ЛОКАЛЬНЫЕ акты кадровйо службы СПРАВОЧНИК

Б. ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))

подпись)

Представитель нанимателя по требованию муниципального служащего согласно ст. 62 ТК РФ (распоряжения).

В соответствии со статьей 11 Закона Республики Башкортостан «О муниципальной службе выплата денежного содержания муниципальному служащему за период ежегодного оплачиваемого отпуска должна производиться не позднее чем за 10 календарных дней до начала указанного отпуска.

Приказы об отпусках можно регистрировать в специальном журнале. Унифицированной формы этого документа нет. Поэтому его можно разработать самостоятельно. На основании приказа на отпуск кадровик должен сделать отметки в личной карточке (форма № Т-2 ГС(МС) в разделе VII «Отпуск».

91

5.Журналы учета и контроля

Вкадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомлениеруководителейподразделенийилииныхдолжност­ ных лиц организации с журналом должно производиться в присут­ ствии лица, ответственного за его ведение.

Впроцессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлен срок хранения большинства журналов – 75 лет.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямуюзависитотособенностейдеятельностиадминистрациимуниципального образования. Однако есть журналы, которые должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности или размеров организации. К таким журналам относятся:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, не-

обходимость ведения этой книги закреплена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках». Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10октября2003года№69«ОбутвержденииИнструкциипозаполнению трудовых книжек» определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала.

92

Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е.обычноведетсянапротяжениинесколькихлет.Всестраницыкниги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы, незаполненных граф быть не должно. Если невозможно заполнить какую-то графу (например, нет номера на трудовых книжках старого образца), то необходимо проставить «прочерк» или написать «нет».

Следует обращать внимание на то, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.

Срок хранения книги в соответствии со ст. 358 (е) Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (далее - Перечень) составляет 50 лет.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним содержит сведения о трудовых книжках, выданных работнику впервые, а также сведения о выданных вкладышах. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», пп. 40 - 41 указано, что ведение данного журнала обязательно. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала. Срок хранения журнала в соответствии со ст. 193 Перечня составляет 5 лет.

В журнале учета работников, выбывших в командировку, и журнале учета работников, прибывающих в командировку в орга-

низацию, производится регистрация работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку. Ведет такие журналы специально назначенное приказом руководителя должностное лицо. Ведение данных журналов предусмотрено Инструкцией Минфина

93

СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Срок хранения данных журналов в соответствии со ст. 358 (б) Перечня 5 лет.

Кадровой службе рекомендуется также вести следующие регистрационные журналы и книги, которые не имеют строго установленной формы:

-журнал регистрации трудовых договоров;

-журнал регистрации приказов;

-журнал регистрации протоколов;

-журнал регистрации карточки № Т-2 ГС (МС);

-журнал регистрации личных дел;

-журнал учета сверхурочных работ;

-журнал предоставляемых отпусков и др.

В администрации муниципального образования могут вестись так же журналы (книги), связанные со спецификой муниципальной службы:

-журнал учета документов, поданных для участия в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы;

-журнал учета заявлений, поданных в комиссию по конфликту интересов и др.

6. Организация текущего хранения кадровых документов

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:

Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

94

текущему хранению в отделе кадров подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;

личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и других документов, осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровых служб не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов,первичныхучетныхдокументовнесетработодатель.Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) представителя нанимателя.

95

7. Формирование документов в дела

Одна из главных обязанностей сотрудника кадровой службы

– обеспечить сохранность документов по личному составу. Для того чтобы сберечь документы, подтверждающие трудовой стаж работников, необходимо соблюдать определенные правила хранения. Формирование документов в дела – одно из таких правил.

Соблюдениеправил формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Таким образом, формирование дел происходит в два этапа.

Так как номенклатура дел определяет перечень заводимых в администрации (аппарате Совета) муниципального образования дел и закрепляет их заголовки и сроки хранения, именно она помогает распределить разрозненные документы в дела и облегчает процесс их формирования. Однако самого по себе наличия номенклатуры недостаточно для грамотного формирования дел. Необходимо еще знать о принципах систематизации документов внутри дела.

96

В дела помещаются только исполненные документы. Как это определить? На документе должна быть соответствующая отметка исполнителя о направлении в дело.

Документы с разными сроками хранения формируются в разные дела.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов и иметь толщину 3–4 см. Такое правило определяется неудобством использования толстых папок. Если количество документов, необходимых для включения в дело, превышает эту норму, то дело разделяют на тома.

97

В каждое дело подшивается только один экземпляр и только подлинник документа. Исключение допустимо, когда оригинал не сохранился. В этом случае в дело может быть помещена заверенная копия. Изготовить копию возможно, если заверенные копии документа ранее передавались в структурные подразделения.

98

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» № 25-ФЗ от 2 марта 2007 года /Собрание законодатель­ ства Российской Федерации, 5 марта 2007, № 10, ст.1152.

2.Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2007 года № 453-з «О муниципальной службе в Республике Башкортостан» //«Республика Башкортостан», 30 июля 2007.

3.Анисимов А. Правила внутреннего трудового распорядка // Кадровик. Трудовое право для кадровика. – 2007. - № 12.

4.Гальченко П. Зачем нужна должностная инструкция? //Кадровое дело. – 2004. - № 9.

5.Гридина Н. Обязательная кадровая документация //Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение.

–2009. - № 4.

6.Делопроизводство в кадровой службе /Сост. А.В. Верховцев.

–6-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004.

7.Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизвод­ ство, документооборот и нормативная база. – М.: «Омега-Л», 2007.

8.Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие/Ю.П.Орловский,Д.Л.Кузнецов,И.Я.Белицкая,Ю.С.Корякина. – М.: КОНТРАКТ, ИНФРА-М, 2008.

9.Комиссарова Т.Ю. Работодатель на страже персональных данных работника //Отдел кадров коммерческой организации. – 2009. - № 8.

10.Комментарий (постатейный) к Федеральному закону от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»: Под ред. А.Н. Козырина;

11.Костян И. Должностная инструкция: нужна или нет? //Справочник кадровика. – 2007. - № 3.

12.Косульникова М. Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек// Кадровая служба и управление персоналом предприятия.

–2009. - № 7.

99

13.Кузнецова Т.В. Делопроизводство в кадровой службе (традиционные и автоматизированные технологии) //Горячая линия бухгалтера. – 2009. - №№ 2-6.

14.Маркелова И.А. Личная карточка работника //Отдел кадров бюджетного учреждения. – 2009. - № 1.

15.Маркелова И.А. Прием на работу: порядок оформления документов// Отдел кадров бюджетного учреждения. – 2009. - № 7.

16.Митрофанова В. Как оформить должностную инструкцию // Кадровое дело. – 2004. - № 9.

17.Мольков Г. Регистрация кадровых документов //Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 5.

18.Мурнина И. Кадровые документы: необходимо и достаточно// Кадровое дело. – 2003. - № 3.

19.Мурнина И. Новый госстандарт обязателен для кадровой документации //Кадровое дело. – 2003. - № 6.

20.Новое в работе с персональными данными //Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 12.

21.Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан, Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан. – Уфа: 2008. – 96 с..

22.Семенихин В.В. Кадровый документооборот: практическое руководство. – М.: Эксмо, 2009. – 384 с.

23.Семенихин В.В. Трудовые книжки: правила заполнения и ведения// Экономико-правовой бюллетень. – 2009. - № 5.

24.Семенихин В.В. Трудовые книжки: правовые и бухгалтерские аспекты// Новая бухгалтерия. – 2009. - № 6.

25.Скрябина О. Дополнительное соглашение к трудовому договору// Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 10.

26.Смольянинова М.В. Создаем новое внутреннее структурное подразделение в организации //Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2007. - № 8.

100