43.Принципы электронного документооборота.

Электронным документооборотом называется система манипулирования служебными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.

Документ в электронной форме отражает данные:

представленные в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации;

допускающие преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации.

Электронный документ хранится на машинном носителе.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Основные требования к системе электронного документооборота:

• соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

• распределенность обработки (возможность работать в территориально распределенных системах);

• масштабируемость (возможность расширения системы);

• модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);

• открытость системы (возможность интеграции с другими программами и системами);

• переносимость на другие аппаратные платформы.

В системах электронного документооборота осуществляется:

• организация электронных документов в виде файлов на машинном носителе;

• управление электронными документами в полном наборе функций;

• передача электронных документов по компьютерной сети;

• групповая работа над электронными документами ;

• управление потоком работ при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами.

Часто эти технологии объединяют с созданием новой концепции «collaboration andmessaging» (сотрудничество и обмен сообщениями) путем образования общей информационной среды, в рамках которой можно совместно решать задачи и обмениваться сообщениями.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS) это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика, табличные,данные, звуковая, видеоинформация, мультимедиа и т. д.

Технологические операции обеспечения электронного документооборота.

Основные процедуры управления электронными документами можно объединить в три группы процедур: создание документов, их хранение и манипулирование документами.

Составление документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на компьютере, оснащенным сканером и набором проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ и, в первую очередь, программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и т. д.

В системах управления электронными документами можно использовать: текстовые редакторы; издательские системы: (MS Pablisher, Adobe Frame и PageMaker) редакторы изображений; набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe PublishingCollection, включающий CorelDraw, PageMaker, Photoshop и Illustrator и т.п.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Система манипулирования электронными документами - это специфичная подсистема системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность.

Основными функциями этой подсистемы являются:

• создание системы хранения документов различного формата и форм представления;

• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

• контроль исполнения документов;

• электронное распространение документов;

• поиск документов по различным критериям отбора;

• создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами;

• сохранение истории работы с документами;

• распечатка и тиражирование документов;

• ведение архивов и коллекций документов;

• ограничение прав доступа к документам.

Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматривать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе комплексных систем управления документами.

Программные продукты, выполняющие функции управления документами, весьма многочисленны: Дело 96, БОССреферент, Галактика (Work Man, Effect Office, Office Media и т. д).

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

• обработку входящей и исходящей информации;

• создание и редактирование электронных документов;

• сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и т. п.;

• хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

• маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

• функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

• удобное форматирование и распечатку электронных документов и т. д.