2 Процесс управления организацией

2.1 Функции и методы управления

Функция управления деятельностью организации, а также методы их реализации не являются неизменными и навсегда сформированными. Они постоянно изменяются и углубляются, в связи с чем усложняется содержание работ, выполняемых в соответствии с данными требованиями. Развитие и углубление каждой из рассмотренных функций управления происходит не только под воздействием внутренних закономерностей их совершенствования, но и под влиянием требований развития другого ряда функций.

Здесь берет свое начало, важное принципиальное положение, согласно которому развитие функций управления обусловливается влиянием определенных требований. Будучи частью общей, системы, каждая функция может совершенствоваться в направлении, предопределяемом общей целью задачей функционирования и развитие фирмы в конкретных условиях. Это приводит к изменению содержания каждой функции.

Так, содержание понятия мотивации первоначально было связано,  с тем мнением, что люди априори будут работать усерднее, если у них есть возможность больше заработать. Считается, что мотивация — это простой фактор, который сводится к предоставлению определенного денежного вознаграждения в обмен на труд. Менеджеры узнали, что мотивация — это сложная совокупность потребностей, которая постоянно изменяется.

Выделяют пять функций управления:

- планирование;

- организация

- мотивация;

- контроль;

- координация.

Функция планирования со временем приобретает качественно новые черты и особенности. В современных условиях планирование позволяет более четко координировать усилия структурных подразделений, что позволяет укреплять взаимодействие руководителей различных служб организации. А это позволяет думать, что планирование — это непрерывный процесс исследования новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, факторов и условий. Следовательно, планы не должны носить директивного характера, а меняться в соответствии с конкретной ситуацией.

Это означает, что планирование выполняет как оперативные задачи, так перспективные задачи, что является новым элементом планирования и отражает качественное иное содержание данной функции.

Заметно претерпело изменение содержание функции контроля, которая тесно связана с осуществлением функции планирования и выступает в роли процесса, обеспечивающего достижение целей организации.

Постановка задач, анализ ситуации, разработка стратегии и организация деятельности имеет общие цели – контроль за осуществлением дела. Однако в данном смысле контроль приобретает специфические значения которые выражаются в постановке целей (норм, стандартов), сравнения полученных результатов с целевыми, определения отклонений от требуемых показателей, выяснения причин этих отклонений, принятие необходимых мер по исправлению сложившейся ситуации.

На современном этапе возрастающее значение приобретает совершенствование экономических методов управления, основанных на применении системы мотивации.

Функция мотивации представляется как некая деятельность, которая имеет цель на активизацию сотрудников работающих в компании, и побудить их эффективно трудиться для выполнения поставленных задач и целей. Для этого осуществляется в первую очередь, экономическое и моральное стимулирование, происходит процесс обогащения содержания труда и создается возможность новых условий для проявления творческого потенциала сотрудников и их саморазвития.

Функция организации. Данная функция заключается в процессе формирования структуры организаций, а также обеспечением всеми необходимыми элементами работы — персоналом, зданиями, материалом, оборудованием, денежными средствами. В организационном плане, который составляется в организации есть необходимость создание реальных условий для достижения плановых целей, часто для этого требует перестройка структуры производства и управления для того, чтобы повысить приспособляемость и гибкость к требованиям рыночной экономики.

Координация как функция в менеджменте обозначает упорядоченное создание иерархической структуры, которая призвана обеспечить распределение задач, урегулирование полномочий руководства и ответственности в различных процессах деятельности, и четкого структурирования всех процессов производства. Такие процессы направлены в первую очередь на создание и интеграцию эффективной системы выполнения задач стоящих перед предприятием.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры организации, установление связей и распределение функций между всеми структурными подразделениями, предоставление прав и установление ответственности каждого работника управленческого аппарата.

Оперативное управление обеспечивает функционирование организации в соответствии с утвержденными планами. Управление заключается в непрерывном или периодическом сравнении фактически полученных результатов с другими результатами, намеченным планом, и последующей корректировкой. Оперативное управление полностью связано с текущим планированием.

Под организационной структурой организации представляется ее структура из отдельных подразделений связанных друг с другом, которые определяются поставленной перед организацией и ее составляющими, целью и распределением конкретных функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий по принятию решения между руководящим составом работников организации, которые несут ответственность за деятельность структурных подразделений.

