния: документов на бланке, наклеек и т. п.

Автополя вставляются автоматически при выполнении определенных команд, например, при вставке номеровстраницы, рисунков, таблиц; при создании списков, гиперссылок или при создании оглавления; при вставке автоматически обновляемых свойств документа. Кроме того, можно вставить поля вручную для автоматизации таких задач как перенос сведений из источника данных или выполнение вычислений, например, суммирование данных в столбцах таблицы.

Обратите внимание, что в данной лекции все рисунки и таблицы пронумерованы с использованием автополей, автору нет необходимости самостоятельно следить за нумерацией объектов.

Для добавления в документ автополя дайте команду:

Вкладка Вставка"" / группа Текст"" / Экспресс-блоки

Рис. 2.

Для вставки номера рисунка в КЗМ выберите команду «Вставить название».

3. Понятия редактирования и форматирования

Редактирование – это процесс внесения в документ каких либо изменений (добавление, удаление, перемещение фрагментов текста и изменение их взаимного расположения).

Форматирование– оформление документа определенным образом, изменение его внешнего вида.

Различают форматирование:

• Страницы;

• Шрифта;

• Абзаца;

• Встроенных объектов ( формул, рисунков, диаграмм, таблиц и др.)

• Стилей;

• Списков.

Таблица 1. Параметры форматирования элементов документа

Параметры форматирования	Где находятся
Параметры форматирования страницы
Размеры (высота, ширина) Ориентация Размеры полей Разрывы страниц и разделов	Вкладка "Разметка страницы" / группа "Параметры страницы"
Подложка Цвет страницы Цвет, толщина, тип границы	Вкладка "Разметка страницы" / группа "Фон страницы"
Колонтитулы Номера страниц	Вкладка "Вставка" / группа "Колонтитулы"
Параметры форматирования шрифта
Тип шрифта Размер (от 8 до 72) Начертание (обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив) Подчеркивание Эффекты Междусимвольный интервал	Вкладка "Главная" / группа "Шрифт"
Параметры форматирования абзаца
Выравнивание (по ширине, по левому краю, по правому краю, по центру)		Вкладка "Главная" / группа "Абзац"

Обращайте внимание на кнопки вызова соответствующих диалоговых окон, которые содержат полный перечень параметров форматирования для данного элемента документа.

Для изменения формата номера страницы (1,2,3…;I,II,II…;a,b,c…;A,B,C…) и задания начала нумерации следует использовать следующие команды:

вкладка "Вставка" / группа "Колонтитулы"/ Формат номеров страниц