ПРОГРАММНЫЕ_СРЕДСТВА_ACCESS

o для поля Оклад отметим функции Sum, Avg, Min, Max, в опции Показать оставим переключатель Данные и итоги, <ОК>, <Далее>;

o выберем вид макета отчета – Блок, ориентация – Альбомная, режим

Настроить ширину полей для размещения на одной странице

должен быть включен, <Далее>;

oвыберем любой из предлагаемых стилей оформления отчета, например

- Поток, <Далее>;

(цветовое и шрифтовое оформление при необходимости);

o при необходимости можно изменить настройки любых областей отчета, например – цветовые, выделив предварительно нужную

область щелчком мыши (Область заголовка, область Верхнего колонтитула, Область данных и др.);

o откорректированный отчет можно просмотреть, используя кнопку

;

o для корректировки внешнего вида отчета можно также использовать

режим макета, который открывается кнопкой , либо командой Режим макета контекстного меню вкладки отчета (окно макета отчета аналогично окну макета формы);

oдля печати отчета, откроем его в режиме предварительного просмотра печати – кнопка Office/Печать/Предварительный просмотр, или – контекстное меню/Предварительный просмотр;

o используя инструменты области Разметка страницы, добьемся правильного расположения отчета на странице формата А4;

o печать отчета выполним кнопкой , настроив предварительно принтер. Результирующий отчет приведен в Приложении 5.

20.Отчет Кадровый состав создадим в режиме Автоотчет:

o в Области переходов откроем запрос Кадровый состав;

o на вкладке Создание в области Отчеты щелкнем на кнопке , автоматически созданный бланк отчета открывается в режиме макета, одновременно активизируется вкладка Формат;

o настроим ширину полей отчета так, чтобы они все отображались на экране (путем перемещения границ поля);

o в области Автоформат выберем формат для оформления отчета

, добавим вертикальную и

o с помощью инструментов области Шрифт можно изменить тип, размер, начертание и цвет шрифта элементов отчета;

o настроив параметры печати с помощью окна предварительного просмотра печати, напечатаем отчет Кадровый состав (см. Приложение 5).

21.Для печати бланка личной карточки сотрудника:

oсоздадим отчет Личная карточка в режиме мастера в один столбец на основе запроса Личная карточка;

o откроем отчет в режиме просмотра печати, задав в параметре любую фамилию из списка сотрудников;

o перейдем в режим макета отчетов;

o выделим Область данных, в окне свойств зададим настройку фона и границ, увеличим размер шрифта – 14пт;

o добавим в заголовок рисунок, подходящий по смыслу отчета, кнопкой

, скорректируем заголовок с учетом рисунка; o сохраним внесенные изменения;

o вернемся на вкладку Вид – Представление отчета;

o подготовим к печати и распечатаем бланк личной карточки (см. Приложение 5).

22.С помощью мастера отчетов разработаем отчет Начисление зарплаты6, в который выберем все поля из запроса Начисление зарплаты. Зададим группировку записей в отчете по полю КодПодразделения с расчетом итоговых (Sum) значений Оклада, Надбавки и Налога и стажа (Min, Max). Зададим сортировку по полю ТабНомер, выберем произвольный макет отчета в альбомной ориентации. Откроем отчет для просмотра. Для

дополнительное поле справа от поля Налог в области данных, новое поле состоит из двух элементов ПолеN: (имя поля) и Свободный

(содержимое поля) ;

o элемент ПолеN: с помощью команд контекстного меню Вырезать и Вставить перенесем в верхнюю область Заголовок группы

‘КодПодразделения’ и разместим его над элементом Свободный

справа от имени поля Налог;

o щелчком мыши выделим элемент данных Свободный, откроем Окно

свойств (через контекстное меню или инструментом на вкладке

Конструктор/ область Сервис;

o в окне свойств поля откроем вкладку Данные и в строке Данные введем выражение для расчета суммы к выдаче:

=[Оклад]+[Надбавка]-[Налог]

oоткроем вкладку Макет, установим Формат поля – Денежный, Число десятичных знаков - 2;

o выделим элемент ПолеN:, откроем для него окно свойств надписи;

oна вкладке Макет в строке Подпись введем - К выдаче, закроем окно свойств;

6 Технология создания макета отчета подробно приведена в п. 19

o перейдем в режим представления отчета, проверим, верно, ли рассчитывается значение суммы Квыдаче для всех сотрудников, вернемся в режим конструктора;

o для расчета итоговых значений поля Квыдаче для каждой группы записей в область Примечание группы ‘КодПодразделения’ в строку,

где рассчитываются суммарные значения оклада, надбавки и налога добавим еще одно дополнительное поле, для элемента Свободный зададим расчет данных по формуле:

= Sum ([Оклад]) + Sum ([Надбавка]) – Sum ([Налог]);

подпись для этого поля (ПолеN) удалим, так как общая подпись Sum уже есть;

o для расчета конечных итоговых значений поля Квыдаче по всем записям отчета в область Примечание отчета справа от расчета общего итога по окладу, надбавке и налогу добавим аналогичное пустое поле;

o для элемента ПолеN: в окне свойств надписи на вкладке Макет в строке Вывод на экран установим значение Нет (так как общая подпись ИТОГ уже на бланке отчета есть);

o для элемента Свободный данного поля в окне свойств на вкладке Данные введем аналогичную формулу для расчета итоговой суммы к выдаче:

