2.3. Условия эффективного использования требований к кандидату

Требования к кандидату могут эффективно использоваться в практике управления персоналом только при соблюдении ряда условий.

Одним из таких условий является недопущение неоправданного раздувания требований. Специалистами подчеркивается, что следует различать подробно составленные требования к кандидатам и так называемые «минимальные требования» к претендентам на должность.¹ «Минимальными требованиями задаются формальные ограничения, определяющие возможность участия в конкурсе на замещение вакантной должности. Например, для должности доцента могут быть установлены следующие минимальные требования: ученая степень кандидата наук или десятилетний стаж работы в должности старшего преподавателя. Предъявление большого количества требований, во-первых, ограничивает число людей, подающих заявление, во-вторых, может превратить поиск нужного сотрудника в неразрешимую задачу.

Другим условием эффективного использования требований к кандидатам является полнота требований. Это означает, что в процессе отбора должны быть учтены все ключевые требования. Несоблюдение этого требования может привести к тому, что будет отобран кандидат, не удовлетворяющий организацию по одному, но важному параметру.

Требования к кандидату должны быть достаточно определенными. Например, недостаточно указать, что кандидат должен уметь работать на компьютере. Необходимо четко определить, какие он должен знать программы. Следует также учесть, что нечеткие формулировки делают порою невозможной объективную оценку кандидата. Например, заманчивым является предъявление требования «способность быстро обучаться». Однако, чтобы оценить кандидата на наличие данного качества необходимо использовать сложные и дорогостоящие методы отбора.

Очевидным условием эффективного использования требований к кандидату является соблюдение законодательства. Нужно учитывать, что статьей 64 Трудового кодекса Российской Федерации запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора по причинам пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также из-за других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников. Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Уголовным кодексом Российской Федерации установлена ответственность за необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет.

Трудовым кодексом установлено также, что по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.

Таким образом, все требования работодателя должны быть обоснованы предыдущим анализом работы.

Глава 3. Документальное оформление описания работы и требований к кандидатам

В российской практике для определения содержания работы и требований к исполнителю традиционно используются:

должностная инструкция;

профессиограмма;

профессиональный стандарт;

карта компетенции;

профессиональный портрет.

В развитых странах для указанных целей используются:

на государственном уровне – профессиограммы, которые готовятся национальным министерством труд;

на уровне организации – (а) описания работ, которые по форме и содержанию являются аналогом российских должностных инструкций, и (б) описания требуемых работников.

Прежде, чем начать рассмотрение разных подходов к описанию работы и определению требований к кандидатам, хотелось бы разобраться в содержании категорий «профессия» и «должность». В словаре русского языка сказано, что профессия – это основной род занятий, трудовой деятельности, а должность – это служебные обязанности, служебное место.¹ Таким образом, категория «профессия» является более общей, чем категория «должность». Отсюда следует, что должностная инструкция с позиций этимологии должна более детально описывать конкретную работу по сравнению с профессиограммой, профессиональным стандартом и др. Эта логика не всегда соблюдается как при изложении теоретических концепций, так и в практике регламентации управления персоналом.²

3.1. Должностная инструкция

Традиционным российским подходом к описанию работ и определению требований к исполнителю является составление должностной инструкции.

Должностная инструкция это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. В Трудовом кодексе Российской Федерации (принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года) должностная инструкция не упоминается ни разу. Из этого казалось бы следует, что составление должностной инструкции не является обязательным для руководства организации. Однако, это верно только по отношению к частным организациям. Деятельность бюджетных организаций и органов государственного и муниципального управления регулируется в том числе и приказами вышестоящих органов. Используя свои полномочия эти вышестоящие органы предписывают разрабатывать и использовать в практической деятельности должностные инструкции. Например, такое предписание содержат:

Положение о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды (утверждено приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 года № 552);

Примерное содержание должностных обязанностей государственного служащего (утверждено приказом Минприроды РФ от 16 мая 1996 года № 213);

Требования к составлению должностных инструкций (утверждены приказом Минфина РФ от 29 февраля 1996 года № 63);

В практике государственного управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Основными целями должностной инструкции являются:

рациональное разделение труда;

правильный подбор кадров, их расстановка и использование;

укрепление служебной дисциплины в организации;

повышение эффективности деятельности организации;

создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании контракта;

обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;

разрешение трудовых споров.

Во всех старых и новых методических рекомендациях по регламентации труда в управлении содержится утверждение, согласно которому основой для разработки должностных инструкций являются: (а) положение о соответствующем подразделении предприятия и (б) квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, которые утверждаются Министерством труда Российской Федерации.¹

Положение о структурном подразделении определяет цели, задачи и функции этого подразделения. Разновидностью данного документа является Регламент выполнения рабочих операций в подразделении.² Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения.

Персональная должностная инструкция являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из Положения о структурном подразделении либо из Регламента выполнения рабочих операций в подразделении. 

Важно подчеркнуть, что система нормативных документов организации – это целостная система. Положения о структурных подразделениях (Регламенты выполнения рабочих операций) должны сопрягаться с содержанием должностных инструкций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов Положения о подразделении (Регламента выполнения рабочих операций), оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей.

Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года № 37 (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 года, 20 апреля 2001 года). В этом справочнике содержатся характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие характеристики утверждены федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социального развития. Так, например:

Министерством путей сообщения Российской Федерации утверждены “Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке” (указание № А-914у от 18 октября 1996 года);

Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации – “Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования” (приказ № 463 от 31 августа 1995 года),

Комитетом Российской Федерации по торговле – Требования к производственному персоналу общественного питания. Стандарт отрасли. ОСТ 28-1-95 (утверждены 1 марта 1995 года);

Министерством юстиции Российской Федерации – Квалификационные характеристики должностей руководящих работников, экспертов и специалистов судебно-экспертных учреждений системы (утверждены приказом Минюста РФ от 7 декабря 1994 года № 19-01-165-94).

Квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов.

Раздел 1 – “Должностные обязанности” содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.