Основные проблемы, связанные с возникновением при разработке структур управления это установление правильных взаимоотношений между отдельными структурными подразделениями, что связано в первую очередь с определением поставленных целей, условиях работы и стимулирования; распределения ответственности между менеджерами; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии управленческих решений; организации информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования управленческой организационной структуры предполагает уточнение функций каждого подразделения, определения прав и обязанностей каждого менеджера и ответственного сотрудника, устранения руководителей и сотрудников, устранения многоступенчатости, дублирование функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными структурными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В структуре реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных управленческих принципах.

Организационные структуры управления промышленными организациями отличаются наибольшим разнообразием и имеют свойство определяться многими объективными факторами и существующими условиями. К ним могут быть отнесены, масштабы производственной деятельности организации (мелкая, средняя, крупная); производственный профиль предприятия (специализация на выпуске конкретного вида продукции или различной номенклатуры изделий отраслей); характер выпускаемой продукции и технологий производства; сфера деятельности организации; масштабы зарубежной деятельности и формы ее существования; характер монополистического объединения (концерн, финансовая группа).

На современном этапе идет формирование определённых структур управления, которые наиболее полно отвечают сложившимся принципам и функциям управленческой деятельности.

К важнейшим факторам, вызывающим необходимость проведения структурной перестройки фирмы, относятся следующие:

- ускоренная разработка принципиально новых видов продукции под воздействием научно-технического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;

- интенсивное внедрение наиболее передовой техники и технологий;

- систематическое внедрение новых методов управления и организации производством на базе активного использования компьютерной техники.

Можно выделить следующие основные направления перестройки организационных структур управления на современном этапе.

1. В принципах управления:

• последовательное изменение соотношения между централизацией и децентрализацией в управлении в соответствии с изменениями или ослаблениями эффективности взаимодействия между структурными подразделениями;

• усиление программно-целевого управления для консолидации ресурсов организации на наиболее передовых направлениях научно-технических исследований или на разработке и выполнении крупномасштабных новаторских проектов, требующих объединения специалистов одного профиля в одном структурном подразделении.

2. В аппарате управления:

• перегруппировка структурных подразделений, изменение их связи, характера взаимодействия, распределения полномочий и ответственности между собой;

• реорганизация внутренних структур в результате поглощения других компанией или продажи производственных организаций в нее вписывающихся;

• выделение в самостоятельные хозяйственные подразделения программно-целевых проектных групп или создание на их базе новых структурных подразделений;

• изменение характера межфирменных отношений путем частичного взаимопроникновения, участия в акционерном капитале;

• усиление интеграции формально независимых небольших фирм в научно-производственные комплексы транснациональных и межгосударственных компаний;

• создание в аппарате управления наибольшего числа промежуточных управленческих звеньев – специальных подразделений, осуществляющих руководство над производственными подразделениями, в которых не растут объем продаж продукции и прибыли, и у которых возникают проблемы с взаимодействием с другими хозяйственными подразделениями и административными службами.

3. В функциях управления:

• усиление стратегического планирования и прогнозирования, опирающегося на разработку долгосрочных экономических и технических планов;

• усиление надзора за качеством выпускаемой продукции на всех этапах производства;

• придание приоритетного значения информатике и экономическому анализу деятельности предприятия на основе совершенствования управленческого учета на базе всестороннего применения компьютерной техники;

• придание наибольшего значения, вопросам производства и управления персоналом;

• привлечение работников к разработке новых идей в области совершенствования производственных технологий, создание и внедрение новой продукции, усиление внимания к социально-психологическим аспектам управленческой деятельности;

• усиление внимания в области маркетинга к разработке мероприятий, методов и форм для достижения конечных результатов, намечаемых в программе маркетинга по продукту и по производственному подразделению, усиление хозяйственных связей с другими подразделениями организации, а также с функциональными службами;

• повышение эффективности затрат на проведение маркетинговой деятельности.

4. В хозяйственной деятельности:

• изменение технико-технологического процесса;

• применение гибких автоматизированных технологий, широкого использования роботов, станков с программным управлением;

• углубление межфирменного сотрудничество на межнациональном уровне в области специализации и кооперации производства;

• создание совместных производственных компаний не только в области разработки природных ресурсов развивающихся стран, но в особенности в наукоемких перспективных отраслях развитых стран.