Контрольный список вопросов для анализа работы руководителя

1. Наименование должности.

2. Кому подчиняется руководитель?

3. Кто подчиняется руководителю?

4. Каково общее число персонала, находящегося в подчинении у руководителя?

5. Каков общий объем финансовых и материальных ресурсов, находящихся под контролем руководителя?

6. Какие еще имеются критерии объема работ, например, пропускная способность, количество управляемых руководителем подразделений, число клиентов?

7. Какова общая цель работы?

8. Основные задачи по работе?

9. Какое оборудование находится в ведении руководителя?

10. Каковы контакты руководителя внутри и за пределами организации?

11. В чем заключается наиболее сложная/ответственная часть работы?

12. Какие знания и навыки требуются для выполнения работы?

13. Какой опыт требуется для выполнения работы?

14. Какое образование/подготовка требуется (включая знание языков)?

15. Какие личные качества необходимы для достижения успеха в работе?

16. Каковы возрастные ограничения?

17. Есть ли какие-либо особые требования, например, заграничные командировки, долгие рабочие часы, опасная или требующая физического труда работа?

18. Каковы условия найма:

• заработная плата;

• премии;

• служебная машина;

• страхование;

• рабочие часы;

• отпуск;

• период уведомления об увольнении;

• особенности трудового соглашения/контракта;

• другие дополнительные пособия/льготы?

Контрольный список вопросов для анализа работы служащего

Должность

1. Как называется должность?

Руководитель

2. Кто является непосредственным руководителем служащего?

Подчиненные

3. Есть ли персонал, подчиняющийся непосредственно служащему? Если да, дайте краткое описание основной цели работы каждого из непосредственных подчиненных.

4. Находятся ли какие-либо служащие у него в подчинении непосредственно? Если да, то каково общее число персонала, находящегося под контролем служащего, работа которого анализируется?

5. Какова основная цель работы?

6. Как эта работа согласуется с работой сектора или отдела в целом?

7. Каким образом определяются или оцениваются результаты работы?

Основные задачи

8. Каковы основные задачи и обязанности?

По каждой задаче

9. Откуда поступает работа?

а) извне - по почте или по телефону;

б) из другого отдела или сектора;

в) от руководителя;

г) от коллег.

10. Куда направляется выполненная работа? Объем (по каждой задаче)

11. Как часто и в каком объеме поступает работа, например, служащий получает единичные задания, сразу несколько заданий или работа поступает непрерывно?

12. По каждой задаче или группе задач:

а) как часто поступает работа - непрерывно, ежедневно, каждую неделю, каждый месяц или скачкообразно;

б) каков объем работ в час, день или неделю;

в) сколько времени приблизительно требуется для выполнения работы?

Формы и оборудование

13. Должен ли служащий заполнять какие-либо формы или вести какие-либо записи? Если да, приведите примеры и расскажите, как они заполняются.

14. Использует ли служащий какие-либо станки или оборудование? Если да, то сообщите об используемом оборудовании и о том, как часто оно используется.

Контакты

15. До какой степени работа требует контактов с:

а) служащими других отделов;

б) другими организациями;

в) частными лицами.

По каждому случаю укажите частоту контактов и расскажите, в чем они заключаются.

Рабочие условия

16. Каковы условия, в которых служащий выполняет свою работу? (Укажите необычные часы работы, трудные или опасные условия, командировки)

Квалификация, опыт и обучение

17. Какая требуется квалификация и опыт для выполнения работы?

18. Какое специальное обучение (подготовка) необходимо для выполнения работы?

19. Сколько времени потребуется человеку со средними способностями для того, чтобы научиться выполнять работу?

Условия найма

20. Каковы условия найма, например, заработная плата, премии, рабочие часы, отпуск, оплата больничных листов, пенсия, страхование, период уведомления об увольнении, другие дополнительные пособия/льготы?

Кроме открытых вопросов существуют более структурированные (с набо­ром ответов), которые, по общему мнению, предпочтительнее. Один из таких оп­росных листов, используемых при анализе работы, приведен далее. В него включены серии подробных вопросов, касающихся общих целей работы, ответственности за управление подчиненными, обязанностей на рабочем месте, а также требуемых об­разования, опыта и навыков. Такой лист может заполняться специалистом по ана­лизу в процессе наблюдения за выполняемой работой или непосредственно самим исполнителем.

Достоинством собеседования является предоставление работнику возможности рассказать такие факты о своем поведении и рабочей деятельнос­ти, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Например, важные виды дея­тельности, возникающие только эпизодически, или неформальное общение (скажем, между управляющим производственного отдела и менеджером по сбыту), которые не отображены в оргструктуре компании, могут быть обнаружены опытным специ­алистом в процессе опроса. Кроме того, опрос может помочь объяснить необходи­мость и функции анализа работы. Опрос также позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и жалобы, которые в противном случае могли бы остаться не замеченными управляющим.