= Sum ([Оклад]) + Sum ([Надбавка]) – Sum ([Налог]);

o если необходимо отчет разбить на страницы по группам записей,

можно выделить область Примечание группы ‘Подразделение’, в

окне свойств на вкладке Макет в параметре Конец страницы установить значение После раздела;

o добьемся корректного расположения элементов отчета, проверяя внесенные изменения в режиме представления отчета. В конструкторе бланк отчета выглядит примерно, так, как показано на рисунке.

o используя режим макета, зададим цветовое оформление отчета и выравнивание значений в полях отчета;

o сохраним окончательный вариант макета отчета и выведем его на печать, предварительно установив параметры страницы. Результирующий отчет приведен в Приложении 5.

23.Для формирования отчета Справка по зарплате выполним следующее:

o предварительно создадим с помощью мастера запросов запрос Зарплата на выборку с параметром, включив в его структуру следующие поля: ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Стаж, Оклад, Надбавка, Налог (из запроса Начисление зарплаты), Доплата (из запроса Доплата юбилярам);

o в поле Фамилия, в строке Условие отбора зададим параметр [Введите фамилию];

o справа от поля Доплата в пустом столбце сформируем новое вычисляемое поле Всего: [Оклад]+[Надбавка]-[налог]+[Доплата]7;

7 Подробно технология создания запроса с вычисляемыми полями описана в п.12.

o на основе созданного запроса Зарплата создаем отчет в режиме

Автоотчет – вкладка Создание/область Отчеты/ ;

o в режиме конструктора в области Заголовок отчета изменим заголовок на Зарплата (справка), предварительно дважды щелкнув по

o в режиме предварительного просмотра печати установим альбомную ориентацию страницы и размер бумаги А5 14,8см х 21см для экономии бумаги при печати справок. Результирующий отчет приведен в Приложении 5.

24.Отчет Доплата юбилярам создадим на основе одноименного запроса в

25.Для разработки кнопочной формы-меню, состоящей из трех страниц

Управление персоналом, Бухгалтерия, Отдел кадров воспользуемся программой Диспетчер кнопочных форм. Кнопочная форма представляет собой меню из трех страниц, содержащее кнопки для быстрого открытия объектов БД, представленных в виде форм или отчетов. Диспетчер кнопочных форм может разместить на одной

8 Подробно технология создания отчета в режиме Автоотчет рассматривается в п. 20.

странице кнопочной формы не более восьми кнопок. Перечень кнопок для каждой страницы кнопочной формы приведен в таблице 2.5.

o Предварительно создадим недостающие формы на основе соответствующих запросов9;

o на вкладке Работа с базами данных щелкнем на инструменте

, система предложит создать новую кнопочную форму, отвечаем <Да>;

o в открывшемся диалоге диспетчера щелкнем на кнопке <Создать…>;

o в диалоге Создание в строке Имя страницы кнопочной формы введем имя первой страницы УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ, <ОК>;

9 Технология создания форм описана в п.4.

o по аналогии, используя повторно кнопку <Создать…>, создадим еще две страницы кнопочной формы БУХГАЛТЕРИЯ и ОТДЕЛ КАДРОВ;

o настроим первую страницу кнопочной формы, выделим страницу УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ, щелкнем на кнопке <Изменить…>,

o в диалоге Изменение элемента кнопочной формы в строку Текст:

введем поясняющую надпись к первой кнопке СОТРУДНИКИ10, в строке Команда: откроем список и выберем команду Открыть форму для изменения, в строке Форма: выберем из предлагаемого списка форм форму Сотрудники, <ОК>;

o используя кнопку <Создать…>, аналогично зададим параметры для кнопок ДВИЖЕНИЕ КАДРОВ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ДОЛЖНОСТИ;

o для кнопок БУХГАЛТЕРИЯ и ОТДЕЛ КАДРОВ в строке Команда:

выберем действие Перейти к кнопочной форме, в строке Форма:

выберем кнопочную форму БУХГАЛТЕРИЯ или ОТДЕЛ КАДРОВ соответственно;

o для формирования кнопки завершения работы с программой ВЫХОД в строке Команда: выберем команду Выйти из приложения;

o в диалоге Изменение страницы кнопочной формы в списке Элементы данной кнопочной формы выводится список созданных кнопок для страницы УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ, щелкнем на кнопке <Закрыть>;

o по аналогии настроим остальные страницы кнопочной формы БУХГАЛТЕРИЯ и ОТДЕЛ КАДРОВ, воспользуемся данными Таблицы

2.5;

10 Поясняющие надписи к кнопкам могут содержать любой произвольный текст.

o в окне диспетчера кнопочных форм выделим страницу УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ и щелкнем на кнопке <По умолчанию>11, <Закрыть>;

o для выполнения запроса на обновление через кнопочную форму

o в диалоге Создание кнопок выберем категорию Разное, действие –

Выполнить запрос, <Далее>;

o в списке запросов выберем запрос Обновление оклада, <Далее>;

o зададим текст для отображения на кнопке, в строке Текст: введем -

Обновление, <Далее>;

11 При обращении к кнопочной форме из области переходов Access будет открывать именно ту страницу формы, которая была определена по умолчанию - страницу УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ.