ЛОКАЛЬНЫЕ акты кадровйо службы СПРАВОЧНИК

71

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

72

3-я страница формы № Т-2ГС(МС)

III.ПРИЕМ НА РАБОТУ

ИПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

IV. ПРИСВОЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИОННОГО РАЗРЯДА, КЛАССНОГО ЧИНА, ДИПЛОМАТИЧЕСКОГО РАНГА, ВОИНСКОГО ЗВАНИЯ

73

4-я страница формы № Т-2ГС(МС)

VIII. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ВЕДОМСТВЕННЫЕ НАГРАДЫ, ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

X. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,

на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

XI. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

XII. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)

74

4.5.6. Трудовые книжки: учет и хранение

Всоответствии со ст. 66 Трудового Кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документомотрудовойдеятельностиитрудовомстажеработника.Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.

Каждый работодатель (за исключением работодателей - физическихлиц,неявляющихсяиндивидуальнымипредпринимателями)обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора.

Если при приеме на работу выясняется, что у работника нет трудовой книжки или он ее потерял, то по его письменному заявлению работодатель обязан оформить новую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Трудовая книжка работнику, принятому на работу впервые, оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Вслучае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Порядок оформления работодателем новой трудовой книжки в случае, если сотрудник, поступающий на работу, ее потерял, приведен в Письме Роструда от 30 апреля 2008 года № 1026-6.

Бланками трудовых книжек, как следует из п. 46 Правил ведения

ихранения трудовых книжек, обеспечиваются непосредственно работодатели.

На основании п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

75

1)фамилия, имя, отчество;

2)дата рождения (число, месяц, год);

3)образование;

4)профессия, специальность.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Например, если работник принят на работу 16 марта 2009 г., то в трудовой книжке делается запись: «16.03.2009».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Всоответствиисп.3.1Инструкциипозаполнениютрудовыхкнижек в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи: - в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи; - в графе 2 указывается дата приема на работу;

- в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессиисуказаниемквалификации.Записионаименованиидолжности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации;

- в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.

Вслучае если в трудовой книжке уже заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов документа, то возникает необходимость в оформлении вкладыша в трудовую книжку.

Порядок оформления и выдачи вкладыша регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

76

Вкладышвтрудовуюкнижкувшиваетсясогласноп.38Правилведения и хранения трудовых книжек в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке. С этой целью при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке на титульном листе ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При выдаче каждого последующего вкладыша в трудовой книжке ставится очередной штамп и указываются серия и номер вкладыша.

На титульном листе вкладыша размещаются сведения о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенные записи) внесены на основании соответствующих документов.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 4 Порядка обеспечения бланками).

При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.

77

Пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек уста- новлено,чтовприходно-расходнуюкнигупоучетубланковтрудовой книжки и вкладыша в нее, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки

ивкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Вкниге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 5) регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также новые трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам. Впоследствии при получениитрудовойкнижкивсвязисувольнениемсотрудникрасписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек

ивкладышей в них (п. 41 Правил).

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Во всех остальных случаях, при которых возникает необходимость в наличии трудовой книжки, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее, следует учитывать, что ответственность за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации. Такие разъяснения приведены в Письме Роструда от 18 марта 2008 года № 656-6-0.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек), а именно 75 лет.

78

Занарушениеустановленногопорядкаведения,учета,храненияи выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ. По этой же статье работодателя могут наказать и за отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб.

Для организации по этой статье предусмотрен либо штраф от 30 000 до 50 000 руб., либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (см. Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 года по делу № КА-А40/10220-06).

Нарушениезаконодательстваотрудеиобохранетрудадолжност­ ным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Неправильныеилинесоответствующиезаконодательствуформулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Допустим, это обстоятельство работодателем не оспаривается и он добровольно изменит соответствующие записи в трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, к работодателю может быть предъявлен иск о материальной ответственности.

Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не полученврезультатезадержкиработодателемвыдачиработникутрудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Статьей 237 Трудового Кодекса Российской Федерации предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненно-

79

го работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.

Уголовная ответственность. В ст. 140 Уголовного Кодекса Российской Федерации установлена ответственность за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан. Это наказание в виде штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

В некоторых случаях возможно применение ст. 292 Уголовного Кодекса Российской Федерации о служебном подлоге. Одно из наказаний по этой статье (при отсутствии признаков преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 292.1 УК РФ) - штраф до 80 тыс. руб.

Применение названной статьи возможно, если будет доказано, что руководителем организации (должностным лицом, ответственным за обращение с трудовыми книжками работников организации) совершены виновные действия из корысти или иной личной заинтересованности.

Работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан по ст. 325 Уголовного Кодекса Российской Федерации. Например, штрафом до 200 000 руб.

4.5.7. Личное дело муниципального служащего

Личное дело муниципального служащего представляет собой совокупность документов муниципального служащего, связанных с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и прекращением муниципальной службы.

80