Раздел 2 – “Должен знать” содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

- законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

- методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел 3 – “Требования к квалификации” определяет:

- уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

- требования к стажу работы.

В квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для той или иной должности работы, поэтому при разработке конкретных должностных инструкций необходимо уточнить перечень работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях. Также необходимо уточнить требования к необходимой специальной подготовке работников.

В результате уточнения содержания работы и требований к работнику должна появиться должностная инструкция, то есть нормативный документ, основное предназначение которого – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным.

Приходится констатировать, что поставленные перед ней задачи должностная инструкция, как правило, не решает. Этому есть несколько причин. Прежде всего нужно отметить, что в большинстве случаев разработчики локальных нормативных документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники, и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу. На практике такой подход ведет к появлению документов, которые носят абстрактный характер, являются бесполезными, как для решения проблем отбора специалистов, так и для оценки результатов деятельности.

Весьма распространенным является мнение, что основная часть должностной инструкции обязательно должна иметь разделы:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. права;

4. ответственность.¹

Данная структура документа делает весьма проблематичной подготовку должностной инструкции для многих должностей.

Во-первых, очевидно, что «Права» напрямую связаны с должностными обязанностями, а «Ответственность» является следствием неисполнения или ненадлежащего исполнения этих же обязанностей.

Во-вторых, для многих должностей вообще трудно корректно сформулировать права (секретарь, помощник менеджера). Очевидно, что должностные инструкции в их традиционной форме могут использоваться для описания работы только руководителей и специалистов, хотя во многих отраслях и производствах необходимо разрабатывать и документально оформлять требования к сотрудникам, занимающим рабочие должности.

В-третьих, содержание работы многих руководителей среднего и высшего звена настолько разнообразно, что перечислить их должностные обязанности бывает невозможно. Для описания работы руководителей среднего и высшего уровня гораздо удобнее и правильнее пользоваться категориями «Ответственность» и «Цель». Например, начальник отдела подготовки персонала, «отвечает за удовлетворение заявок руководителей подразделений о переподготовке сотрудников». О деятельности директора по маркетингу можно сказать, что «целью его работы является увеличение объема продаж».

Из существующих методических рекомендаций по подготовке должностных инструкций следует, что для составления этого документа если и нужно проводить предварительный анализ работы, то лишь с целью уточнения квалификационных характеристик (требований) утвержденных Минтруда Российской Федерации». На практике и такой анализ не осуществляется. Результатом ортодоксального методического подхода к определению содержания работы и требований к исполнителям является то, что на старых крупных предприятиях существующие должностные инструкции слово в слово повторяют соответствующие типовые документы и, таким образом, являются малополезными в системе современной быстроменяющейся экономики.

Противоречие между консервативной должностной инструкцией и необходимостью организационных перемен наблюдается не только в Российской Федерации, но и в развитых странах. Суммируя прогнозы американских экспертов, Г.Десслер пишет, что «… с ростом внимания к гибкости и увеличению полномочий работни­ков в американских фирмах в 2000 году большинство традиционных должностных инструкций и классификаций видов труда без всяких сожалений отправят в мусор­ную корзину. Вместо этого работники получат большую свободу: смогут удовлетво­рять потребности клиентов таким способом, каким они находят нужным, и при этом больший акцент будет делаться на оплате в соответствии с квалификацией, а не только с выполненными обязанностями, изложенными в должностной инструкции»¹.

Несмотря на то, что в должностной инструкции старого типа, как правило, не содержатся требования к исполнителю или же они сформулированы в общем виде, в большинстве бюджетных организаций, а также на многих старых, бывших государственных предприятиях единственным документом, где содержатся требования к работнику, является должностная инструкция. Это свидетельствует прежде всего об отсутствии хоть отчасти вразумительной системы набора и отбора персонала, а также об управленческой «грамотности» первых руководителей. Можно сделать вывод, что использование на практике должностных инструкций в их традиционной форме является рецидивом командной экономики, когда считалось, что «и кухарка может управлять государством».

Результатом ортодоксального методического подхода к определению содержания работы и требований к исполнителям является то, что в новых организациях должностные инструкции зачастую вообще не составляются. Между тем, для малого и среднего бизнеса проблема повышения эффективности отбора персонала очень актуальна. Очень часто выбор работника в этих организациях осуществляется без ориентации на требования к кандидатам на должность и оказывается неудачным.

В течение последних десяти лет учеными и практиками предпринимались попытки усовершенствования должностной инструкции. Это нашло выражение прежде всего в подготовке оригинальных методических рекомендаций¹, в обосновании новых форм должностных инструкций² и в практической разработке должностных инструкций нового образца³.

Сегодня признается, что в зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии вида документа и структуре текста. Например, для первого руководителя организации, его заместителей, главных специалистов и для руководителей самосто­ятельных структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов - должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору под­ряда или трудовому соглашению) - функци­ональные обязанности.

Очевидно, что подготовка современной должностной инструкции на стадии проектирования организации требует тщательного моделирования трудовых процессов исполнителя. Если же должностная инструкция готовится в условиях функционирующей организации, то необходимо провести глубокий анализ работы.

Хорошо составленные должностные инструкции и требования к кандидатам имеют огромное значение для успешного проведения процедуры найма и отбора кадров, поскольку они являются фундаментом, на котором возводятся другие элементы этой процедуры - реклама, собеседование, тестирование и оценка, планирование обучения нового работника.

Однако, даже если должностная инструкция подготовлена в соответствии со здравым смыслом, она, тем не менее, не может служить единственным документом, используемым при наборе и отборе персонала. Требования к кандидатам на занятие той или иной должности гораздо шире тех, которые отражены в должностной инструкции. Дело в том, что в должностную инструкцию по определению не включаются такие личностные требования к кандидату, как, например, пол, рост, вес, внешние данные, коммуникабельность и т. п.

Таким образом, можно констатировать, что российская должностная инструкция является описанием основных функций, которые должен выполнять работник, занимающий данную долж­ность. Поэтому использовать только ее для оцен­ки кандидатов на замещение вакантной должности – этого явно недостаточно.

Чтобы облегчить про­цесс подбора кандидатов, многие организации стали создавать (в до­полнение к должностным инструкциям, а в последнее время, вместо них) документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должно­сти – профессиограммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции (портреты или профили идеальных сотрудников).