Функции управления

Выделяется пять классических функций управления: целеполагание; планирование; организация; стимулирование; контроль.

Функция целеполагания заключается в определении перспективных направлений развития организации и постановке соответствующих целей.

Это одна из самых первейших и ответственных управленческих функций. Неправильность выбора ведущей цели сводит на нет все последующие усилия. Поэтому наличие перспективного видения и успешность выполнения руководителем функции целеполагания отличает руководителя-лидера от руководителя-администратора. Деятельность последнего обычно сводится к организации работы по достижению целей, поставленных другими.

Функция планирования состоит в выборе путей, средств и разработке соответствующих мероприятий по достижении поставленных целей.

О важности этой функции говорит поговорка «Хорошо спланировано — наполовину сделано». При этом идеальный общий план должен отвечать нескольким критериям:

а) цельность — он должен согласовываться и поддерживаться планами отдельных организационных структур;

б) непрерывность — планируемые действия должны рассматриваться как элементы непрерывного хода деятельности и развития;

в) гибкость — возможность реагирования на непредвиденные обстоятельства;

г) точность — он должен максимально детально и точно определять степень и форму участия каждого субъекта в общем деле.

Предпосылкой эффективного планирования является успешность прогнозирования, то есть предвидения объективных (реальных) внешних условий и внутренних тенденций развития организации.

После определения цели алгоритм реализации функции планирования может быть следующим:

а) постановка задач, решение которых приведет к достижению поставленной цели (или как минимум приблизит к ней);

б) выявление потребности в ресурсах для решения поставленных задач (материальных, профессиональных и т. п.);

в) определение возможностей обеспечения этими ресурсами (наличие ресурсов и возможные затраты на обладание ресурсами). Возможно, на этом этапе придется координировать сами задачи;

г) установление последовательности необходимых действий исполнителей и взаимодействия между ними для решения поставленных задач, а также необходимых сроков.

Функция организации заключается в объединении людей, идей и процессов в системное целое и выстраивании целенаправленного взаимодействия элементов этой системы для решения в конкретных условиях и в определенные сроки поставленных задач.

Когда цель поставлена, задачи определены и планы утверждены, необходимо обеспечить их доведение и четкое разъяснение до всех исполнителей, а также регламентировать необходимые внутриорганизационные отношения между исполнителями.

В процессе осуществления функции организаций могут возникнуть некоторые несоответствия между элементами созданной системы или механизма достижения целей. В этих случаях появляется необходимость, во-первых, уточнить характер действий исполнителей, сделать их более согласованными, гармоничными и эффективными и, во-вторых, устранить отклонения от заданного организацией режима функционирования системы. Такая «тонкая настройка» системы получила название «функция координирования», то есть регулирования совместной деятельности работников. Иногда эта функция

выделяется и описывается как отдельная и независимая, однако на наш взгляд

она — частное проявление функции «организации».

Функция стимулирования (мотивирования) включает в себя разработку и использование стимулов к достижению целей и к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности.

Когда задачи поставлены, средства и ресурсы определены и обеспечены, каждый исполнитель знает что, как и когда ему делать, то значительно повысить результативность деятельности может эффективное мотивирование сотрудников. Руководителю при осуществлении этой функции рекомендуется соблюдать следующие условия:

• обеспечить зависимость величины стимула от конкретного вклада подчиненного в общее дело;

• соблюдать единство интересов подчиненного, организации и общества в целом;

• соблюдать баланс стимулирования с мерами наказания и принуждения;

• в процессе стимулирования разумно сочетать моральные и материальные стимулы и др.

Более подробно вопросы мотивирования раскрыты в параграфе «Мотивационные теории в практике управления».

Функция контроля реализуется посредством учета, анализа и корректировки деятельности организации в направлении осуществления поставленных целей.

На языке менеджмента содержание этой функции включает комплексное изучение деятельности и предполагает:

• наблюдение за ходом, динамикой и закономерностями развития процессов в управляемой системе, измерение, регистрацию и группировку данных;

• сравнение ее параметров с заданной программой функционирования;

• количественную и качественную оценку эффективности деятельности;

• выявление отклонений, узких мест в развитии системы;

• выявление причин сложившегося состояния;

• определение наиболее целесообразных путей восстановления работоспособности системы.

На языке психологии функция контроля означает оценку результатов деятельности в сравнении с желаемым результатом. Если результат не устраивает, то необходимо обнаружить ошибку в выполнении предыдущих функций и устранить ее. В этом может помочь поиск ответов на следующие вопросы:

Правильно ли поставлена цель?

Рационально ли спланирована деятельность и учтены ли при этом все условия и ресурсы? Какие ошибки есть в организации деятельности сотрудников? И т. д.

При обнаружении недостатков управленческой деятельности они исправляются и система «перезапускается».