Недостаток метода — это искажение информации вследствие как прямой фальсификации, так и честного ошибочного понимания. Ана­лиз работы часто используется как первая ступень в изменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать некоторые свои обязанности и пре­уменьшать другие. Следует также всегда помнить об относительной точности информации, получаемой в процессе собеседования. Это объясняется тем, что одни и те же операции могут по-разному восприниматься исполнителями работы, кроме того, интервьюеры также по-разному могут воспринимать (и записывать) полученную информацию. Для уменьшения вероятности получения и обработки неточной информации целесообразно разработать процедуру ее переподготовки, например, либо путем консультаций с непосредственным начальником анализируемого работника, либо путем регулярной стыковки записей различных интервьюеров/аналитиков по схожим операциям/работам. Целесообразна также комбинация собеседования с другими методами анализа работы. Получение корректной информации может, таким образом, ока­заться медленным процессом.

Есть несколько моментов, о которых следует помнить при проведении собеседования для анализа работы.

Во-первых, эксперт и непосредственный на­чальник должны работать совместно. Вместе нужно выявить работников, обладающих знаниями о работе, а также работников, на которых можно рассчитывать в плане объектив­ности при описании своих обязанностей и ответственности.

Во-вторых, эксперт обязательно должен установить взаимопонимание с интервьюируемым. В идеале эксперт должен добиться доверия человека, связанного с этой работой.

Для этого необходимо:

• знать его имя,

• говорить на простом понятном языке,

• знать основной профессиональный жаргон, т.к. это позволяет быстро достигнуть взаимопонимания с исполнителем исследуемой работы;

• кратко объ­яснять работнику цели собеседования и как он будет проводиться;

• объяснить работнику, почему именно он был отобран для интервью.

В-третьих, при проведении интервью разумнее всего следовать четкому плану опроса или использовать опросный лист со списком вопросов, в котором оставлено место для того, чтобы вписать туда ответы. Это поможет эксперту продумать наиболее важные вопросы заранее. Также можно быть уверенным, что все интервьюируемые (если их больше, чем один) ответят на все интересующие вопросы. Однако, следует обеспечить некоторую свободу в ответах и сформулировать некоторые “открытые” вопросы, такие, как “Осталось ли что-нибудь, что мы не предусмотрели в наших вопросах?”.

В-четвертых, если обязанности не выполняются регулярно (например, работник не выполняет один и тот же вид работы снова и снова много раз подряд в течение дня), в ходе интервью следует попросить работника перечислить свои обязанности в порядке их важности и частоты возникновения. Это поможет не упустить очень важные, но редко выполняемые обязанности.

В-пятых, очень важно, чтобы респонденты ясно понимали причину проведения собеседования. Нередко работники в каждом исследовании трудовых вопросов видят попытки администрации повысить производительность труда без увеличения заработной платы. Когда преобладает такое мнение, интервьюируемые могут не очень охотно описы­вать свою работу или работу своих подчиненных.

И, наконец, после завершения опроса необходимо просмотреть и проверить данные. Обычно это делается посредством проверки информации с непосредственным начальником интервьюируемого и самим интервьюируемым.

Так как «технология опроса» важна при любом типе собеседования, будет полезно следовать нескольким правилам при поиске фактов о работе людей. Ими являются:

1. Важно задавать такие вопросы, которые требуют от интервьюируемого полного ответа, а не просто ДА или НЕТ;

2. Если задаваемые вопросы начинаются или основаны на глаголе, то тогда интервьюируемый может, если он выбирает, просто ответить ДА или НЕТ;

3. Если задаваемые вопросы начинаются с «что? почему? когда? как? где? и кто?», то тогда интервьюируемый должен дать более полные ответы и будет получена более полезная информация. Его ответы дадут значительную информацию для того, чтобы дальше задавать подходящие вопросы;

4. Хороший интервьюер должен выучить необычные и сложные навыки нейтрального поведения. Если он покажет удивление или шок от того, что говорит интервьюируемый, то он может отбить охоту у интервьюируемого говорить правдиво и в деталях. Если интервьюер показывает согласие и энтузиазм по отношению к тому, что сказано, то интервьюируемый может быть поощрен сказать то, что хочет интервьюер услышать, и это не обязательно будет правдивая информация. Необходимый практический навык - это установить дружественную, теплую атмосферу и все же остаться нейтральным. Отношение и предрассудки можно легко скрыть, если интервьюер пытается сконцентрироваться на вопросах, начинающихся с вопросительного слова (кто? что? и т.д.), а не с глаголов. Для интервьюера, конечно, необходимо обращать внимание на модуляции голоса и на выражение лица, но он также должен обращать внимание на технологию постановки вопроса, если он собирается вести себя нейтрально;

5. Информация должна систематически записываться. Одним из способов это сделать является обеспечение того, что на каждом этапе выполняется последовательность: что сделано, как это сделано и почему это сделано.